项目管理中这些坑我们要注意!
刚接管项目管理,很多人有点不知所措,一个是从没管理过项目,另一个是管理项目和参与项目不同,参与项目是完成他们负责的部分,而管理项目是从整体开始,做好项目成本预算和风险控制、过程管理、结果交付等,所以很多人在刚接手项目管理的时候会显得手忙脚乱。
网上有很多关于管理避坑指南、技能分享和项目管理工具的文章。然而,这些经验是成熟项目经理的实践经验,不一定适合新人。我们采访了许多项目管理经理,总结了项目管理中提到最多的困难,以及如何避免这些最容易被忽视的“绊脚石”。我相信做项目管理要容易得多了。
1.总体目标不明确
解决方案:明确项目目标
成熟的项目经理明白,当得到领导下发的任务时,并不急于问人,要资源,然后按要求完成工作,首先找出这是什么样的事情,需要实现什么目的,目前处于哪个阶段,下一步如何准备,这是管理项目和执行任务的前提。
明确目标后,如何做好项目管理的下一步?
2.项目分解不清晰
解决方法:庖丁解牛
平时拆解很多任务。为什么没有一个做得好?可能是没有找到正确的方法,也可能是任务拆解不够详细或者不够科学。分享大厂项目经理的任务拆解经验:确定项目目标后,无疑要拆解目标,使其可行。可以用WBS理论或者专门的项目管理工具(可以做项目管理或者任务管理软件)多层次分解要完成的工作。
飞项的事项拆解可以很好地满足我们的需求。它支持三级拆解。每层有20个子事项,以最大限度地满足团队的需求。使用飞项,您不需要打开一个特殊的脑图工具。如图所示:
3.任务分配不科学
解决方案:合理科学地分配任务
任务分配和时间把控非常重要,这涉及到项目的执行和完成效果。任务分配是为了落实责任主体,最终将拆解出来的事项与具体责任人进行匹配,并说明完成时间是为了确定每个事项的完成节点。这样做的好处是,项目经理可以更好地评估要投入的人力资源,并合理安排时间表。例如,利用飞项的任务分配,将项目分成不同的项目,并根据需要分配,并在时间上进行统一管理,使整个任务拆解非常清晰。
在项目概述中,您还可以直观地查看背景信息、协作成员、动态进展、项目关键数据和项目成本排行榜(事项数量、创建量、完成率和延期率)。项目分配是否合理也非常直观。
4.进度监控不及时
解决方案:实时互动、专项沟通
在项目推进的过程中,实时沟通非常重要。这个环节需要做的是定期更新每个事项的完成列表,评估负责人是否按时、按质量和按数量完成任务,甚至作为下属绩效评估的参考。项目经理必须知道,每个事项在进行过程中肯定会遇到各种各样的问题,这需要每个管理者在项目过程中不断沟通和互动,实时掌握每个事项的进展,解决问题。还是以项目管理软件飞项为例,每个事项可以进行专属的IM沟通,对关键事项划重点,拉会议,做总结,不会因为事情太多而忘记。
5.项目结束时无收尾
解决方案:定期报告复盘
这一步是让参与者,特别是项目负责人知道项目的完成和进展,取得了什么成果,离我们的目标有多远,困难在哪里,需要克服什么关键任务。此外,定期回顾的一个非常重要的好处是了解当前的情况和下一步的改进措施,并形成项目团队的实施标准。
以上是我们在项目管理中经常遇到的“绊脚石”。希望大家在项目的执行过程中多花心思,避免这些绊脚石,相信执行会更加顺利。
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