职场新人如何借助任务管理工具提升效率
初入职场,很多毕业生一开始都难以适应,加上有太多东西要学,太多事情要办,如果没有梳理清楚每天工作内容,处理工作时就会手忙脚乱,效率大打折扣,还给领导、同事留下不好的印象。要想提高工作效率,做个完美职场效率达人,使用任务管理软件成了很多职场新人的必备工具。下面一起看看职场人如何用任务管理工具飞项来应对职场的。
想要提高工作效率,首先需要搞清楚是什么原因拖慢了工作效率?
1、没有明确的目标。
刚进入职场的毕业生,因为环境的变化导致很多时候无所适从,因为不清楚自己的职业规划和目标,所以对领导下达的任务需求无法完成,或者完成得不如人意。尽管每天上网搜索资料,但又找不到重点,执行过的任务因为没有沉淀,就像过眼云烟。时间长了,就会陷入迷茫的状态,跟不上团队,跟当初的目标背道而驰,效率自然不高。
2、缺少时间规划。
刚入职会有很多琐碎的事情,如入职培训、业务学习、资料整理、分析汇报等,事情一多一杂,就容易混乱处理不过来。不是这个被遗忘,就是那个记错时间:临到开会发现文件还没打印,刚开始写稿惊觉ddl就是明天,资料还没整理完又要去撰写分析报告。纷至沓来的琐碎事情,根本没办法专心下来完成手头的事情,不知道什么时间应该干什么事情。于是这个写一点,那个做一下,一坐一天就过去了,到下班啥也没完成,效率大大降低,最后被同事吐槽摸了一天鱼。
3、团队协同不顺畅。
刚入职场不熟悉部门成员,在团队项目协同上总是格外艰难。先要一个个讲明项目背景内容,确定成员参与;再拉群沟通重申内容;沟通讨论中重点内容被淹没,又要慢慢爬楼翻出来;事项到了启动时间点,却没有人响应……也不清楚他们是太忙忘了还是故意不理。在反复纠结怎样委婉及时地提醒同事进度时,时间就被消磨掉。团队协同不顺畅,在每个小节点处卡一下,效率就悄悄被拉低了。
找到拉低效率的罪魁祸首后,我们可以通过任务管理工具——飞项一个个靶向解决。
1、将工作目标具体化,做到目标清晰。
首先,设立一个目标。这个目标必须是明确的,具体的,可量化的。明确、具体可以帮助你清晰自己的规划,开始行动,可量化的可以让你跟进进度,有动力去完成它。所以在设定目标的第一步,一定要写上具体的时间和截至日期。举个例子,你的目标是三个月内完全适应职场。
总体目标:适应职场
量化目标:在三个月内上手业务,熟悉同事、客户。
第二步就是将这个目标进行进一步拆解,分解成若干个小目标,并设定执行时间。
有了明确的目标与可落地执行的小目标,就能一步一脚印踏实地进步,提高自己的工作能力与效率。
2、做好时间规划,效率达人养成。
事情太多总是记不住?如何利用飞项工具让它充当你的时间“管理大师”就显得非常重要了。
一天24小时,真正可以自由分配的时间可能只有几个小时甚至一个小时。如何在有限的时间里做到效率最大化,就需要我们做好时间的规划。比如,在最高效的时间段里完成最重要的事情,在效率不高的碎片化时间里完成不重要的碎片化事情;将紧急且重要的事情放在首位,将不紧急的事情往后排。所以你可以利用“标签”功能将事项进行“四象限”分类,轻重缓急在日程管理面板上一目了然,更有利我们将时间进行优先级分配,在任务截止前漂亮地完成项目。
而且飞项有多端提醒功能,微信、APP与PC端提醒,让你怎样都不会遗漏通知。事情再多也不会忘,可以完全放下心来沉浸在自己的工作里了。
日常办公可以打开桌面挂件,今日待办事项清楚明了。工作时期突然有事项通知,也可以利用挂件快速创建,设置提醒,达到便捷办公的目的。还有月视图挂件可选,事项安排一目了然。
除此之外,飞项的【早晚计划】能实现日程提醒与每日总结,当天完成事项、未完成事项以及延期事项都有明确统计,省去了每天回顾时间,日报周报轻轻松松搞定。看这完成事项,成就感满满有没有?
3、打通团队协同链条,做事更顺畅。
而在团队协同沟通中,更是可以使用飞项来打通团队协同的链条。有团队协同项目,只需点击右上角“+”创建事项,填写背景信息与内容。还可以将文件/图片上传至背景中,待项目任务创建好,就可以通过点击“邀请协作人”将任务分配给对应的员工,不需接受,大大提高效率。
待团队成员接受任务后,该任务就会自动同步到成员日程中。项目到了启动时间立刻提醒,想忘也忘不了。
而且飞项IM可以就单个项目进行实时沟通,做到信息聚集不分散。在讨论过程,也可以对重点内容与文件进行[划重点],提醒团队成员有效关注。文件、图片等资料在项目中会自动进行整合,在[沉淀]中就可以轻轻松松找到资料,了解项目内容,自己再也不用苦哈哈翻楼整合内容了!
这样不仅有利于员工进行工作任务的完成,并且使得任务完成的更加高效。
而作为项目发起人,除了有组织的推进项目,从全局掌控项目数据概览也十分重要。这时就用到飞项的项目板块了,项目板块提供相关任务进度安排、任务分配安排、不同事项内容等,项目的细节信息一览无余,便于团队成员把控好项目节奏与进度。
项目结束后,还可以就这次项目进行总结,查漏补缺,不断学习与积累,提升自我能力,效率自然会提高啦。
最主要的是,[飞项]多平台免费使用!免费!免费!对于刚入职场囊中羞涩的新人来说十分友好。全正如[飞项]的宣传语那样:把每件事儿都做得漂漂亮亮。相信有了飞项的帮助,职场新人们可以顺利适应职场生活,工作效率up up up!
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