做好项目进度管理,一定要知道的项目管理软件——飞项
老实说,我们自己所要处理的工作和日常生活,无非就是一些大大小小的任务、项目。这就意味着我们的大脑要同时应对多个任务的进度,就好像电脑开启多个后台运行,数量多了,就会开始发热发烫,开始卡顿了。
想要做好项目,第一步就是要把项目按照优先等级进行划分,这样就不会手忙脚乱不知道从哪一步开始做起,然后把这些放进工具进行提醒处理。第二就是做好人员与资源的分配。第三就是进度的掌控。
项目计划都安排好了,就差一款项目管理工具了,今天给大家推荐一款项目管理工具飞项,不求很全面,只求最有用,能够解决项目管理出现的各种问题。
一、快速创建:项目创建简单快速
对于项目创建,管理者必然追求高效而便捷。不如试试【飞项】,不仅可以快速创建项目,还能支持自定义循环事项的频率和周期,管理者不再需要每天手动设置,此外,【飞项】之所以用的顺手的原因,在于其快速复制导入功能,大大缩减了流程、节约了时间。
1、已创建的事项,支持一键导入项目,无须重新创建。
2、事项详情内支持“复制事项”功能,支持用户对可复用的事项进行快速创建/更改。
3、飞项还支持微信文件、本地文件等多种文件导入和上传,支持同步日历,支持EXCEL批量导入多个事项。
二、项目管理:做到可控、可调
不得不承认,做好进度管控是项目管理取胜的关键!通过【飞项】,我们可以从宏观上把控项目全局,做到项目进度实时掌握,不至于项目管控出现难以控制局面。
首先,我们将项目进行拆解,这是项目得以实现至关重要的环节。利用【飞项】拆解功能,我们将事项拆分成母子孙三层,再从这三层中分别拆解子事项,在【飞项】支持每一层拥有20个子事项。
其次,我们通过脉络图可查看每一个事项的概况,在新版【飞项】中,我们不仅可以直接在脉络图中创建子事项。还可对各事项进行拖拽,直接调整事项的上下级关系,无疑更加方便了管理者进行项目管理。
再者,通过项目-事项列表可实现进度的在线管理,如我们在【事项列表】中概览当天所有安排,一旦出现延期项目,可安排优先处理。
三、沟通机制:项目成员沟通及时高效
有资料表明,管理者70%的时间用在沟通上。开会、作报告是常见的沟通方式,而项目管理中70%的问题是由于沟通障碍引起的,项目执行力差,归根结底都与沟通有关。
因此建立健全的沟通机制显得特别重要。何为有效的沟通机制?即消息的及时响应,跨地域跨时间建立起来的及时沟通机制。
除常规的可在【飞项】发起会议通知外,在【飞项】支持【同步进展】功能,事项状态、到时提醒实时到位。通过【飞项】【权限管理】功能,可添加项目外成员协助处理项目,通过项目概览直接查看到所属项目背景信息、成员情况等,通过查看项目进度,来了解项目进展,这在很大程度上缩短了所必须的沟通时间成本,通过【飞项】,我们可以建立有效的沟通机制。
除软件本身【提醒】功能外,在新版【飞项】中新增【时间提醒】自定义,在创建事项时可设置5个自定义提醒,避免错过完成事项的最佳时间,这将成为项目成员必不可少的功能,相比于以往项目需要催办,【飞项】的一系列功能可大大提高团队成员的工作积极性。
四、复盘机制:项目把控胸有成竹
复盘应当围绕项目目标进行,我们需要强调的是复盘并不是一个人的复盘,而是需要与项目有关的所有人和事项均参与进来(包括项目内成员、项目外有关系的成员、所有事件)。没完没了的会议将消耗成员的积极性,在【飞项】我们将不再“执着于”开“小会”,每日总结必不可少,成员也可通过事项总结/沉淀过程来查看重点注意事项。
通过【飞项】,事项详情内新增了【事项总结】入口,支持文本编辑与文件上传。早计划晚总结作为软件的一大亮点,也是得到了不少使用者的安利,提前将计划纳入行程,早上打开软件,即可将目标牢记心中,晚上可使用【事项总结】功能,复盘总结,作为项目闭环的重要一步,着实吸引了不少管理者。
项目管理说起来容易,做起来却是比较困难的,只有结合项目管理工具,管理起来才能轻松不急促,做到心中有数,游刃有余。
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