多项目同时管理有多难？那是因为没有找准合适的项目管理工具！

你是否也被下面的问题困扰许久：

手里同时进行了五六个项目，优先处理哪个，头疼欲裂！

每次开项目管理会议，人员来的零零散散，总是无法全部到齐！

项目关键环节，进展到哪一步，无从知晓！

同样的问题总是重复出现，到底该如何是好？

想要解决上述问题，或许我们需要先对项目管理的一些问题进行深入剖析，即使是资深的PM，也会存在多项目管控问题，项目无法把控，究其原因有三点。

一、没有建立很好的进度管理制度

针对项目，如果无法做到实时管控，这对管理者们来说是一件很可怕的事。传统的EXCEL表格处理项目进度已经逐渐被抛弃，聪明的管理者懂得使用项目管理工具辅助进行进度管理，然而，项目成员完成情况无从知晓，项目延期原因难以查找！工具没用对，问题依然很突出。

二、缺乏有效的沟通机制

“无沟通、无管理”，这是很多企业管理者所熟知的项目管理中的计划、实现、管控等

多个环节，沟通自始至终贯穿其中。沟通分为外部沟通和内部沟通，内部沟通即为项目内成员之间的沟通，上传下达，相互协调。外部沟通为项目干系人员非项目成员之间的沟通。往往在项目管理过程中，管理者们十分重视对项目内成员的沟通，每周召开各种各样的会议，月会、周例会、复盘会、调度会等，电话会议、视频会议等已成为常态，换来之的却是组织内成员的疲惫不堪，项目外干系人员的一无所知。

三、人的问题日渐突出

项目经理必备的一大技能必定是对人的管理！这也是项目管理环节中最难的一项。职场上大多数人存在消极应对情况，表现在：工作不积极，主观能动性差，只做自己份内之事，对于最终目标实现与否，丝毫不关心。这类人往往容易在工作不善于主动沟通，不及时与相关人员反馈问题。如果能做好对人的管理，将项目细分为不同的板块，正确的人做正确的事，相信会达到事半功倍的效果。

现如今，企业管理者或者项目PM企图借助项目管理软件辅助项目管理，然而以上三大问题依然凸显，即使是花费巨大成本优化项目管理，仍然效果甚微，为此我们需要了解一下封闭循环原理。

何为封闭循环原理？

封闭循环原理指的是任何一个系统内的管理手段必须构成一个连续的封闭的回路，才能有效地进行管理活动。而项目管理中进度控制是一种循环性的例行活动，其活动包括计划、分派、实施、监督、调整、复盘，形成一个封闭式的循环系统，对项目的进度控制其实就是封闭循环不断运行的过程。

借助项目管理工具【飞项】，我们可以很好的实施封闭循环管理，从而避免以上三大问题的出现，为项目管理带来行云流水般的体验。表现在：

一、快速创建：项目创建简单快速

对于项目创建，管理者必然追求高效而便捷。不如试试【飞项】，不仅可以快速创建项目，还能支持自定义循环事项的频率和周期，管理者不再需要每天手动设置，此外，【飞项】之所以用的顺手的原因，在于其快速复制导入功能，大大缩减了流程、节约了时间。

1、已创建的事项，支持一键导入项目，无须重新创建。

（图：导入项目事项）

2、事项详情内支持“复制事项”功能，支持用户对可复用的事项进行快速创建/更改。

（图：复制事项）

3、飞项还支持微信文件、本地文件等多种文件导入和上传，支持同步日历，支持EXCEL批量导入多个事项。

（图：导入项目事项）

二、项目管理：做到可控、可调

不得不承认，做好进度管控是项目管理取胜的关键！通过【飞项】，我们可以从宏观上把控项目全局，做到项目进度实时掌握，不至于项目管控出现难以控制局面。

首先，我们将项目进行拆解，这是项目得以实现至关重要的环节。利用【飞项】拆解功能，我们将事项拆分成母子孙三层，再从这三层中分别拆解子事项，在【飞项】支持每一层拥有20个子事项。

（图：项目多级拆解）

其次，我们通过脉络图可查看每一个事项的概况，在新版【飞项】中，我们不仅可以直接在脉络图中创建子事项。还可对各事项进行拖拽，直接调整事项的上下级关系，无疑更加方便了管理者进行项目管理。

（图：项目事项管理脉络图）

再者，通过项目-事项列表可实现进度的在线管理，如我们在【事项列表】中概览当天所有安排，一旦出现延期项目，可安排优先处理。

（图：项目管理事项列表）

三、沟通机制：项目成员沟通及时高效

有资料表明，管理者70%的时间用在沟通上。开会、作报告是常见的沟通方式，而项目管理中70%的问题是由于沟通障碍引起的，项目执行力差，归根结底都与沟通有关。

因此建立健全的沟通机制显得特别重要。何为有效的沟通机制？即消息的及时响应，跨地域跨时间建立起来的及时沟通机制。

（图：项目管理协作沟通IM）

除常规的可在【飞项】发起会议通知外，在【飞项】支持【同步进展】功能，事项状态、到时提醒实时到位。通过【飞项】【权限管理】功能，可添加项目外成员协助处理项目，通过项目概览直接查看到所属项目背景信息、成员情况等，通过查看项目进度，来了解项目进展，这在很大程度上缩短了所必须的沟通时间成本，通过【飞项】，我们可以建立有效的沟通机制。

（图：项目管理通知提醒）

除软件本身【提醒】功能外，在新版【飞项】中新增【时间提醒】自定义，在创建事项时可设置5个自定义提醒，避免错过完成事项的最佳时间，这将成为项目成员必不可少的功能，相比于以往项目需要催办，【飞项】的一系列功能可大大提高团队成员的工作积极性。

（图：项目管理自定义时间）

四、复盘机制：项目把控胸有成竹

复盘应当围绕项目目标进行，我们需要强调的是复盘并不是一个人的复盘，而是需要与项目有关的所有人和事项均参与进来（包括项目内成员、项目外有关系的成员、所有事件）。没完没了的会议将消耗成员的积极性，在【飞项】我们将不再“执着于”开“小会”，每日总结必不可少，成员也可通过事项总结/沉淀过程来查看重点注意事项。