飞项协同软件让你轻轻松松做好项目管理

最近，很多朋友在后台问我如何在数字移动办公环境中做好项目管理，但问题还不够集中，所以我决定从自己的理解出发，分享一些项目管理的经验。需要注意的是，传统的项目管理和互联网项目管理有很大的差异，特别是在“在线办公的背景下，许多项目直接移动到云端，管理也在工具上完成。因此，讨论这个管理过程更为重要”

内容将由以下目录组成：

•项目管理是什么？

•为什么要做项目管理？

•在线办公如何做项目管理？

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一、项目管理是什么？

项目管理是管理学的一个分支学科。项目管理的定义是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望的过程。项目管理是对一些成功地达成一系列目标相关的活动（譬如任务）的整体监测和管控。这包括策划、进度计划和维护组成项目活动的进展。

为了方便大家理解，我做了一张图:

简单的理解是项目本身的运营管理知识、工具和技术，以满足项目需求或解决项目问题。所谓的管理包括领导、组织、用人、计划、控制等关键工作。

我们做互联网项目，从时间轴分析可能更方便，项目管理实际上是项目立项、计划、执行、检查、总结五个过程，从空间轴上看就是九大领域，即项目整体管理、进度管理、质量管理、范围管理、成本管理、风险管理、人事管理、沟通管理、采购管理。

项目管理时间轴流程图如下：

二、为什么要做项目管理？

首先，本文中提到的项目管理是指互联网产品项目。互联网行业广泛，各岗位项目负责人对项目管理的需求不那么强烈。因此，对于专业的互联网产品项目经理来说，他们更注重项目管理层面的服务需求，包括需求的传递、评估和实施，以追求更高效的跨部门协同和团队协作能力。因此，项目管理似乎更多地是团队管理的一部分。

那么，我们为什么要做项目管理呢？如果你知道为什么要这样做，那么你只是在做正确的事情，你还需要知道如何做正确的事情，那就是HOW的方法。项目管理是做正确的方法。由于项目本质上是独特的，临时的非重复性工作，需要在有限的时间内使用有限的资源为特定的人或组织实现特定的目标、服务或结果。

我们做项目管理是因为我们需要整合资源和协作。一个项目是由多个部门甚至组织合作的。以我公司为例（我公司从事APP软件技术开发的）产品、设计、交互、前端开发、后端开发、测试、运营、用户等角色，只有有效整合所涉及的资源，才能顺利推进项目的实施。

项目管理可以减少不确定因素，有效保证进度的平衡。项目管理很重要的一点是做风险管理。毕竟，项目在推进过程中会遇到各种不确定因素。做好项目各方面的准备和可能遇到的问题，可以尽可能保证不确定因素的可控性。

做好项目管理，形成逻辑、一致、清晰的团队执行。项目管理的核心是将工作内容变得清晰和文档化。当我们的许多用户使用飞项产品时，需要确保文档可以在项目结束后归档和保存，作为项目审查的基础。

三、网上办公如何做项目管理？

仅仅依靠理论和一些项目管理框架来做好项目管理是不够的。例如，你可以写很多单词，但写一篇文章并不容易。在实际的项目管理中，谈谈个人经验：

•争取关键资源与项目关键人物的良好关系非常重要。简言之，我们应该让项目相关方知道，这个项目是领导“高度重视”的项目。召开项目启动会，完成关键里程碑。我们必须邀请负责的大领导（项目发起人）。因为大领导都愿意是乐见其成的。

•与客户的良好沟通，作为项目承包商，即乙方，如果不能与项目发包方有和谐的关系，项目基本上是“激烈的”。

•合适的项目团队成员，这是非常重要的，“项目是人做的”，一流的项目在三流的团队手中也不能避免失败的命运，相反，即使是三流的项目，在一流的团队手中也可以取得巨大的成功。

