飞项团队管理工具让制造业更好管理项目

如何在工作中实际使用项目管理软件工具？团队管理工具软件能与项目共享吗？有没有工具可以同时与团队和任务协作？

我们知道，每个产品在上市的过程中都需要经历市场调研、研发设计、功能测试、上市评估、营销推广等阶段。作为项目经理，最关键的任务不仅是确保产品的顺利孵化和上市，还有管理团队。我们研究了许多项目管理用户，工作的难点是如何在整个研发过程中有效地管理团队和项目。因此，如果有专业的项目管理工具，可以承载从生产到上市的全环节管理，深入开放各参与部门，完成协作，我相信它可以解决许多项目管理者的难点和痛点。

张先生是一家集研发、设计、生产、销售为一体的日化企业研发部门的项目经理。主要参与产品管理的研发和上市。

张先生部新产品研发上市流程如下：

可见，产品从研发到上市的过程非常漫长，涉及部门多，沟通成本高。项目产生的文件和数据庞大，整理不当可能导致数据错误甚至丢失。以下是张先生团队使用飞项进行项目管理的经验，给大家分享一下：

管理挑战1：项目周期长，整体管理难。

张先生认为，长周期项目是整个行业的挑战。例如，通过市场和客户售后研究发现，用户对某一细分领域的护理产品需求非常强烈，那么就需要向企业战略部提交研究报告。经部门批准后，需要做一系列准备工作，包括竞争产品研究、产品定位、目标群体、功能细化、卖点细化、产品slogan，包装设计、配方研发等。每个部门管理不同的板块，工作量也大不相同，整个周期突然拉长，进度很难控制。

时间是金钱，是获得用户和销售的关键。以我们开发女性内衣洗衣粉为例，从研究到产品上市，我们花了大约一年半的时间，因为这是一个非常新的细分领域，属于开拓性的尝试和探索，所以花费了更多的时间。传统的产品，我们将大大减少时间，最快可以是一个月。日常化工制造业生产新产品，没有合理的时间规划，项目推广速度将大大降低，即使最终完成，也会错过产品进入市场的黄金时间。

飞项价值1：今日关注和项目概况，分组，统揽整体进展。

如果项目同时涉及多个部门，执行层面将产生许多子项目和任务，这将给时间和效率带来巨大的挑战。一方面，管理者对接的部门和事项突然增加，分配给每个事项的精力也会减少。另一方面，在管理者减少对每个事项的监控和管理后，如果遇到风险，就很难及时处理。利用飞项今天的看板，一屏统筹当天的工作安排。

在今天的日程安排中，以时间顺序为轴，一个页面显示了你今天需要处理的所有待办事项。不要担心因为分不清时间而错过重要事项的完成时间。明确安排后，可以根据当月重点和非重点研发产品的进度进行推进，可以更好地关注你关注、分发、接受的重点日程安排。

在项目组中，每个板块的事项都可以非常直观的浏览。

管理挑战2：多部门合作，沟通协作难。

制造业是一个全面且多跨部门的行业，无论产品大小，基本上都会使用所有的部门。如果项目同时推广，项目经理需要沟通更多的人员和对接，沟通内容的增加也产生了更多的协作和调度问题，负责人需要向上报告各种进展，向下传达各种指令。

不同部门人员混杂，沟通非常不顺畅，群聊中发送消息很长一段时间没有人回复，作为项目管理你会不断提醒和反复确认，所以在这方面非常耗费精力和时间。

而且，人们对目标的认知是缺乏和不一致的。如客户服务部认为，一旦客户需求顺利转移，即使任务完成，技术部认为产品成功进入测试阶段就可以，测试部门只关注产品测试和实施测试任务，设计部门只关注设计类别，质量检验部门只关注产品研发过程和质量稳定性，市场部门只关注产品何时上市，推广营销，售后部门希望产品不出现使用问题。如何解决各部门完成任务的顽固疾病，已成为许多项目经理的“痛苦”。

飞项价值2：从任务分发到即时沟通，环环相扣。

首先，在项目启动阶段，可以使用脉络图进行多级事项拆解，脉络图还可以查看事项的全貌，支持用户查看脉络图中事项的协作过程，拖动事项，调整子孙关系。方便不同层次的人管理事项。先梳理项目的整个逻辑图，下一步自然就容易做了。

一般来说，飞项事项脉络图为项目管理提供了便利，向管理者展示了整个项目的全貌和各个环节的进度。如果要控制环节的进度，也可以通过脉络图快速跳转。如果你还担心项目管理进度的控制，不要错过这个个性化功能。下面看看张先生是如何通过脉络图安排项目的。

其次，如果项目涉及更多的参与者怎么办？别担心，飞项支持多人分发，母子任务分发给不同的协作伙伴，分工协作更清晰，不要害怕任务派发错误。还可以点击邀请协作伙伴向微信好友或飞项协作伙伴分发事项，自动进入对方日程，实时分享完成情况。

另外，每件事都有专属的IM，项目负责人可以继续在事项内创建待办、会议等小任务，也可以标记沟通内容为重点和进展提醒。这样，如果项目负责人想沟通和开会，了解进展，就不用在微信或Q群等平台来回阅读瀑布式聊天记录。

最后，飞项有多种提醒形式：新消息提醒、执行时间提醒、完成状态提醒等。项目负责人和参与者都会收到不同状态的提醒。

管理挑战3：文件凌乱，调取困难。

张先生说，领导和客户经常开玩笑说，服务器存储的大量文件没有分类，信息版本检索不清楚，导致没有人愿意查阅，想要得到最新版本的信息只能旁敲侧击打听，导致每个环节的信息不准确。

事实上，不同的项目阶段对文件的依赖和管理是不同的。即使在同一阶段，也会产生大量不同类型的文件，如日程安排规划、项目审批、进度管理、风险控制、审查总结等，没有标准化的文件管理SOP，难以建立标准化的数据沉淀。

飞项价值3：分类沉淀，一键调取。

人的记忆是短暂的，但工具的记忆是最长的。使用平台记录文档将有助于我们提高效率，并长期提高项目团队的研发和测试能力。

基于这一原则，飞项还可以在空间中收集项目的所有过程，包括项目文件、过程文件、讨论文件、背景文件等。此外，项目文件支持上传、下载、重命名等操作。充分利用空间资源库，项目的可追溯性和继承将不再困难。

飞项既方便又科学的解决了制造业新品研发到上市过程中项目和团队的管理。飞项以解决职场人的每件“事”为基点，串联因“事”产生的计划要素、分工协作、过程沟通、及内容沉淀，形成任务的完整闭环，以解决个人待办管理、项目协作、及团队工作统筹的任务管理工具。