一个高效的时间管理软件,帮你省下50%的时间!
每一个想要学习时间管理的人,都一定听说过GTD时间管理理论。作为一个不懂得时间管理计划的职场社畜,总是拿到一个任务就一股脑的盲目开干。结果就是时间全部都集中处理在单个任务上,其他的任务根本就腾不出多余的时间去处理,效率根本得不到提高。因此这种时间管理理论,自然也成了我尝试的首选方法。
一、什么是GTD时间管理理论
GTD就是Getting Things Done的缩写,意思是“把需要做的事情处理好”。简单来说,就是必须记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。
GTD的核心理念在于清空大脑,然后一步步按照设定的路线去努力执行。
GTD的核心步骤一共分为五步:收集→处理→组织→执行→回顾。
在我看来,其中最重要的两部分,分别是处理和执行。
只有你处理好了的手头要做的事情,你才知道要如何下手;知道要做什么之后,付诸行动才能够把空想变成现实。
但在处理之前,我首先得要明白自己想要做什么,或者说——必须做什么。直到这时候,我才发现,以前的我之所以会如此狼狈,是因为我从最开始的收集环节就出了问题。
因此,要解决我的难题,就要先从收集环节开始……
然而,对于时间管理初学者来说,理解方法却不一定能够立刻应用于实践,反复试错需要的时间成本也太高了……如果有一个软件可以像助手一样协助我迈出时间管理的第一步,这该多好。怀着这样的想法,我遇到了飞项——一个完美适配GTD理论的项目管理软件。
二、飞项,让我学会做高效的时间管理
光说不练假把式,还是亲身试验过的产品更值得别人信赖。
接下来,就让我跟你们唠一唠,我是如何靠飞项一转变成时间管理之神“奇异博士”的。
(一)列出来的任务,好像也没那么难
根据我过往的经验和身边朋友的反馈来看,我们会有拖延行为,很大一部分原因都是“不清楚自己到底需要做什么”。
但不知道需要做什么不代表没有事情做,往往是因为事情太多了,不知道哪一个轻、哪一个重;哪一个现在要做,哪一个以后可以做。
所以,在做计划之前,我们需要先捋清思绪,在脑海里收集我们真正要去做的事情。
在GTD时间管理理论看来,收集对于后续的时间管理而言是相当重要的一步,它是帮助我们捋清想法、整顿精神的重要环节。
为了做好这一环节,我请出了飞项这个好帮手。
在这个环节里,我可以把我需要做的事情都一一在飞项列出来,写明它们的内容、所需时间、目前进度等。
你甚至都不需要考虑在哪个平台上完成这些工作,因为飞项早已为你准备好了多平台建立日程的功能。
不论是在公众号、PC端,还是APP、小程序,你都可以随心创建你的日程。
这样一来,要做什么一目了然,也就不怕做一半才想起来另一件事忘了做这种情况发生啦。
(二)整理后的清单,原来这么有条理
知道自己要做什么之后,就可以按照“四象限法则”把目前的任务分一个轻重缓急,并且用飞项自带的【标签】功能标明出来了。
在飞项的管理页面,我可以通过筛选功能随时查看不同重要程度的任务有哪些,再根据自己的安排逐个击破。
当然,在我的日常工作里,有一些比较复杂的任务是需要分段完成的。
比如说写一份计划书,我可能需要经历一个搜集文献→发放调查→分析数据→形成报告→文字整理的过程,那我就可以把这些任务通过【脉络图】功能进行拆解。
同样地,拆解出来的小任务也可以标上标签,比如【线上】查找的资料和【线下】图书馆才能查找的资料等等。做事的逻辑清晰了,也就不怕手忙脚乱了。
还有一些任务,它们可能是像周期打卡一样需要定期完成的,比如每周交一次报告,每周开一次例会等等,这些任务我可以设置一个【循环】来作为提醒。
(三)抛弃低效沟通,用飞项完美传达
在处理好所有需要做的任务后,我们就可以根据任务执行的对象进行分类了。
比方说,有些任务是我们需要和别人一起合作的,有些任务的一部分是要交给其它伙伴完成的,这些任务我们就可以考虑使用【派发】功能交给他们。
好处在哪呢?
相较于以往微信沟通、电话沟通的方式,飞项的派发可以精准地把你设置的任务内容完完全全地推送给对方,不用担心遗漏,也不用怕文件过期。你想要对方做什么,人家也一目了然。
(四)自觉主动执行,从此不再想摸鱼
执行是项目管理中最最重要的一环。
我在日常工作中的痛点其实就是“拖延”,就算我按照前面的指示做完了计划,不去执行或者没有按期执行也是没有意义的。
好在,飞项的内置【提醒】功能和外接的【飞项小姐姐】功能,都可以起到一个定时提醒的作用,好让我在摸鱼的时候心下一惊,立刻收心回到工作上来。
当然,有些时候,工作忙起来人就容易犯糊涂。
针对这一情况,飞项也贴心地推出了【早晚计划】功能,早上会给你推送预定的任务做预热,晚上会给你推送今天的成果当总结。
有需要的时候,你也可以通过【今日看板】或者【桌面小组件】功能查看当前的任务安排或实时进度,做到胸有成竹。
俗话说“知己知彼,百战不殆”,只有你知道自己要做什么、能做什么、做了什么、做了多少,你才能有一个“继续完成”的动力。
有些时候,拖延只是需要一个开始,和一个坚持下去的动力。
(五)定期回顾复盘,看看自己有多棒
在每一个任务完成或项目整体工作结束后,我可以通过飞项的【事项总结】功能做一个简要的复盘,把我的收获和不足都列出来,在看见自己的进步的同时,也能够知道自己在哪里可以做得更好。
比如今天,我梳理好了自己要做的事情,列好了合适的计划,安排了对应的工作,主动去完成了今天的部分——
那么我就可以在今天的总结里写:本人抵抗拖延第一步,已获圆满成功!
三、理论+实践,才是真正的高效时间管理计划
正如这段的小标题所示,一开始的我就是想着有了GTD的理论,我只想要一步步的按照理论去执行就可以高枕无忧了。然而事实却大相径庭,因此,光靠时间管理理论是远远不够达到高效的时间管理计划的,要想理论得以实践就需要一款高效的时间管理计划软件,而飞项就是那款软件!
唯有采用GTD的时间管理理论再加上时间管理计划软件飞项的辅助实践,时间管理计划才能说是真正的做到高效管理了!
标签:时间管理软件 工作时间管理工具 飞项
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