有了飞项做日程安排,手机日历跟备忘录我再也没有打开过!
一、工作日程为什么会混乱?
下面是我在职场工作中经常遇到的情况:
1、下属到了任务截止日期却迟迟未完成提交工作,想去催促一下反被冲了一脸。上司整天突发急事,每次直接甩出一大堆文件让你去处理。
2、公司不大,杂事却不少,一会儿要去参加会议,一会要做工作交接,自己分不清轻重缓急,想要一股脑儿的全做了,却发现各种琐碎的事情堆攒到一起压根完不成。看上去每个任务都做了点,实际上什么都没有做。
3、面对别人安排的任务总是转眼就会忘记。
很真实,基本上每个职场人都脱离不了工作日程安排混乱的烦恼,我也一样。初入职场,所有工作大包大揽,分不清任务主次,更做不到合理分配时间,保质保量完成工作,过的一团糟。
不过幸好公司后来使用了一个日程管理软件——飞项,我才发现原来我可以如此高效率的完成工作,合理规划自己的日程,从此再也不用担心任务拖延或者忘记了!
二、想要提高效率,快用飞项管理日程
1、整合工作日程,快速了解任务安排
每天早上来到工位上,我就会打开电脑,通过飞项打开今日看板,浏览一下今天有什么工作内容,然后在心里默默做个大致的日程安排,当然也可以新建事项,安排一下不同时间段应该做什么任务。对每天的工作有了总体把握,才会让我做到心中有数,获得满满的安全感。
另外,飞项的标签功能也很nice,有时候时间一长,或者因为自身记性不好,就很容易忘记这个事项的内容和重要程度。而当我看到标签,就能一眼知晓这件事情的归类或者优先级。
飞项的标签是可以自定义创建的,我一般会将同一类型的工作事项用同一种颜色,方便自己查看事项。
自定义视图也是我比较喜欢的一个功能,它能够根据筛选不同类型的条件,帮我快速过滤事项,减少不必要的精力损耗。
2、便捷功能帮助,促进工作完成
当我知道自己这一天应该做什么事情,并且规划好日程后,就可以按部就班地进行。但工作中难免会有一些突如其来的任务,比如老大突然让你写一份合同,以及其他同事让你协助输出一篇文案等等。
为了避免遗忘这些突如其来的各种大小任务,我就会打开飞项小姐姐,把要做的事情直接发给小姐姐,这个像小助理一样存在的助手,就会快速帮我创建相关事项,不需要我再逐个事项元素去填写。
(图:飞项小姐姐)
另外,在工作过程中也不需要打开飞项来时刻提醒自己有哪些待办事项,而是会通过飞项的桌面小组件来查看当天待办事项。它可以让我不用打开软件也能快速看到今日事项安排,这样即使有突发任务,可以使用飞项小姐姐记录,用桌面小组件查看,中间不需要更多的流程,大大节省自己的时间。
(图:桌面小挂件)
另外,有些需要同事协助的任务,我就会使用飞项的派发功能,直接一键发送我的事项给同事。所有的工作任务就可以到达团队成员的手中,大大地帮我节省中间的沟通成本,让我将更多精力放在工作任务本身。
(图:派发个人日程安排事项)
3、幸有事项提醒,任务不再遗忘
在工作过程中,作为一个年岁渐长,头发渐秃的大龄女同胞,当初《离骚》都能倒背如流的情景一去不复返,如今只有左耳进去右耳出,丝毫不带走一点云彩。这个日益凸显的缺点可真是害苦了我,有时同事分配给我一件任务,我当时答应的振振有词,等到同事等了好几天来问我进程时,才突然想起来我忘记完成了。只能疯狂加班补救,外加赔礼道歉。
不过现在这种事情很少再出现了,我每接收一个任务,就会通过飞项的提醒功能,防止自己忘记任务。提醒功能可以选择不同的时间段,现在还可以自定义提醒,我一般会设在事项截止前十分钟,给自己留一部分空余时间,以免发生意外。
(图:自定义事项时间提醒)
如果有一些需要长期来做的事情,且有一定时间规律的事,比如每周的周会,或者定期的工作报告,我就会设置循环,这样不用我每天重新添加,毕竟对于我这样的人来说,有时新建事项也是一件容易忘记的事情。当设置循环功能时,你可以选择不同的时间段,我一般都是根据具体事项来设置。
(图:设置日程安排循环周期)
4、每天计划总结,打好长期基础
在职场上,我们不仅需要做好工作任务,复盘也很重要,因此做好每一次的总结,才能让我们获得长久的发展。我通常会使用事项总结,分析这个事项完成过程中遇见的问题和错误,避免下次工作犯类似的错误。
(图:日程安排事项总结)
另外,我还会每天晚上打开晚总结,看看自己今天做了哪些事,还有哪些没有完成,明天应该着重做哪些事。每次当我看到晚总结时,就会在脑海里将今天的工作依次过一遍,不仅会有更多的收获,还能得到一点小确幸,感到生活的满足感和充实感。
(图:日程管理晚总结)
三、最终总结敲重点
工作为什么混乱?还不是因为开始工作的第一步日程安排都没有做到位,工作能不混乱吗?工作能力没问题,工作态度没问题,工作日程安排不到位便一夜回到解放前,算盘敲烂也只有不划算这一种结果。
所以利用一款能帮你高效的做日程安排的软件飞项就显得很有必要了!用最短的时间,最简单的操作,就能达到最大的效率,不用我说,你应该知道怎么选了吧!
标签:日程管理软件 个人日程安排软件 飞项
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