超实用的时间管理计划软件推荐|飞项:高效就是我的代名词!
我总以为时间很多,很多事可以慢慢来。直到老板不断的催促交工作结果以及各种工作结束时间都在倒计时,我才猛然发现,我根本抓不住花花流逝的时间。
为了抓住时间让我可以办更多的事情做更高效率的事情,我做了很多尝试,例如,尝试了GTD的时间管理理论。
GTD的核心步骤一共分为五步:收集→处理→组织→执行→回顾。
然而,对于时间管理初学者的我来说,理解方法却不一定能够立刻应用于实践,反复试错需要的时间成本也太高了……想到此我又开始反复的尝试各种时间管理计划软件辅助,直到我遇到了飞项——一个完美适配GTD理论的项目管理软件,这才让我得以实现高效的时间管理计划。下面就我个人的使用体验而言,来跟大家谈谈,我是怎么利用飞项做到高效的时间管理计划的。
(一)列出来的任务,好像也没那么难
根据我过往的经验和身边朋友的反馈来看,我们会有拖延行为,很大一部分原因都是“不清楚自己到底需要做什么”。
但不知道需要做什么不代表没有事情做,往往是因为事情太多了,不知道哪一个轻、哪一个重;哪一个现在要做,哪一个以后可以做。
所以,在做计划之前,我们需要先捋清思绪,在脑海里收集我们真正要去做的事情。
在GTD时间管理理论看来,收集对于后续的时间管理而言是相当重要的一步,它是帮助我们捋清想法、整顿精神的重要环节。
为了做好这一环节,我请出了飞项这个好帮手。
在这个环节里,我可以把我需要做的事情都一一在飞项列出来,写明它们的内容、所需时间、目前进度等。
你甚至都不需要考虑在哪个平台上完成这些工作,因为飞项早已为你准备好了多平台建立日程的功能。
不论是在公众号、PC端,还是APP、小程序,你都可以随心创建你的日程。

这样一来,要做什么一目了然,也就不怕做一半才想起来另一件事忘了做这种情况发生啦。
(二)整理后的清单,原来这么有条理
知道自己要做什么之后,就可以按照“四象限法则”把目前的任务分一个轻重缓急,并且用飞项自带的【标签】功能标明出来了。
在飞项的管理页面,我可以通过筛选功能随时查看不同重要程度的任务有哪些,再根据自己的安排逐个击破。

当然,在我的日常工作里,有一些比较复杂的任务是需要分段完成的。
比如说写一份计划书,我可能需要经历一个搜集文献→发放调查→分析数据→形成报告→文字整理的过程,那我就可以把这些任务通过【脉络图】功能进行拆解。
同样地,拆解出来的小任务也可以标上标签,比如【线上】查找的资料和【线下】图书馆才能查找的资料等等。做事的逻辑清晰了,也就不怕手忙脚乱了。
还有一些任务,它们可能是像周期打卡一样需要定期完成的,比如每周交一次报告,每周开一次例会等等,这些任务我可以设置一个【循环】来作为提醒。
(三)抛弃低效沟通,用飞项完美传达
在处理好所有需要做的任务后,我们就可以根据任务执行的对象进行分类了。
比方说,有些任务是我们需要和别人一起合作的,有些任务的一部分是要交给其它伙伴完成的,这些任务我们就可以考虑使用【派发】功能交给他们。

好处在哪呢?
相较于以往微信沟通、电话沟通的方式,飞项的派发可以精准地把你设置的任务内容完完全全地推送给对方,不用担心遗漏,也不用怕文件过期。你想要对方做什么,人家也一目了然。
(四)自觉主动执行,从此不再想摸鱼
执行是项目管理中最最重要的一环。
我在日常工作中的痛点其实就是“拖延”,就算我按照前面的指示做完了计划,不去执行或者没有按期执行也是没有意义的。
好在,飞项的内置【提醒】功能和外接的【飞项小姐姐】功能,都可以起到一个定时提醒的作用,好让我在摸鱼的时候心下一惊,立刻收心回到工作上来。

当然,有些时候,工作忙起来人就容易犯糊涂。
针对这一情况,飞项也贴心地推出了【早晚计划】功能,早上会给你推送预定的任务做预热,晚上会给你推送今天的成果当总结。
有需要的时候,你也可以通过【今日看板】或者【桌面小组件】功能查看当前的任务安排或实时进度,做到胸有成竹。
俗话说“知己知彼,百战不殆”,只有你知道自己要做什么、能做什么、做了什么、做了多少,你才能有一个“继续完成”的动力。
有些时候,拖延只是需要一个开始,和一个坚持下去的动力。
(五)定期回顾复盘,看看自己有多棒
在每一个任务完成或项目整体工作结束后,我可以通过飞项的【事项总结】功能做一个简要的复盘,把我的收获和不足都列出来,在看见自己的进步的同时,也能够知道自己在哪里可以做得更好。

比如今天,我梳理好了自己要做的事情,列好了合适的计划,安排了对应的工作,主动去完成了今天的部分——
那么我就可以在今天的总结里写:本人抵抗拖延第一步,已获圆满成功!
原来不是我的能力不行也不是我的时间不够,而是我没有做好科学的时间管理计划。在使用了飞项以后,不得不说我的工作效率有了明显的提高,自己肩上的压力小了,工作起来也觉得轻松了,工作质量也有了质的飞跃。
原来时间管理计划也可以这么轻松高效,原来工作不是只有烦恼和抱怨!
标签:时间管理计划软件 工作计划管理软件 飞项
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