免费远程办公软件选择飞项,助你高效办公!
最近,腾讯的一款远程办公软件受到了网民的欢迎,因为网民发现该软件最初的免费视频转换文字功能只能免费使用10分钟。如果你想看到转换后的所有文本,你必须付费成为会员费。据了解,之前上述服务是免费的,因为它属于“免费测试”阶段,现在这个阶段已经结束了。网上有很多人就很郁闷,如果这些职场常用软件收费了,还会继续使用吗?
自疫情爆发以来,企业远程办公和远程教育咨询已成为迫切需要。当远程办公被列入议程时,不仅团队管理者非常不舒服,许多居家办公员工也抱怨,想象一下,当你的工作和生活边界模糊,工作时间无限延长影响正常生活,周围太多的家务导致长时间无法进入工作状态,工作效率低下等等。
远程办公是指在公司以外任何地方的协作工作模式。因此,无论是项目管理还是团队任务分配协作,个人工作管理都需要使用各种远程办公软件。那么什么样的工作可以远程完成呢?例如下面这些:
媒介传播
售后支持
营销广告
法律工作
内容创作
教育培训
...
事实上可以使用一台电脑+Wifi就可以完成远程协作的工作有很多。一开始,除了一些龙头企业的软件开始收费外,市场上还有很多免费的远程办公软件和团队事务协作工具。今天,我想和大家分享一个免费的远程办公和团队任务管理软件飞项。
飞项是解决个人事项管理和团队事项协作管理问题的专门应用。以事项为基点,衍生事项的创建、分解、派发、过程协作(文字文件交流、会议/待办派生)、结果笔记沉淀等多项功能支持。
研究发现,大多数企业和项目管理者对远程办公有以下困惑:
困惑1:员工分散在各个地方,不仅拉远了双方之间的距离。管理者无法监控每个员工的工作环境,更不用说确定他们是否在偷懒了。效率的下降对团队管理者来说是非常致命的,不仅影响项目的进展,甚至影响到客户的交付和使用。
飞项应对说明:
飞项是一个基于在线协作的软件平台,可以帮助各种企业和团队进行远程办公,支持项目管理和任务执行、管理文件和参与在线互动和讨论,实际上非常类似于大家的线下工作。
事项创建支持各种时间设置和提醒,远程办公不能随时聊天和提醒,管理者可以在每一个任务创建的时候设置时间提醒,工作日循环,每天早上9:00和下午18:00提醒,这样在工作时间范围内合理的提醒也是不错的选择,一来不会太频繁打扰到员工,二来让员工感受到居家也要时刻设定自己的小目标。有了时间的概念大家居家也会朝着月度KPI赶不会忘事。
困惑2:远程办公不能面对面沟通,信息沟通造成一定障碍。团队管理者担心成员没有收到他们传达的要点,也担心项目实施中的偏差而不知道。
飞项解决说明:
通过IM远程会议的互动和数据分析报告,加强项目信息的同步。作为团队负责人,管理者最害怕的是无法理解需求,项目实施偏离。这个飞项有自己的想法,比如通过任务拆解,大项目不断分层,细分为个人,粒度越小,方向越清晰,执行越顺利。
困惑3:远程办公给传统行业带来了巨大的挑战。作为企业,不仅要增加IT管理的成本,还要培训和教育各种复杂的终端设备和工具。另外数据的保密和存储、传输、系统运行都是一个不容忽视的挑战。
飞项解决说明:
将工作移动到系统中,所有文件都在云端。在家或远程办公中,每个人的环境和设备都不同,数据存储也没有标准的空间。在飞项上,任何数据都可以存储在相应的项目中。您可以在空间中管理文件夹、知识库和其他团队共同的知识积累。作为一名团队管理者,您还可以根据项目需要创建一个高级管理员才可以访问的知识库。一旦您返回线下,所有信息和文件都将被打包和下载,而且不会出现信息断层。
第一步:项目创建。为了保证远程办公的私密性和独立性,我们可以在飞项的团队空间中创建一个专属的项目空间。所有远程办公的任务和数据文件都归档在这里。后续如果要转移办公场所或者资料分类,也非常方便项目成员。
项目创建完成后,可以邀请成员。飞项支持平台内外人员的邀请。外部人员的邀请可以通过微信和共享链接进行,非常方便。
第二步:任务拆解。任务拆解的好处是每个人都有份,不会遗漏。远程办公,我们看不到每个人的实际环境和日常行为,我们不知道是努力工作还是在摸鱼。为了避免这种情况,首先从源头上分配任务。例如,我将用户运营的项目分为几个主要板块,由不同的部门负责人负责。他们可以增加项目中的参与者和执行时间。作为项目管理者,他们只需要注意项目概述即可。
在项目空间,可以根据团队日程进行相应的进度调整和人员安排,使管理更有针对性。
数据总结可以看到事项的状态,如完成率、及时率、延迟率等,这样,及时不能面对面地聊天也能对项目进展了如指掌。
第三步:过程互动。我们一直误解互动,认为互动就是讨论和聊天。在飞项中,互动不仅是一种言语上的行为,而且可以立对讨论的话题进行重点标记,创建待办事项、预约会议、写总结等,更像是一个会议工作助理。想象一下,如果你在不同的地方工作,找不到合适的人来做会议记录和时间安排,飞项就可以扮演这个角色。
第四步:文件沉淀,自动归档。您可以在空间中管理文件夹、知识库和其他团队共同的知识积累。
归根结底,远程办公只解决了两件事,一件是项目本身,另一件是成员管理。飞项的设置逻辑是以解决工作场所人员的每一件“事情”为基础,将“事情”产生的计划要素、分工协作、过程沟通和内容沉淀串联起来,形成一个完整的闭环任务。解决个人待办管理、项目协作和团队工作协调问题。
社会环境正在迅速变化,无论是否有疫情,任何企业和组织都应该找到自己的团队运作模式,从远程办公和团队任务协作的兴起中,至少解释了一个好现象,即企业加快数字化,移动转型升级的需求和信号越来越明显。
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