针对PDCA【飞项】帮你做到高效的任务管理!
谈到任务管理就不得不提到任务管理理论支撑之一的PDCA工作法,所谓PDCA即计划、执行、检查、处理四大环节的合称,这四个大环节结婚起来就是一套完成的任务管理系统。
而这个系统缺少哪一个环节,都会导致任务管理难以运作及进行。但是将四个环节都处理到位,任务管理自然就如鱼得水一般。不仅可以花最少的时间办最高效率的事,还可以确保工作任务的质量,一举多得。
将PDCA工作法运用到实际的工作中,就可以清晰地了解到:
1、 任务方针和目标的确定,以及任务规划的制定。
2、 根据任务设计具体的方法,进行具体运作
3、 工作任务一目了然,任务脉络了然于心
4、 及时复盘总结,推动下次进展
接下来,我将使用这款工作任务管理工具——飞项,结合PDCA工作法以及自己的工作经验,让更多打工人告别繁重任务,轻松管理工作任务。
一、计划:明确工作任务、制定任务目标
俗话说,好记性不如烂笔头,面对繁杂的工作任务,我们的大脑并不是那么可靠,特别是像我一样拥有拖延症和健忘症的人,经常会忘记自己的工作任务,不得不通过纸笔等工具记录下来。
但是我们不可能时刻都带着笔记本,更何况现在是网络时代,学习都开始无纸化了,我们也需要使用一些更加方便的工具,帮助我们明确工作任务。
我们团队经常使用飞项,在飞项平台创建一个项目,在项目概览可以掌握项目的相关信息,比如是谁创建的,团队成员有哪些人。
作为团队领导也不必担心因为协同而造成信息泄露,每个项目都有管理权限,项目外的成员可以处理事项,但是不能查阅项目内的事项,在保证工作效率的同时,保护公司的信息安全。
二、执行:联系团体沟通、快速完成工作
在之前的工作过程中,由于工作任务不透明,团队成员之间沟通不畅,导致我十分焦虑,有时项目策划很好,但是在工作过程中总是出现这样或那样的问题,陡然间增加许多工作量。
因此当我使用飞项后,能够明显感受到工作轻松不少。
在面对复杂的工作任务时,我们团队使用飞项的事项派发,支持母子孙事项派发给协作人,协作人可以是微信好友/飞项协作人。在最初使用时,我还在担心单次事项的协作人数会有限制,不能让团队中更多的成员参与进来,没想到,飞项支持单次事项的协作人免费升级至100个人,已经非常满足我们团队成员的需要了。
在飞项,我们团队经常使用事项/项目IM,你可以方便实时沟通,可以在小任务预约会议、发布公告、创建待办;可以文件导入。不用在其他平台单向发送信息,帮助你在最短的时间内高质量完成任务,并且任务需求更清晰、安排更高效。
在事项/项目IM内还有一个非常重要的功能——重点标记。俗话说,没有优先级的任务管理工具不是好工具。完成工作任务,首先要明确哪一个任务需要立刻完成,哪一个任务可以往后延期,帮助你合理安排自身精力。
在工作过程中,之前所创建的事项无须再次新建,可以使用一键导入,将事项重新导入到当前项目,减少时间浪费,提高工作效率。
并且飞项有一个非常好用的功能——事项提醒,有时我们工作太忙,甚至连打开事项列表的时间都没有,经常顾不上所有事情,所以这时飞项就会用进展提醒,来告诉你即将有工作到了截止日期。从此不必担心因为工作逾期而被领导批评的一无是处了。
三、 检查:掌握任务脉络、工作更加效率
企业成员不是孤立的个体,而是相互联系、共同运转的整体,特别是在现代化的今天,跨部门合作已经是非常常见的事情。
但是跨部门合作面临着信息沟通不畅,工作任务分配问题等障碍,我们如何才能通过工作任务将不同部门之间的人联系起来呢?
当你对项目整体认知不明确时,你就可以使用事项脉络,掌握整体布局以及查看各部分的相关信息、实时跟进完成情况等,即使你是一个职场新人,或者刚刚负责项目的人不会感到一头雾水,无从下手,能够轻松掌握项目的各项任务以及完成情况。
在事项列表内还可以看到有关这一项目的所有事项,以及团队成员的完成情况,这样当我们处理工作遇见问题时,可以迅速知道寻找哪一个人询问,高效解决问题。同时,还可以对事项进行筛选,看看完成进度如何,或是某位协作人参与了哪些事项等等。
我们团队经常使用飞项的成员日程功能,可以了解所有成员在项目中的日程安排及完成情况,去看看成员的执行进度如何,然后根据成员的工作安排,需要做调整的可以直接在上面调整,进行合理分工,不会出现一人扛起一个团队的情况。
四、 处理:笔记随时记录、复盘不必担心
工作过程中不怕出现问题,最可怕的是不断出现同样的问题。没有人可以天生就会所有知识,我们的工作经验就是在不断的挫折和教训中总结转化中形成的。一个善于学习的人,也是一个善于复盘的人。
在任务管理中,复盘也越来越成为高质量完成任务的必修课,找到任务中的失误,记录下来保证下次不会再犯。
在飞项中,你可以使用笔记功能记录与分享完成任务后的复盘和总结,也可以帮助你把每一个灵光一闪的灵感积累下来,促进自己每天不断成长。
PDCA也只是任务管理的方法,想要实现高效的任务管理还是要依靠一定的高效工作任务管理工具来辅助完成的。
合理的运用高效的工作任务管理工具【飞项】,不仅可以解决大部分任务管理过程中出现的管理问题及漏洞,还可以针对每个环节对症下药的最大化减少任务管理过程消耗的时间和精力,真正的做到在有限的时间和资源下达到最高的效率。
-
大企业团队为何钟情于项目管理软件?
