如何高效的进行多项目管理?飞项助你成为项目管理高手
几乎每个职场人,多多少少都有接触到一些项目,有些人是项目的执行者,有些人是项目的管理者。很多项目经理在执行项目的过程中经常会遇到许多的问题。
项目的进度跟不上,经常被甲方爸爸追着问,什么时候把这个问题解决了?
什么时候这个项目进度比实际预估的又落后了?
大概什么时候会解决掉,你当时都是怎么跟我保证的?每当这个时候,项目经理就一个头两个大,平时严格管控项目的进度,就显得格外重要了!项目管理软件能够帮助你理清项目,掌握进度,及时提醒,高效沟通等。
今天就我给大家介绍一款多项目进度管理软件,它就是飞项,飞项作为一款新型的项目管理软件,可以适用于包括项目管理在内的许多场景,既能管理单一项目的任务,还能管理跟进多个项目,为项目管理带来轻松高效的体验。
一、快速创建:项目创建简单快速
对于项目创建,管理者必然追求高效而便捷。不如试试【飞项】,不仅可以快速创建项目,还能支持自定义循环事项的频率和周期,管理者不再需要每天手动设置,此外,【飞项】之所以用的顺手的原因,在于其快速复制导入功能,大大缩减了流程、节约了时间。
1、已创建的事项,支持一键导入项目,无须重新创建。
2、事项详情内支持“复制事项”功能,支持用户对可复用的事项进行快速创建/更改。
3、飞项还支持微信文件、本地文件等多种文件导入和上传,支持同步日历,支持EXCEL批量导入多个事项。
二、项目管理:做到可控、可调
不得不承认,做好进度管控是项目管理取胜的关键!通过【飞项】,我们可以从宏观上把控项目全局,做到项目进度实时掌握,不至于项目管控出现难以控制局面。
首先,我们将项目进行拆解,这是项目得以实现至关重要的环节。利用【飞项】拆解功能,我们将事项拆分成母子孙三层,再从这三层中分别拆解子事项,在【飞项】支持每一层拥有20个子事项。
其次,我们通过脉络图可查看每一个事项的概况,在新版【飞项】中,我们不仅可以直接在脉络图中创建子事项。还可对各事项进行拖拽,直接调整事项的上下级关系,无疑更加方便了管理者进行项目管理。
再者,通过项目-事项列表可实现进度的在线管理,如我们在【事项列表】中概览当天所有安排,一旦出现延期项目,可安排优先处理。
三、沟通机制:项目成员沟通及时高效
有资料表明,管理者70%的时间用在沟通上。开会、作报告是常见的沟通方式,而项目管理中70%的问题是由于沟通障碍引起的,项目执行力差,归根结底都与沟通有关。
因此建立健全的沟通机制显得特别重要。何为有效的沟通机制?即消息的及时响应,跨地域跨时间建立起来的及时沟通机制。
除常规的可在【飞项】发起会议通知外,在【飞项】支持【同步进展】功能,事项状态、到时提醒实时到位。通过【飞项】【权限管理】功能,可添加项目外成员协助处理项目,通过项目概览直接查看到所属项目背景信息、成员情况等,通过查看项目进度,来了解项目进展,这在很大程度上缩短了所必须的沟通时间成本,通过【飞项】,我们可以建立有效的沟通机制。
除软件本身【提醒】功能外,在新版【飞项】中新增【时间提醒】自定义,在创建事项时可设置5个自定义提醒,避免错过完成事项的最佳时间,这将成为项目成员必不可少的功能,相比于以往项目需要催办,【飞项】的一系列功能可大大提高团队成员的工作积极性。
四、复盘机制:项目把控胸有成竹
复盘应当围绕项目目标进行,我们需要强调的是复盘并不是一个人的复盘,而是需要与项目有关的所有人和事项均参与进来(包括项目内成员、项目外有关系的成员、所有事件)。没完没了的会议将消耗成员的积极性,在【飞项】我们将不再“执着于”开“小会”,每日总结必不可少,成员也可通过事项总结/沉淀过程来查看重点注意事项。
通过【飞项】,事项详情内新增了【事项总结】入口,支持文本编辑与文件上传。早计划晚总结作为软件的一大亮点,也是得到了不少使用者的安利,提前将计划纳入行程,早上打开软件,即可将目标牢记心中,晚上可使用【事项总结】功能,复盘总结,作为项目闭环的重要一步,着实吸引了不少管理者。
项目进度管理出现的问题不难解决,难的是要找到一款适合自己的项目管理工具。飞项就是一个不错的选择,它还有更多的功能,期待你去解锁!
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