掌握这3个技巧，扫清处理待办事项路上的障碍！

待办事项的清单，绝不只是单单把事项内容都全部抄写下来那么简单。它是一个具有思考的过程，把所有需要待办的事项，在从记录下来的那一刻起就已经在做思考规划。

而一份合理有效的待办事项清单，拿到手后，不仅可以快速的明确事项的内容和事项的要求，还可以针对不同事项的时间、地点、要求，做出相对应的安排。可以说一份高质量的待办清单就像是一份职场说明书，可以协助职场人高效的完成待办事项，找到适合自己的工作模式。

但如果一份没有经过任何规划的待办事项清单，不仅会打乱我们的工作节奏，还会把我们困住低效率的坑里苦苦挣扎，始终不见成效。

一、”没规划“的待办事项清单

在职场生活中，为了完成当天设想的任务，我们往往会罗列长长的待办事项清单，然后沉浸在自己的待办工作，被逐一打勾或标注的喜悦中。

但问题是，不是所有的待办事项都同等重要。

如果我们同等对待清单上的任务，那么反倒会让我们产生惰性而不自知，且在工作上也不会取得较大的进步和突破。

因为一份普通的待办事项清单，没有显示出一项任务的重要性，也没有清楚的显示哪些任务是当天需要优先完成的。

 这种情况下，人会不自觉先挑选简单且容易完成的待办事项，而把重要但更复杂、耗时、耗费精力的待办事项搁在最后。

如果当天完不成就推到“明天”再做，就这样日复一日...但我们仍然感到良好，并且觉得工作很高效，因为我们完成了许多任务。

然而，真正的效率并不是尽可能多地处理你的待办事项清单上的任务。相反，当你持续完成最有价值的任务时，才能达到高效状态。

当你不断地把你的任务清单上最有价值的任务删除时，你才会取得最大的进步、赢得财富和影响力。

二、”升级版“的待办事项清单

为了避免这种效率陷阱，创建一份相对完美的待办事项清单非常有必要。

在达蒙·扎哈里亚德斯的《高效清单工作法》一书中，提到了10种常用的待办事项清单法，分别是：

每个待办事项清单法都有其适用性，比如「3-MIT法」就不太适合用于职场。因为在职场我们不免会遇到上级临时交代的紧急事项，这时候我们就必须得中断手头上的工作，先把紧急事项完成。

而「“事无巨细”清单」也会因为罗列了一大堆大小事项，而让人反倒更加焦虑，不利于我们高效完成任务......

因此，为了更大化的提高我们的工作成效，我们要根据实际情况取其精华，切忌生搬硬套。

为了做好待办事项清单，我在运用上述的待办事项清单法的同时，还借助了「飞项」这款事项协作工具，希望以下方法对你也有用。

在开始工作前，我们可以先在大脑过一遍今天的待办事项，然后把重要任务、以及对推进重要工作有影响的小任务列入待办事项清单。

1、小而有影响的任务

对于小而有影响的任务，比如审稿，因为这需要上级审核稿件后，才可继续安排发稿。因此，这类型的任务就可以在「飞项」直接创建相关的待办事项。

为了让待办事项如期完成，我们需要为该事项增加一个”截止时间“。

如果待办事项不需要旁人协助完成，直接创建即可；

如果需要给同事/上级完成的，点击「邀请协作人」给对方派发该事项；

待协作人接受了邀请后，该事项会出现在自己和协作人的日程中。

到点提醒对方完成任务的同时，「飞项」公众号或者APP push还会为你推送事项的完成进展和日报。

2、重要且复杂的任务

能让我们在职场上进步、体现价值，且需要一定的思考、协作、组织统筹的事情，我们将其归类为重要且复杂的任务。比如，研究新产品在自媒体渠道的推广方式。

（1）事项思考过程=GTD收集/整理

GTD流程的第一步就是：收集。你需要做的，就是把自己所有的待办事项在笔记/记录表中全部列出来。罗列完后，就需要对其进行整理，明确每一项任务的实质和内容。

当我认为较为重要且复杂的任务，以「研究新产品在自媒体渠道的推广方式」为例，我会思考需要有哪些适合的平台？需要发布怎样的稿件？怎么样的内容形式？通常，我会用思维导图整理个人思路，如下图所示：

