用什么项目管理软件科学统筹“双11”
又到双十一,最近有个新闻比较火,说一个正在备战“双十一大促”的电商公司,员工下班遇到领导,被按电梯拦截要求回去加班。
有人说全公司都在加班,如果领导放任了一个人准时下班,那整个公司的员工都将难以管控;也有人说给多少钱办多少事,定了上下班时间,准时下班没问题。
看完整个视频后,从双方的角度来看,似乎双方都合情合理。我们不讨论谁对谁错,但从项目经理的角度来看,如何合理安排任务,合理管理项目团队的议程,是解决问题的关键,总体看来,这个项目leader在任务派发和进度管理上有几点不足:
1.未能科学设定目标和分解任务
职场管理经常提到制定“OKR”,即目标和关键结果法。它可以帮助团队对齐目标,专注于合作,提高团队效率。
作为一家电商公司,面对“双十一”这样的主要节点也应该有类似的OKR制定。但看上去他们似乎没有足够的准备:工作预留时间短,目标设定过高,任务积压集中。
因此,团队经理应该学习如何科学合理地设定目标,并遵循SMART规则,即目标和关键KR具体的、可测量的、可实现的、与其他目标相关的、有时限的!
如果目标设定模糊,太高,时间太长,会反过来降低员工的积极性。每个人都愿意尝试一个可以通过跳跃获得的苹果;但是当它挂在天空时,每个人都只会看它。
如果你想在项目管理和团队合作方面做得很好,你可以使用一些项目管理工具。我建议使用项目管理软件-飞项。以电子商务双11为例,我们可以先建立一个“团队空间”明确双十一的整体目标和背景,并邀请团队成员与其达成共识,方便成员开展自己的工作。
下一个目标的任务分解也与目标紧密相连。一旦目标出现问题,任务分解就不合理,导致每个员工的繁重工作。
以媒体推广部门为例,首先点击媒体推广部门的项目,在项目主页上设置部门的双11目标,然后点击脉络图创建,以脉络图的形式边分解任务边创建事项。
最后的脉络图拆解后,可以邀请合作者,拉团队成员一起完成这件事。
对于一个员工来说,要求他像大老板一样为公司卖命是荒谬的,毕竟他每个月就那点死工资。无利可图是人的本性。如果你想激发员工的积极性,你应该有一个有效的激励计划,将团队目标与奖金挂钩,将完成的质量与激励挂钩,并尽可能多地给予。毕竟,金钱才可以真正促进员工的工作。
2.未能合理分配任务
可以看出,员工在聊天记录中说,我每天工作都很努力,但其余的工作不能通过加班来完成,所以最好按时下班,第二天再做。
存在这种现象,大概率是存在以下两个问题:
首先是分配的任务是否是员工擅长的领域。让正确的人做正确的事情。即使你让马斯克种红薯,我相信他也不如农民好。只有在他擅长的地方,一个人才能充分发挥自己的能力,提高工作效率。
如果领导不深入了解团队成员,让他做他不擅长的领域,成员会花更多的时间和精力来完成,不能保证完成的质量,这影响了团队的过程,降低了员工的积极性。
第二个问题是分配的任务数量是否超过。无论一个人的能力有多强大,他的精力都是有限的。任务的数量太重了,只会磨损他,压垮他,而不是让他成长。
如果今天不能完成工作,明天上班后再做。可以说,这是大多数人都会有的心理。如果一天的工作还剩下一点,我可以在下班前留下来完成;但是,如果工作严重过度,加班不能解决问题,最好按时回家。
每个人都要喘口气休息,大脑高强度运转后能力会持续下降。如果强迫员工加班,领导只会得到一份糟糕的工作报告。
因此,管理者可以通过飞项的“成员视图”来把握工作量。通过这个视图,管理员可以了解今天部门成员的工作内容和工作量,是否有工作延误,如果工作延误过多,说明这类工作可能不适合会员。
若单人工作量大且集中,管理者应及时进行合理的更换和调配,使员工能够以最充沛的精力完成工作。
3.衡量员工的加班表现
如何衡量员工的工作表现?一般的判断依据是工作效率和完成质量。员工是否能按时完成工作,是否经常出现延误问题,延误的原因是什么?完成的工作是否有遗漏,质量如何?从逻辑上讲,这是衡量员工绩效的重点。
但是如何衡量新闻中的领导?“你看项目leader大家都在加班,整个公司都在加班,你怎么能准时下班。”没错,用“加班”要衡量,谁加班多,加班晚,谁的工作表现更好。相反,这种病态的衡量标准会产生“畸形”的团队。
工作效率和工作质量并不重要,只要我“加班”就可以。然后员工就会开始“磨洋工”,一点工作都拖延,反而影响后续项目的推进。甚至,这会让员工把精力花在如何表达自己上,而不是如何出色地完成工作上。
所以,科学地衡量员工的工作,是管理的重点。
这时管理者就可以查看团队空间的数据报表了!它支持在空间中跨项目进行以“事”为纬度,以及以“人”为纬度进行报表分析,主要包括:整体分析,人员分析及事项分析。
也可以对成员进行分析!根据数据报表,管理员可以轻松掌握各部门的项目进度、成员的表现和完成数量,以合理的数据衡量员工的工作表现,并进行后续的奖惩。
如何管理好团队是电商行业的重点和难点工作,特别是对于这样一个涉及人员多、工作密度高、强度高的团队。我个人的建议是,在这个大规模的节点(如双11,618等)上,建议提前使用项目管理软件来规划和管理时间和事项,以便采取预防措施,避免此类事情的发生。
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