这款好用的日程安排软件,错过就等着后悔吧!
路过实习生的办公室,偶然听见他们说日程安排的事情,情况一点都不乐观。只听他们一直在吐槽,工作任务多、紧急任务的突然、同事协助对接的麻烦,一条条诉说着全都是没有做好日程安排的后果。
刚入职场的我也是,从来不做日程安排,自己想先做什么工作就做什么工作,完全不分轻重主次,想着能完成任务就行,干嘛这么麻烦的浪费时间做日程安排。原则上来说,工作还是可以完成的,可是步入职场哪有这么多确定的事情呢?很多任务都是突然出现的,还有各种大大小小的的琐事也是一环扣一环的,你永远不知道是你想的快还是事情变得快。
不出意外的我的工作变成了一团糟,直到我被推荐使用了一个好用的日程安排软件——飞项,我才开始真正体会到日程安排带来的工作快感和轻松感。
整合工作日程,快速了解任务安排
每天早上来到工位上,我就会打开电脑,通过飞项打开今日看板,浏览一下今天有什么工作内容,然后在心里默默做个大致的日历日程,当然也可以新建事项,安排一下不同时间段应该做什么任务。对每天的工作有了总体把握,才会让我做到心中有数,获得满满的安全感。
(图:快速创建日程安排)
另外,飞项的标签功能也很nice,有时候时间一长,或者因为自身记性不好,就很容易忘记这个事项的内容和重要程度。而当我看到标签,就能一眼知晓这件事情的归类或者优先级。
飞项的标签是可以自定义创建的,我一般会将同一类型的工作事项用同一种颜色,方便自己查看事项。
(图:创建日程安排标签)
自定义视图也是我比较喜欢的一个功能,它能够根据筛选不同类型的条件,帮我快速过滤事项,减少不必要的精力损耗。
(图:自定义视图)
便捷功能帮助,促进工作完成
当我知道自己这一天应该做什么事情,并且规划好日程后,就可以按部就班地进行。但工作中难免会有一些突如其来的任务,比如老大突然让你写一份合同,以及其他同事让你协助输出一篇文案等等。
为了避免遗忘这些突如其来的各种大小任务,我就会打开飞项小姐姐,把要做的事情直接发给小姐姐,这个像小助理一样存在的助手,就会快速帮我创建相关事项,不需要我再逐个事项元素去填写。
(图:好用的日程安排软件——飞项小姐姐)
另外,在工作过程中也不需要打开飞项来时刻提醒自己有哪些待办事项,而是会通过飞项的桌面小组件来查看当天待办事项。它可以让我不用打开软件也能快速看到今日事项安排,这样即使有突发任务,可以使用飞项小姐姐记录,用桌面小组件查看,中间不需要更多的流程,大大节省自己的时间。
(图:桌面小挂件)
另外,有些需要同事协助的任务,我就会使用飞项的派发功能,直接一键发送我的事项给同事。所有的工作任务就可以到达团队成员的手中,大大地帮我节省中间的沟通成本,让我将更多精力放在工作任务本身。
(图:日程派发)
幸有事项提醒,任务不再遗忘
在工作过程中,作为一个年岁渐长,头发渐秃的大龄女同胞,当初《离骚》都能倒背如流的情景一去不复返,如今只有左耳进去右耳出,丝毫不带走一点云彩。这个日益凸显的缺点可真是害苦了我,有时同事分配给我一件任务,我当时答应的振振有词,等到同事等了好几天来问我进程时,才突然想起来我忘记完成了。只能疯狂加班补救,外加赔礼道歉。
不过现在这种事情很少再出现了,我每接收一个任务,就会通过飞项的提醒功能,防止自己忘记任务。提醒功能可以选择不同的时间段,现在还可以自定义提醒,我一般会设在事项截止前十分钟,给自己留一部分空余时间,以免发生意外。
(图:设置日程自定义时间提醒)
如果有一些需要长期来做的事情,且有一定时间规律的事,比如每周的周会,或者定期的工作报告,我就会设置循环,这样不用我每天重新添加,毕竟对于我这样的人来说,有时新建事项也是一件容易忘记的事情。当设置循环功能时,你可以选择不同的时间段,我一般都是根据具体事项来设置。
(图:设置日程循环周期)
每天计划总结,打好长期基础
在职场上,我们不仅需要做好工作任务,复盘也很重要,因此做好每一次的总结,才能让我们获得长久的发展。我通常会使用事项总结,分析这个事项完成过程中遇见的问题和错误,避免下次工作犯类似的错误。
(图:日程待办总结)
另外,我还会每天晚上打开晚总结,看看自己今天做了哪些事,还有哪些没有完成,明天应该着重做哪些事。每次当我看到晚总结时,就会在脑海里将今天的工作依次过一遍,不仅会有更多的收获,还能得到一点小确幸,感到生活的满足感和充实感。
(图:日程安排软件晚总结)
日程安排十分重要,而拥有一款高效的日程安排软件更是重中之重。靠飞项来完成我的日程安排,不仅让我少浪费了许多不必要的时间,少走了各种弯路的同时还让我的办公效率也变得高效起来了,如此好用高效的日程安排软件我肯定不会藏着掖着,借这篇文章把这款高效神器分享给你们!
标签:好用的日程安排软件 团队日程安排工具 飞项
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