工作项目进度难以掌控?那是因为你没有用对项目管理工具
作为一名普普通通的职场人,或许只要掌握Office,Excel这两大神器就足以应对大部分的常态化的工作,但是作为一名项目经理,仅靠这两款工具是远远不够的。
项目经理需要随时随地跟踪和掌握项目进度,需要统筹跨部门人员的安排,把关项目质量,应对项目带来的风险,及时做出评估,及时与甲方和公司上层进行工作的沟通.......这些问题,绝对是每一个项目经理在工作中会遇到的。即使是资深的项目管理,也需要借助一些项目管理工具来辅助进行。那么问题来了,有没有好用高效的项目管理工具可以选择呢?
于是我去请教了有5年团队项目管理经验的朋友,朋友给我推荐了一款他自己在做项目管理时常用的软件——飞项,这款软件用起来很方便,并且可以帮助你掌握项目进度、提高团队沟通协作能力,从而提高工作效率,促进项目的完成。
到底该如何使用飞项呢?下面我就给大家作一个介绍。
1.项目启动:创建工作项目,做好分门别类
此阶段是新项目的启动阶段,代表着项目要开始了,可以在【项目】下面点击【创建项目】来开始一个新的项目,这样方便以后监督工作项目的进度。
(图:创建项目)
在平时的工作中,我把一个项目里的不同工作进行分类,来加以区分,这时我就会用到飞项的项目分组视图功能,在【项目】板块进入自己事先创建好的项目,然后点击右上角的【分组】,分别创建不同类型工作的事项分组,这样可以区分不同类型的工作,会让不同类型的工作更加清晰地呈现在我的眼前。
(图:项目事项分组管理)
2.项目策划:分析工作项目,做好项目拆解
此阶段主要是做出可实行的项目方案,先分析一下即将要做的项目,明确自己的目标,然后把一个大的项目拆解成一个个可以执行的小的工作任务。
在这个阶段,我会使用飞项的【子事项】功能,在【事项】下面选择要完成的工作,然后通过添加【添加子事项】的方式来创建,把一个大的项目拆分成一个个可以实现的小任务,然后可以随时通过【脉络图】来查看要做的工作,这样的方法可以让大的项目更加可控,也可以使看起来难度比较大的项目更容易完成。
(图:查看事项脉络图)
3.项目执行:做好项目分发,团队高效沟通
这个阶段就要执行之前做好的计划了,在带领我们团队工作的时候,我会通过添加【协作人】的方式把任务派发给大家,这样每项工作由谁来负责我就可以记得一清二楚了,不至于搞乱。
(图:添加项目协作人)
如果遇到问题的话,我们也会在项目【讨论】里随时进行沟通,这样沟通起来很方便,可以节省团队的沟通成本,提高工作的效率。我们团队有时也会使用事项IM的里的【预约会议】和【发布公告】功能,用来沟通重要工作以及发布通知。
(图:项目沟通IM)
4.项目监测和控制:了解日程安排,监控项目进度
在项目管理的过程中要随时随地对项目进行监测和控制,了解项目的进展情况,让项目尽可能地按照自己设想的方向发展。飞项是一个对项目进行监测的好帮手,可以在项目版块的【项目概览】随时查看项目的相关信息,掌握项目的相关动态。
我平时会用项目板块的【事项列表】查看各个任务的完成情况,能够了解到这个项目的进展如何,更好的把控项目的进度。还会通过【日程】查看各个成员的日程安排,了解团队成员的工作进展如何,以做出适当的调整。
5.项目收尾:分析优点缺点,做好项目总结
在项目收尾阶段,需要对项目的成果进行记录,这时,可以做一次项目的复盘总结,吸收这次项目过程中的经验,以便更好地指导下一次的工作。
这时我会使用飞项的是【事项总结】功能,对已经完成的项目进行一下总结,分析一下这个项目哪里做的好,哪里做的不好,原因是什么?这样以后再开始做下一个项目的时候,可以随时参考以前做过的项目,吸取以前成功的经验,也可以避免再犯以前犯过的错误。
总之,使用项目管理软件,可以节省许多的时间和成本,还可以提高工作效率,而飞项就是一个不错的选择,与其花费大量时间去选择一款项目管理软件,不如就试试飞项吧。
标签:项目管理软件 团队项目事项管理工具 飞项
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