做好项目管理,需要做到这6点
我们经常抱怨,每天八个小时根本不够用,经常要加班加点熬夜。遇到不给力的团队还会大大降低我们的工作效率。如果能有效提高工作效率,那么不仅工作质量大大改善,大家配合也会非常开心,成长更快。提高工作效率在竞争激烈的今天显得非常重要,不但是个人的职场竞争有力武器,也是职场晋升的金钥匙。如何有效提升你的工作效率,可以从这几个方面出发:
1、端正工作态度 2、制定工作目标 3、规划工作事项
4、强化执行能力 5、有效协同作战 6、学会复盘整理
1、 端正工作态度
无论何时何地,态度都是决定一切事物是否取得成功的基础保证。一个人只有端正了工作态度,才会获得你想要的答案。端正工作态度的前提是你喜欢这个事情,前任苹果CEO乔布斯说过:the only way to do great work is to love what you do.不仅是生活,在工作中也如此。当我们真正热爱我们的工作的时候,工作效率就会大大提升,从要我做,变成我想做。一个人对工作有激情,他就变得喜欢这件事情,也会主动和专注。
2、 制定工作目标
下面推荐以后可以从目标--成果--任务/项目管理工具,不仅解决目标的展示,还可以解决目标的过程沟通工具——飞项|事项协作
目标分解关键结果分解到任务,脉络清晰逻辑强
飞项它支持创建多级事项,可以按OKR逻辑构建一个完整的目标实现计划。
譬如将目标列为主事项,按OKR法拆解出各关键结果后,输入到下级的子事项中。在此基础上,还能再针对关键结果(子事项)进行分解,细化各关键结果的执行任务(孙事项)。就此形成脉络清晰、逻辑强的可视化目标实现计划。
拆解目标、明确执行任务,在飞项构建出多级事项脉络后,我们还可以根据各事项特性及要求邀请相应协作人,组建专属团队。
完成以上多级事项网搭建后,各级事项成员都能通过事项【脉络图】了解全局,明确自身定位及工作安排,实现OKR自上而下的目标统一。管理者在执行过程中也能通过【脉络图】功能,实时了解各事项进度及该项成员的情况,做到心中有数,才利于目标计划如期推进。
任务的过程支持衍生事项,外部协作不受限
刚说到各事项支持邀请协作人加入,同样的,各事项还拥有专属的IM(即时通讯)环境,供事项成员在此进行主动的进度汇报、想法交流等。
如果在任务执行过程中、成员思想碰撞中触发衍生事务,也可以通过【预约会议】、【创建待办】、【发布公告】等协作小工具快速安排。
就比如衍生待办,该待办在事项内创建完成后,将直接派发给对应的事项成员。成员接受待办邀请后,该待办就进入到责任人的事项日程中,并自动按时间排序。责任人只需简单处理一下时间冲突事项的优先级,即可按日程快速推进。
过程复盘,每日进程时刻关注,不怕漏掉关键事儿
除了事项创建、团队组建协作2大功能外,飞项还能做个人日程的提醒。
OKR的执行最终还是要细化到个人安排上,飞项辅助目标管理的过程中,除了帮忙把控大局,还能辅助个人提高工作效率。
每个事项可设置开始、截止时间提醒,进入个人事项列表后,飞项就会开始智能化推送,通过微信公众号、应用通知等多种途径进行事项进度的提醒。确保执行人能如期开展事务,降低遗漏的风险。
飞项还有日报功能,如果有需要,通过飞项APP就能设置个性化【日程提醒】,每天准时提醒当天日程任务,协助执行人把控日程,即时调整计划。
进展进程及时通知相关人,完成的喜悦怎么能独自享用
前文提到的IM即时通讯,除了交流、派发衍生事项功能外,它还实时更新各成员的进度。
譬如事项内有新成员加入,IM内则显示【XX已加入】;某成员勾选完成事项后,IM界面将同步显示【XX完成了事项】……实时的状态推送,方便了所有事项成员即时了解情况。
3、 规划工作事项
飞项协作项目全量视图,管理者能快速创建事项,并且在事项里沟通需求,事项提醒设定完成时间,直接派发对应负责的员工,员工收到事项任务后,可以在桌面提醒,大大减少沟通成本,提升协作效率。遇上大协作项目,管理者在事项里面梳理工作创建子事项,做好整个进度规划,让员工成为有效性的执行者,清晰而不盲目地进行工作,而且全量视图能查看每个事项完成进度,管理者一目了然。
4、 强化执行能力
何谓执行力?执行力“就是按质按量地完成工作任务”的能力。个人执行力的强弱取决于两个要素——个人能力和工作态度,能力是基础,态度是关键。所以,我们要提升个人执行力,一方面是要通过加强学习和实践锻炼来增强自身素质,而更重要的是要端正工作态度。前面有提及,在此不赘述了。需要指出的是,执行力可以通过工具完成,如时间的设置,任务的派发和跟进,过程的监督和推进。
5、 有效协同作战
飞项的管理逻辑:从事项创建、分解、派发协作人、过程协作、同步进展、总结沉淀,形成任务的完整闭环,将工作中繁杂的事物进行统筹、分类和有效管理,从而实现团队、项目及个人任务3个视觉的管理闭环。这其中,整个项目任务流程很多协同和互动的环节,需要在项目管理者的统筹下,形成多个成员的协同作战。
6、 学会复盘整理
复盘是什么?“复盘”原本是围棋中的一个专业术语,意思是棋手在下完一盘棋后,在棋盘上重新推演一遍,看看哪些子下得不错、哪些子下得失误、哪些子可以有不同甚至更好的下法等等。
自“复盘”一词被跨界引入管理范畴,经过企业组织长达数十年的验证有效后,得到了推崇。
复盘要有回顾,评估,分析原因,总结归类几个大的步骤。
飞项的文件归档是一个非常人性化的工具。在我们平常工作中尤其是大的项目,飞项多复盘的文件,堆积拥挤,查阅难,分类难。飞项会自动根据所在的空间和项目进行文件的归类和管理,对于强迫症的项目管理者来说简直不要太友好。
怎样,项目管理并不是我们想的那么难。只需要做到这几步,让你从项目小白到大神的晋级。
如果你有任何项目或任务管理的疑问,欢迎跟我一起交流。
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