如何用项目管理工具做好年终汇报工作

据报道，在2022年11月20日的京东内部会议上，刘强东批评了京东的中高级管理人员，称一些高级管理人员痴迷于PPT与奇妙的词汇，或吹得天花乱谈，但执行却一塌糊涂。

不可否认，刘强东提到的现象确实是当今许多大型互联网公司和品牌公司的共同问题。做表面功夫的人有很多，很少有人真正工作，重分配而不重视生产，不科学的任务分解和分配，使许多公司的业务发展陷入僵局，甚至倒退。所以刘强东狠心地决定改变，并迅速采取了行动。

这反映了一个问题，项目管理不好，表面工作太花哨，任务需求不明确，分解和任务分配不科学。如今，许多互联网技术公司逐渐淘汰以PPT形式报告的总结转向数据分析，用EXCEL或多维表格进行分析和解剖。项目经理认为，这样的改变数据非常直观，员工不会弄虚作假，上级也可以一目了然地了解下属的工作细节。以下邀请飞项产品经理讨论如何更好地利用项目管理工具和数据分析，放弃虚假报告，使的的年终报告优雅着陆。

任何项目的管理都始于项目的创建。例如，我们的品牌中心将在2023年进行一轮全平台的整合和传播。通过飞项创建项目、分解任务和分发、互动沟通、数据分析和沉淀的过程，就可以充分反映一个项目的数据。

但请注意，用数据说话不仅仅是用数字说话，只有以某种形式组合数字才是有用的数据。例如，在用飞项进行数据分析时，可以同时分析事和人的维度。事的维度可以看到进展、完成和延迟；人的维度可以看到效率、活动等指标。因此，用数据说话的关键是如何将数字的各个方面与你想要表达的观点相结合，并以适当的方式呈现。

首先，目标拆解是数据显示的敲门砖

如果一个目标太高，往往很难实现。但是，如果我们能清楚地了解实时进度，看到我们即将实现一个小目标，体验到一个小阶段的胜利感，这样在困难的过程中更容易坚持下去。因此，目标拆解的作用得到了体现。事项通过脉络图逐层拆解。大目标由小目标组成，小目标由更小粒度的任务组成:

比如刚才提到的案例，以年度品牌传播的核心需求为总体目标，将实现目标的方式分为品牌公关和广告两部分。根据品牌公关体系，继续拆解下一个目标和手段，直到具体任务或活动被拆除到最小粒度，甚至具体到一句文案。把目标拆分开，用进度条呈现实现的过程。你会发现工作需求越来越清晰，汇报总结工作时会有不同的维度和板块的数据呈现。一级任务是年度品牌传播的总体KPI，二级任务如日常沟通、媒体关系、危机公共关系、日常公共关系、公共关系活动，三级任务是各部门细分的具体行动，如媒体关系维护，需要做媒体高级BBS、品牌参与媒体活动，积极参与媒体研究，进而动员媒体曝光和口碑沟通。

其次，数据的比较和分析可以直指问题的本质

很多时候，对于熟悉的任务，如品牌策划和传播，很难直接证明成交，因此，数据的精度非常关键。或者当表面数据没有分析时，我们可能会有一些思维惯性或第一反应的直觉。此时，我们需要对数据进行分析和比较。

这是做汇报和复盘的最好方法。通过飞项数据报表中的项目分析部分可以看到完成和延迟的任务，然后进一步分析延迟的原因，进而可以得到结果。以我们的品牌年度沟通为例，考虑到一年的热点和政策、媒体权重变化、合作产出引起的变化，正常状态是偶尔波动，如果板块有很大的峰值变化，那么可以根据整体项目分析，检查板块的波动原因，灵活调整。