（2）创建一个复杂事项=GTD组织1.0

在整理阶段，我们对各个任务进行了判定，而我习惯将事情根据时间、处理对象分如下四种，最重要的就是区分是否需要他人协作，是否是短期内需要完成。

还是以「研究新产品在自媒体渠道的推广方式」为例，整理完思路后，发现部分待办事项需要同事协助完成，比如抖音的视频剪辑需要视频组协助，各平台所需的产品图片需要设计组协助。

那么，我会将上诉大纲按照1-3级拆分成事项，复杂事项建议在「飞项」的PC端创建，屏幕够大、方便操作。

（3）多人分发=GTD组织2.0

复杂事项拆解完，对于需要他人协作的事项我会派发给指定的负责人。

我会把相关任务的具体指标、标准要求在分派事项的背景信息里交待清楚，使得任务更加清晰，然后在邀请协作人里通过微信好友、飞项协作人等为他人派发事项。

所派发的事项，会以卡片的形式发送到执行者的微信聊天窗口，即时实现事项的同步协作。

待协作被接受之后，事项就会自动进入对方的日程之中，每天通过日报提醒其该事项的进展和办理。

 通过拆解复杂事项，飞项还提供了一个人性化的功能「事项脉络图」，它可以让我们直观监控整个事项的进度情况、先后的主次、以及谁在负责什么都一目了然，更大程度上让实际进展与计划保持一致，以保证项目能够顺利进行。

 （4）事项执行=GTD执行

任务在拆解以后最重要的的其实是执行，想强调一点的是，执行特别是协作类任务的执行，最重要的是处理过程的信息畅通、协作效率高，进度可及时共享等，在满足这几条的情况下，一般来说结果都不会差。

而飞项可谓是一一满足了信息畅通、协作效率高，进度可及时共享等，我们接着看。

①专属事项空间，减少信息干扰

在飞项上，无论是项目，还是细分的子任务，都有一个单独的IM，无需额外在微信上新建新的群聊，且各个任务之间信息互不干扰。

②重点、文件自动提炼，拒绝聊天瀑布“爬楼”

事项IM沟通过程中，我们可以对沟通内容的文字、文件等标记重点，且飞项对“重点”、“文件”会自动提炼，再也不用“爬楼”找干货，即便是新邀小伙伴也能快速了解事项的重点内容，省下不少时间还高效。

③事项小工具，让工作效率翻倍

协作过程中，为了推动事项的进展，难免需要开个会议讨论，而会议结束后，也会产生相应的待办事项，以及发布即时公告等等。

所以，飞项除了有事项协作和日程管理外，还支持在对应的事项中发起会议预约、时间征集、待办创建和发布公告等促进协作行为的小工具。

（5）事项回顾=GTD回顾

回顾阶段非常重要，因为回顾能更大程度上确保所有项目和行动都能按时完成。因此，我们需要定期查看每项任务的进展如何？哪些任务遇到了困难？哪些任务需要调整？通过定期回顾，可以优化我们的时间管理系统，进而提升工作效率。

①日程、早报，回顾事项超轻松

在飞项上，我们通过日程看板，以及每天早上9点准时推送的早报，看到每项任务的完成情况。

 ②笔记关联事项，知识存档

在飞项上，你可以记录下对事项的思考，关联到相应的事项，当需要时可以在事项笔记及时提取；当事项结束后，也可以将自己总结的方法论记录在飞项笔记，并且关联到该事项，方便日后回顾和复用

3、合理安排所有任务

无论是小而有影响的任务，还是重要且复杂的任务，只要完成创建后，我们都需要按照四象限原则，给每个事项按照轻重缓急合理排序。

而这在「飞项」也能轻易实现，所有的事项会根据事项开始时间自动区分轻重缓急，我们可以自行对所有事项的顺序作自由调整，更大化实现有限的时间处理无限的问题。

三、小结

高效率并不代表你围着工作内容，持续的连轴转，而是指的在有限的时间里将所有需要处理的待办事项可以按时按质按量的完成。

一份高质量规划合理的清单，就是你高效办公的第一步。试着使用「飞项」来记录你的待办事项，科学合理的安排事项，列出你满分合理的职场清单。