如何选择团队办公协同软件,让团队工作更高效!
IDC发布的《2022H1根据中国企业团队协同软件市场跟踪报告》,2022年上半年中国企业团队协同软件市场规模为2.0亿美元,同比增长27.1%。其中,本地部署模式的企业团队协同软件规模为1.1亿美元,同比增长23.1%;SaaS企业团队协同软件规模为0.9亿美元,同比增长32.7%。IDC预测,企业团队合作SaaS未来五年软件复合增长率预计为25.3%,未来五年本地部署模式的企业团队合作软件复合增长率不足SaaS模式的一半。预计到2025年,企业团队协同SaaS的市场份额将超过本地部署模式市场。
在工作中,有些人认同自己的组织角色,了解他们的职位和职责,但他们不认同他们的团队角色,不愿意帮助和与他人合作,工作只会独自战斗,总是脱离组织。这样的人,无论他们的能力有多强大,都不受团队的欢迎,也不被领导认可,也不会给团队的整体效率带来很大的帮助。因此,团队需要合作才能更有效地完成任务。人是团队的核心力量,即使只有两个人,也可以组成一个团队。在团队中,原则比和谐更重要。有些团队,气氛和谐,你好,我好,大家好,但这样的团队只谈感情,不谈论原则,表面上是一个和谐的团队,但没有实际的成绩。这样的团队,是公司想要的么?
许多管理专家认为,一个好的管理是70%在流程、标准化和工具,其余30%是自由发挥的。一个糟糕的管理,只有地板,每个人都必须找到自己的方法来达到天花板。因此,一个好的协作软件是帮助团队达到协作天花板的水平。协作软件可以满足六个要素,才可以称作为合格的专业协作软件。
在国内专业协作软件中,飞项实现了从目标层到执行层的项目全过程管理,可以更好地满足团队个性化管理的需求。下面以飞项为例,介绍协作软件如何有效实现项目协作管理流程和标准化运行。
让别人知道你的需求是协作的前提,任何项目的协作都是围绕着需求进行的。如果你在任务中清楚地解释了所有的背景和需求,这将对协作有很大的帮助。当在飞项创建任务时,已经收集了5W1H务全要素,让团队伙伴快速了解项目需求,不需要做什么谁来做、怎么做浪费时间和精力。
如何同步推进负责的项目和多项任务?许多项目经理会很匆忙,不知道如何开展工作。事实上,项目的实施是拆卸和分配的过程。在飞项中,您可以通过脉络图创建项目和任务,并根据子任务合理分配和细节指定。在脉络图创建后,团队伙伴可以总览上述所有任务。复杂事项脉络图可以快速分解子孙事项,整体逻辑一目了然。参与项目的成员也可以立即同步,无需在不同的沟通工具上来回确认。
如果项目进度管理的第一步是明确目标和需求,第二步是项目与关键结果的对应,那么第三步是完善任务分解和责任到人。飞项的每个级别都有一个完全独立的协作人群,分工和合作更有效率,无论有多少人不怕混淆任务的安排。
每一个项目都可以进行IM沟通,重点标记,二次分解小任务;沉淀清晰,协作效率翻倍,避免各种沟通工具带来的信息交叉和不便,更清楚各任务与人员的对应。
不要错过任何重要信息,飞项支持各种形式的提醒:新消息提醒、执行时间提醒、完成状态提醒等。此外,早计划晚总结对项目经理来说也是一个非常方便的功能。你不必担心每天上班时查阅各种工具和电子邮件。你可以直接掌握手头的工作。
任何项目的完成都会有项目总结、沟通要点、文件这些,对此飞项都是非常人性化的,其结构化沉淀了项目中的一切。当一个新项目结束时,它将不可避免地产生大量有价值的知识和经验。例如,项目过程中遇到的风险和应对措施、项目失败后的文档、项目中优秀的经验总结等。如何管理这些知识和经验,以便未来的重复使用或推广是项目团队经常面临的问题。
IDC中国企业软件市场研究经理王楠表示:“近年来国家企业上云的政策和本土化策略为包括OA在内的国内协同产品在政府、运营商、金融、教育等行业的应用带来了发展。互联网平台产品如企业微信、钉钉开始开启收费模式,因为互联网厂商客户群体大、资源丰富的优势,可能会使未来企业服务市场的竞争加剧。综合来看,企业团队协同软件在未来五年会继续保持较高的增长态势。”
所以,企业和团队要提前适应这一趋势,尽快选择实力与外观并存的协同软件。
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