一篇文章告诉你，如何结合项目管理工具创造有价值的WBS

如果你是一名项目管理者，那对WBS肯定不会陌生，它是众多项目管理工具中最有价值的工具之一，在繁杂的项目管理工作中可以起到至关重要的作用。

不过虽然知道WBS分解结构法的人很多，但真正了解它并将很好地应用到项目管理活动中的人却很少。所以今天我将从3个方面分享WBS的相关内容，希望对大家有所帮助：

1. 什么是 WBS ?

2.  WBS 分解结构法在项目管理中的好处？

3. 工作中该如何使用WBS结构分解法？

一、WBS定义：

WBS，即工作分解结构(work break-downstructure)，是以项目的可交付结果为导向，从而对项目任务进行分组。它把项目整体任务分解成较小的、易于管理和控制的工作单元，并且每一个细分层次都会为项目可交付结果划分更细致的定义和描述。简而言之，WBS其实是为实现特定目标或成果的所有工作定义的层次化结果。

其中，Work 指工作产品或可交付成果，即付出努力的结果；Breakdown指将项目划分成不同部分或类别，分解成更简单的事物；而Structure则是用确定的组织方式来安排事务。

通过一级级分解项目任务，就可以将无法量化的项目变成可以量化的日常活动，每个活动只能由一个人来完成，一个人所需要的完成时间做为活动的单位时间，这就是WBS工作分解结构法。

二、WBS作用：

WBS是组织项目实施的工作依据，是开展一切项目管理工作的依据和基础，具有十分重要的作用，其主要作用有：

50. 可以理清整个项目结构，了解项目全貌。

50. 通过分析每个节点帮助建立对工作、资源和成本的职责的清晰分配。

50. 细分项目范围，为项目划清界线。

50. 通过功能分解，便于了解及控制项目进度，帮助识别风险区域。

50. 通过工作分解便于制订出合理的工作计划。

50. 为项目的沟通管理提供基础。

三、如何应用好WBS分解结构法？

关于 WBS 在项目中的应用，许多项目管理的书籍都有介绍，常见的方式包括按照产品的结构、系统或项目的实施阶段和过程、各个子目标、部门或者职能角色等等。

但由于每个项目的独特性，这些经验性的理论方法在实际应用中仍然会遇到很多问题，想真正用好WBS还是需要借助合适的项目管理工具。结合我所在的团队的实践，目前飞项项目管理软件是最能解决我们项目团队的痛点问题的工具，也让我们团队协作更高效。

1、分解项目，落实任务到个人

WBS结构分解法是逐级细分的，分解步骤大致可以分为：项目→任务→工作→日常活动，将一个大项目分解成一个个任务，将任务再分解成可以完成的工作，最后将工作落实成一次次的日常活动。这一整套流程在飞项项目管理工具上都可以实现。

首先是项目创建功能，在飞项上，项目管理者可以先创建好项目的大致框架，确定好项目的背景信息与交付时间，有了明确的项目目标，接下来的任务安排与分解才会是合理的。

在大框架下，项目管理者就可以进一步根据完成项目的具体需要，创建或者导入多个可设定带有启动日期、截止时间、循环周期、且带有具体描述的项目事项，将每个项目中所涉及到的关键信息，都在事项中详细的罗列出来。

每个事项都还可以进行三级拆解，即主项目→子任务→孙任务，层层细化，每个拆解出来的任务都可以进一步设定开始/结束时间，这一点恰好满足WBS结构分解法在项目在分解过程中，分解出的每个任务的状态和完成情况是可以量化的、并且有具体的开始和结束时间的要求。

罗列好项目所需事项、创建好项目后，项目管理者就可以根据项目需求，通过【飞项】的“邀请协作人”，邀请所有项目成员都加入到该项目中来，并可以根据每个事项任务需要，将该任务分别派发给任务主负责人和其他配合成员，待成员确认接受该任务后，这个任务就会出现在他们的待办清单中，落实到每日工作中去。

2、脉络清晰，了解项目全貌

通过WBS分解完成项目后，项目管理者就可以理清整个项目结构，了解项目全貌，便于了解及控制项目进度，规避风险。

对此，飞项也提供了对应的功能：在创建与拆解好项目事项后，项目管理者就可以在【项目看板】中，以管理者视角，看到自己创建和参与的所有项目，把控好所有项目进度。

点击任一项目组，还可以在【项目概况】中，直接看到每个项目的的背景信息、协作成员、动态进展、项目关键数据、以及项目成员的工作完成情况。

除此之外，每个经过拆解的项目都会自动生成【脉络图】，对于完成该项目所需要的工作都可以完整展示出来。并且所有子事项以及每个子事项的负责人，都会清晰地展示在脉络图中，就连任务的进展信息都可以快速查看。

这也是清晰地让人认知到：哪项工作完成了、哪项工作还需加快、项目完成情况如何、项目是否完成等。有了脉络图的加持，项目管理者对于项目情况的掌控会更加轻松。

同时飞项还会通过汇总个人待办与项目团队派发事项，形成日报并推送给项目相关者，项目管理者在每天早上就能收到项目和子任务的状态和完成情况，如果发现有延期的任务就可以直接提醒相关成员。

并且，只要协作人对该任务有新的进展和操作，还会同步信息给项目管理者，管理者无需实时催办也能实时知晓项目进度。

3、任务独立，沟通互不干扰

想做成一次合格的WBS分解，还要确保各项任务是都是独立的。

而在「飞项」中，不论是主事项还是拆解出的子事项，都会以单独的事项状态存在于事项列表中，并且都拥有独立IM，项目成员可以直接在所处的事项IM中进行讨论沟通，不会受到打扰，也不会打扰到事项外的其他项目成员。

并且在沟通的过程中，如果有想要让其他成员都关注的重点信息，还可以直接做重点标识，不怕担心淹没在众多信息中。让项目经理在沟通过程中也能对项目进行有效的跟踪、控制和反馈。 

同时飞项还具备协作小工具，如果需要发起会议、为他人创建待办或者发布公告的话，就可以利用小工具直接创建，并且会议和待办也会同步进入相关成员的日程，方便项目成员快速处理。

不难看出，WBS结构分解法不仅适用项目管理，对于产品的调研、需求、设计等工作也同样适用，甚至是生活中的学习计划、孩子的培养、减肥计划等等。

只要是大块的、不好度量的项目，我们都可以对其进行分解，从而使项目执行操作起来更高效。希望通过这篇文章，大家可以结合飞项项目管理工具用好WBS，管理好工作和生活中的大小事~