如何通过项目管理工具，轻松提高团队协作效率？

一、企业管理混乱，工作效率低下
在疫情的影响下，很多企业在经济上受到冲击。企业产值减少，人员缩减，就需要提高现有员工的工作效率。在项目中的团队协作是提高企业产值很重要的一环。而管理者如何在项目管理中提高各员工在团队协作方面的效率这一问题，成为困扰很多管理者的难题。

很多管理者在带领团队在做项目管理时无法对手下的员工进行有效管理，手下的员工在工作中缺乏团队协作精神和行为。原因在于管理者对员工之间责任和任务分配不均，管理者缺乏对员工有效的监督，工作出了问题责任追究人不明确。而这些问题会直接导致员工工作效率低下。

二、管理混乱的原因是缺乏团队协作
关于如何提高员工的生产效率。美国兰西奥尼写的一本管理学著作对此做出了解释和分析。他在书中提出“团队协作5大障碍理论”。这5大障碍是阻碍企业团队协作成型的关键因素。

阻碍企业团队协作的五大障碍分别是：
1、缺乏信任（相互戒备）
2、惧怕冲突（一团和气）
3、欠缺投入（模棱两可）
4、逃避责任（低标准）
5、无视结果（地位与自我）

首先员工之间缺乏信任，导致了员工间分工时相互戒备。员工工作时欠缺投入，往往表现为员工作积极性不够。这就是项目任务无法分配到位，任务分配不均所造成的。分工没有到位也导致员工工作效率低下。其次员工惧怕冲突。员工之间一团和气，面对问题不愿意为达成共同目标进行有效的沟通，这就导致无法发挥团队力量去思考问题。
逃避责任，无视结果。通常的原因在于管理者缺乏对员工进行有效的监督。这也就导致员工缺乏主观能动性，不能把公司的事情当成自己的事情。
综上这些问题是对员工缺乏团队协作的关键阻碍。

如何突破团队协作的五大阻碍，提高企业团结协作的效率。答案是就要抓好项目团队协作三大要素：“分工、协作、监督”。

员工间缺乏信任，完成工作时欠缺投入，就需要加强员工间任务分配，做好分工。让员工明确自己的职责范围，他们才能针对性的完成任务，员工做起事情来才能做到有地放矢。

惧怕冲突。员工往往会选择逃避当面沟通，很难就工作任务的本质问题用文字进行聚焦讨论。沟通中员工也因为自己的利益或观念不同，在观点上各执己见，这样就很难形成有效讨论。

这就需要管理者协助做好员工间的沟通协作，让大家心往一处想，劲往一处使。管理者可以用团队的力量，组织员工在线上用文字针对性讨论工作中的遇到具体任务。员工根据任务的要点进行头脑风暴。这样才能碰撞出思维的火花，更好的解决问题。

逃避责任则需要做好对员工的监督，划分责任和职责，积极调动员工的主观能动性，无视结果就需要要做到赏罚分明。

三、高效项目管理工具让团队协作更紧密
管理中如何抓好团队协作三要素呢？作为管理者的你选择飞项这款免费的项目管理工具就对了。飞项在团队协作的功能三要素分工、协作、监督上面有很大的优势。

分工
周一整理好了这周的工作安排，但如何把这周的工作安排按照“每一天、每一项社群任务、新媒体任务、KOL规划”快速便捷地分配给员工，成为困扰主管的大难题。

一般而言，工作过程中如果突然有一些相对简单的任务，我就会用飞项创建事项，然后一键邀请相关协作人参与进来。

而遇到一些相对复杂的工作事项，我就会利用脉络图来创建了，脉络图就和思维导图一样，支持我们边创边拆解，等到拆解完成后就可以邀请相应的成员加入啦。工作的安排一目了然，方便快捷，就算再复杂的工作都不用担心无法清晰传达给员工。

最后，由于我一般会在周一提前用excel安排好当周的事项，为了可以准时提醒我和协作成员处理，我就会直接把记录工作安排的excel表格导入到飞项中，然后再为每个事项安排相应的负责人，这样我就不用一个个去创建，真是简单又快捷。

并且飞项更有利于企业线上分配任务，支持多人任务派发，每个人该做什么一目了然。综上，我认为飞项在做项目管理和成员分工上面做的更加到位。

协作
在职场里，各部门的高效协作是保证各项工作顺利进行的重要前提，这里就拿社群运营作为例子吧。有些时候，我们需要通过一些活动来调动社群成员的积极性，而活动海报的设计和文案的撰写都需要交给运营部的其他同事来做。那么这个时候，我们就需要进行跨部门的协作沟通。

以前我一直觉得跨部门沟通的效率很低，为什么呢？因为群聊实在是太多了。为了方便分工交流，我们往往需要拉上三四个小群；资料共享更是乱七八糟，你一份我一份，最后谁该看什么都不清楚了。

然而，有了飞项的话，这些问题都不算事儿。因为飞项它能够以【小任务】的形式，把每一部分任务精准派发给负责这一板块的同事，功能跟建立群聊没有区别，但却省去了以往建群的琐碎环节。在同一个项目下的同事，不但可以实现实时沟通、资料共享，还可以随时发起会议，真正做到“组内精准沟通”。

除此之外，还有一个特别妙的功能。以前我们开会，除非用上像腾讯会议一样的软件，不然做不做笔记完全需要凭自觉，有时候走神了可能就错过了老板刚说完的点——你敢问吗？反正我不敢。但是，飞项自带的【划重点】功能，既可以节省老板反复讲解的功夫，又可以为开会时容易走神的你找好退路。讲到需要注意的地方，就把重点内容标出来，会议效率这不就上来了吗~

飞项在协作上面是非常不错的选择。他能激发员工工作之间针对项目的讨论交流并引导员工通过团队协作完成既定的目标。员工也可以针对重点事项进行针对性沟通。

监督
对于较大的项目管理，其实管理者很难在工作中及时掌握员工的实时的工作情况，做到有效监督。尤其当工作环节出了问题，员工之间难免会互相推脱应该承担的责任，这样管理者也无法做到赏罚分明。

在带领团队的时候，我最头疼的事情莫过于跟进团队项目的工作进度了。以前的工作汇报往往是在微信、qq等聊天软件上进行的，而这部分内容有时候又掺杂着一些其他的话题——比如任务哪里出岔子了，材料哪里需要修改了等等……这就给我们整合工作进度带来了困难。我既没有精力把一整天都用在更新员工的任务进度上，也没有办法每次都翻一堆记录找出他们现在做了什么没做什么。

但飞项的【项目概览】功能很好地解决了我的症结所在。它将项目整体内容、完成情况、动态进展都整合在一个清爽的页面里，让我一打开就可以准确定位到我所关心的内容。今天做了多少，还有多少没做；谁完成了什么，有没有新安排……在这一个页面里，我都可以找到自己需要的答案。现在，我的心思可以用在更加重要的地方上，不需要再为这些细枝末节抓耳挠腮了。