•项目管理是一门成事的知识。项目管理知识只是项目管理最基本的理论，需要不断实践和总结。这是每个有兴趣成为项目经理的必修课，最终转化为解决项目实际问题的能力。

此外，如果是在线办公的项目管理模式，它将不同于线下办公。在线更多的是基于平台，线下更多的是互动和实际讨论。虽然数据和业务都在平台上，但线下会产生更多的面对面交流和更多的不确定性变化，而在线则会减少了这种可能性的发生。

如何做好线上办公的项目管理，我通过一个平台来谈。

以项目管理工具飞项为例，线上办公无非是这样一个过程：

远程参加会议、团队协同作业、项目负责人进行任务分配、团队成员多人协同编辑文件及同时推进项目、人力部门在线进行审批报销……

随着“云办公”的加速普及，人们可以随时进入办公状态，只需要一台电脑、一部手机和一条网络电缆，工作时间和地点更加灵活。特别是近年来，远程沟通和在线会议已成为“刚性需求”，改变了许多“上班族”的工作模式。飞项刚好可以满足这个管理流程。

虽然大多数员工倾向于在家工作，但越来越多“在家工作”的老板的焦虑也随之而来：

员工在家工作，有没有认认真干活？

在做事还是偷懒？

项目能顺利推进吗？

能保证进度吗？

如何进行绩效考核？

如何明确目标，落实到人身上。在家工作不比在会议室面对面交待任务要简单整洁。很多时候，人们通过在线会议或语音电话收到的信息不一定理解到位，因为如何正确传达任务至关重要。搞不好很多员工级会因此而偷工减料。

做项目管理，沟通到位，信息完全触达是居家远程办公的痛点。通常很多工作都需要团队合作。居家办公后，同事和团队之间的沟通取决于在线语音和电话。很多时候，更多的信息无法同步和接触。视频会议的效果肯定不如面对面的直接沟通，因此相互合作和沟通的成本越来越高，影响了工作进度。

飞项IM在沟通中做了很多人性化的设置，每个事项都有专属的IM可以继续发起待办、会议等小任务，也可以标记沟通内容为重点，所以在沟通过程中可以在任何时候发起待办和会议，能解决的事情可以立即解决，以免下线后头晕转向而忘记要做的事。因此，做项目管理，只需要关注重点和难点，而不是一切。

在居家办公的大多数时候，因缺乏工作仪式感而带来的热情下降，使得工作效率不如以前，在没有公司环境的激励之下，人们变得拖延和放松，甚至影响KPI的完成。这也是项目经理的焦虑所在。

那么怎样缓解这种焦虑？建立信任，让领导充分相信居家办公的效率和积极性，但是这是保底方法了。毕竟，情感信任更多的是基感性的。为了减少项目负责人的焦虑，只有改变信任的方式，比如直接以任务进度为导向进行评估。如何使用任务进度导向评估？我推荐飞项的月度视图、团队日程和数据报表。

在团队日程表中，项目负责人可以在月度视图中快速赶概览月度工作安排。飞项提供空间、项目、标签、完成、协作伙伴、创始人、负责人以及自定义等多种选择维度，过滤出想看到的内容。并且同步推进多个项目和任务也是小菜一碟。此外，在成员安排中，还可以直观地看到项目组成员的工作进度和时间安排，方便管理者随时调整。对于项目负责人来说，这也是可以作为绩效考核的部分之一。

因此，线上办公做绩效考核也是非常简单高效的，调阅看板心里自然有数。

数据分析也是项目经理“监控”居家远程办公的有力工具之一。很多时候，我们不能总是通过视频或语音通话来监控员工是在努力工作还是在偷懒，但是数据不会骗人。飞项支持跨项目的以“事”和“人”纬度进行报告分析，主要包括：整体分析、人员分析和事项分析。项目经理可以通过数据看到每个项目和成员的效率和任务进度。作为项目经理，每天关注数据进度是一种更直观、更有效的方法。如果数据有差异，可以立即查看成员的进度，以重新安排和调整人员的日程，以避免项目的大延误。