项目管理路上最容易被忽略的“绊脚石”
刚接手管理项目,大家多少有点不知所措,一是从来没有管理过项目,二是管理项目跟参与项目不同,参与项目更多是完成自己所负责的板块,而管理项目则要从整体出发,做好项目的成本预算和风险控制、过程管理,成果交付等,所以才会手忙脚乱。
网上很多关于管理避坑指南,技巧分享,项目管理工具文章。但是这些经验都是成熟的项目管理者过来的实际经验,不一定就合适新人。我们采访了很多项目管理经理,总结了大家提及最多的项目管理难点,如何避开这几个最容易被大家忽略的“绊脚石”,相信做项目管理就简单轻松多了。
1. 整体目标不明确
解决办法:明确项目目标
成熟的项目经理就明白,在拿到领导交代的一个任务时,并不是急着问人、要资源,然后按照要求把活干完,而是先弄清楚的是这是个什么样的事情,需要达到什么目的,目前在哪个阶段,下一步准备要怎么干,这是管理项目和执行任务的前提。
弄清楚目标之后,如何才能做好项目管理的下一步呢?
2. 项目分解不明晰
解决办法:庖丁解牛
平时拆解过的任务很多,为什么没有一件做得好?可能是没有找准方法,也可能是拆解得还不够细,或者不够科学。分享下大厂项目经理的事项拆解经验:当我们确定了项目目标后,无疑要对目标进行拆解使其具有可行性,你可以用WBS理论,也可以用专门的项目管理工具飞项(可以做项目管理也可以做任务管理的软件)将要完成的工作进行多层次的分解。
飞项的事项拆解就能很好的满足我们的需求,它支持将事项进行三级拆解,每层拥有20个子事项,最大化满足团队需求,利用飞项你可以完全不用再开一个专门的脑脉图工具了。如图:
3. 任务分配不科学
解决办法:合理科学分配任务
任务分配和时间把控非常重要,这涉及到项目执行力和完成效果。任务分配是为了落实责任主体,最终是为了将拆解出来的事项匹配到具体的责任人,写明完成时间是为了确定每个事项的完成节点,这么做的好处是项目管理者可以更好评估所要投入的人力资源,合理排期。如利用飞项的任务派发,将项目拆分成不同的事项根据需求进行派发,在时间上做好统一管理,这样整个拆解出来的任务就非常清晰了。
在项目概览中你还可以直观查看背景信息、协作成员、动态进展、项目关键数据、以及项目成员排行榜(事项量、创建量、完成率和延期率),对于项目的分配是否合理,也非常直观。
4. 进展监控不及时
解决办法:实时互动,专项沟通
项目的推进过程中,实时沟通极其重要。这一环节要做的事情是定期更新每个事项完成列表,评估责任人是否按时按质按量完成任务,甚至是作为下属绩效考核的参考。项目经理必须知道,每个事项在进行过程中肯定会碰到各种难题,这就需要每一个管理者在项目过程中不断的进行沟通和互动,实时掌握每一个事项的进展情况,解决难题。还是用项目管理软件飞项为例,可以每个事项进行专门的IM沟通,对关键事情划重点,拉会议,做总结,不会因为事项多而忘记。
5. 项目结束无收尾
解决办法:定期汇报做复盘
这个步骤是为了让参与成员尤其是项目负责人知道项目的完成进展,已经取得的效果,距离我们的目标还有多远,难点在哪里,需要攻克哪些重点任务。另外,定期复盘有一个很重要的好处就是,知道目前的状况和下一步改进的措施,把好的经验形成项目团队的执行标准。
以上就是大家在做项目管理上经常遇到的“绊脚石”,希望大家在执行项目的时候能多花心思,避开这些绊脚石,相信执行起来会更加顺畅。
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