作为一个专用于企业团队的项目管理软件,为何有那么多大企业团队都钟情于它?它到底可以对企业团队在管理项目中起到什么作?
2022-07-06
-
选择项目管理软件,你需要记住这几方面
很多人对于项目管理软件的印象还处于传统的参数设置、操作复杂等层面,所以在使用软件的过程中往往因为使用成本过大、功能和预想不一致而放弃。如果你正在寻找下一个项目管理工具,请记住本文介绍的选择项目管理软件过程中需要注意的几方面,这一定对你有帮助。
2022-07-04
-
疫情当下,如何利用线上团队协作管理软件高效办公?
借助于一些线上团队协作管理软件,则可以通过软件的功能来更直观、更高效的管理项目和团队、更便捷更迅速的沟通交流,起到提高工作效率、节省运营成本、消除信息孤岛、资源孤岛的作用,从而更加有效的管理人与人、人与事、人与物、人与钱和人与信息这五种最重要的关系,最终实现提升企业竞争能力的终极目标。
2022-06-13
-
项目管理管什么?这个工具告诉你!
用飞项,让项目管理不再是难题,飞项--项目管理工具看板的功能也在不断更新改进,提高用户的使用感,用户的项目管理和时间管理得到优化,生活工作更加便利。
2022-06-01
-
职业大神必备的免费项目管理软件!
作为过来人,【飞项】这款免费的项目管理软件真的值得推荐,无论你在项目管理方面有什么困扰,它都可以帮你把项目管理安排妥当,让你顺顺利利达成项目目标!
2022-05-30
-
实用的团队项目管理软件,推荐给你!
团队协作中,要让团队成员的价值以及工作价值得到发挥,提高团队成员的成就感和荣誉感,团队项目才会高效完成,总之,飞项这款团队项目管理软件,是利用项目、事项、讨论和笔记这四项核心功能,来形成完整的项目信息闭环,不重复,不遗漏,帮助企业实现更高效的项目管理。
2022-05-26
-
好用的管理软件,让团队项目更高效
企业工作管理中,必须要在有限资源条件下,在项目活动中运用各种专业的管理知识和方法,让团队项目高效地进行,飞项这款团队项目管理软件,是利用项目、事项、讨论和笔记这四项核心功能,来形成完整的项目信息闭环,不重复,不遗漏,帮助企业实现更高效的项目管理。
2022-05-26
-
团队管理凌乱,这款软件帮助你!
实践证明,团队项目管理软件的使用,能够帮助企业产生巨大的经济效益,为项目的顺利完成提供坚实的保障,而飞项这款团队项目管理软件,是利用项目、事项、讨论和笔记这四项核心功能,来形成完整的项目信息闭环,不重复,不遗漏,让企业更好地应用于各种项目当中。
2022-05-26
-
这款软件,让团队项目管理变高效!
团队项目管理软件,让团队的价值得到充分挖掘,飞项这款团队项目管理软件,是利用项目、事项、讨论和笔记这四项核心功能,来形成完整的项目信息闭环,不重复,不遗漏,帮助企业实现更高效的项目管理。
2022-05-26
-
团队项目管理太难?这个神级软件可以帮助你!
项目进行中,最关键的是,团队项目管理者应及时接受团队成员的项目反馈,做出合理的判断,才能推动项目进行得更顺利,飞项正是利用项目、事项、讨论和笔记这四项核心功能,来形成完整的项目信息闭环,不重复,不遗漏,帮助企业实现更高效的项目管理。
2022-05-26
- 2022-04-25
- 2022-04-25
- 2022-03-17
- 2022-05-13
- 2022-03-15
- 2022-04-14
- 2022-06-13
- 2022-03-15
- 2022-06-01
- 2022-04-22
- 2022-04-18
- 2022-04-25
- 2022-03-25
- 2022-04-25
- 2022-04-14
- 2022-04-07
- 2022-03-22
- 2022-04-13
- 2022-04-11
- 2022-03-25