使用飞项任务管理软件,世界杯期间也能躺赢看球!
世界已经开始好几天了,看球但是手上的工作还没做完;是干活还是看球?这时该启用GTD时间任务管理法了。
GTD的核心理念:记录要做的事情,然后整理安排,让自己一一执行。
以专业的任务管理工具——飞项为例,介绍建立完整的任务管理体系的过程,这里仔细看了。
飞项把GTD规则简化为收集、分类、行动、回顾四个步骤。
任务内容是收集过程,确定任务执行者是分类行动,任务时间是行动的象征,回顾是审查和文档沉淀。
一、收集整理清楚任务内容。
任务包括任务背景、任务需求和任务要素。
任务内容可以直观的描述和展示任务的目标。
在创建任务时,必须清楚地描述背景、需求、目标和核心目的,责任人才能更好地开展工作。
在飞项中创建事项时,尽量清楚地列出项目所需的背景和各种数据。并且是越详细的收集越有利于工作。
建议:根据实现的紧急程度将要做的事情分为四个象限,更有利于对时间的深刻理解和有效管理。
二、分类,明确任务和执行者。
分类是对任务和执行者进行分类。
首先是任务的分类。
任务分类是分解任务,利用飞项脉络图逐步分解为多个层次的事项,支持8层20个子孙事项。
通过脉络图,即可纵观事项全貌,明确每一个环节和要面对的动作后,就可以匹配相应的成员,在这里任务粒度越细越有利于执行。
如果任务比较复杂,可以用飞项详细创建:各种控件覆盖事项所有要素的“5W1H”。
通过多维信息补充丰富任务解说,降低重复沟通和确定的成本。
二是对执行人的分类。
责任到人是最有效的任务管理方法之一。
最大限度地划分和执行任务,防止彼此踢皮球,逃避责任,大大降低了控制和处理风险的难度。
在建立和分解脉络图的同时,任务和实施者的安排可以同时进行,一举两得。
当然,如果涉及多人多部门的合作,可以邀请其他成员进入任务,共同关注任务进度。
同时,我们也可以讨论这项任务,致力于问题沟通,让一切事情都有痕迹可循。
通过这种方式,你可以在完成你负责的部分后拿安心看球。
三、行动,规划详细的任务时间。
时间管理是任务管理的重要组成部分。
每一项任务,每一项事项都必须有明确的启动和交付时间,甚至在执行过程中的节奏时间。
有了任务时间规划,既能提高效率,又能有更多的精力去查漏补缺。
小结:利用任务管理工具飞项,结合四象限时间管理规则,处理事情得心应手。
在行动上,根据今天事项看板,我们每天上班的第一件事就是根据任务点的优先级做好优任务安排。
使用四象限法则可以更好地分配和管理任务。
四象限是一种重要的时间管理理论方法,即根据事项的紧急程度不同处理工作,以便采取预防措施。
例如,如果您只对某个球队感兴趣,可以根据任务优先级进行调整,优先考虑重要的紧急情况。看完比赛后,可以安排不重要或不紧急的事项。
每个人都喜欢看精彩的世界杯。你不妨试着使用飞项任务管理工具,安排好手头的事情,计划好任务进度。我相信你也可以轻松地享受一把世界杯!
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