想要免费又高效的团队协作管理工具?选择【飞项】就对了
身为一个团队的管理者,你是否在团队任务管理中遇到这样的问题:
1、每次在分配任务的时候,员工之间总是你推我让的,团队任务安排起来非常困难;
2、交代给员工的任务已经到了约定好的时间,但是员工迟迟交不出完整的任务方案,导致项目进度一拖再拖;
3、布置好的任务,询问员工的时候得到的都是肯定的答案,事实上交上来的‘作业’就可以反映出来员工根本就是一窍不通的不懂装懂,重复沟通浪费更多的时间;
4、常常不了解项目进度完成的怎么样,手上的项目一个个去问,不仅乱还容易混...
出现上述的问题,可能是因为没有掌握正确的团队任务管理方法所导致的,掌握正确的团队任务管理方法就可以轻松的解决上述存在的问题。
1.分配任务应该落实到具体的某一个人
这样做能避免工作出现错漏,员工间互相推卸责任。如果要分配给2~3人的小团队,则要确定谁来负责,并说明出现问题就由他/她来承担。
2.要把完成时间具体到某天某时,而不是“尽快”、“越快越好”
模糊的时间概念会让员工分不清轻重缓急,如果恰逢手头上也有紧急重要的事,很可能把刚布置的任务往后推,而领导所说的“尽快”可能是2小时内必须交付,到时交付不出,轻则影响项目进度,重则影响项目结果。
3.布置完任务要询问员工是否理解任务意图和目标
人与人之间存在理解偏差,为了消除差异,统一目标,较好的办法就是再次询问,看员工所理解的内容与自己的想法有无出入,同时对错的地方予以纠正。
4.检查任务进度
虽然做好任务分配后,每一个子项目都有专人负责,但作为任务派发的管理者必须统揽全局,为整个项目负责,所以定期询问项目进度,掌握项目完成率很有必要。
一般来说,周期长的项目可分多个节点了解项目进度,周期短的项目可居中了解一次。
这套团队任务管理方法需要管理者做好子项目管理人、进度、汇报、紧急事项等的记录,常规的excel或者纸质笔记本要么缺乏协作,要么效率较低,如果管理者想提高效率,更好的办法是借助团队任务管理软件进行管理,比传统的记录方法效率高很多。
比如使用专业的团队任务管理软件“飞项”进行管理,就可以把上述方法中的每一条都落到实处,并且一目了然。
第一,解决项目创建,分配项目到某人
找到飞项的【项目】页面就能进行项目创建,在项目概述栏可以直接拖拽文件进去,减少口述任务的理解偏差概率。
项目概述下方可邀请协作成员,即该项目细分的子项目负责人。协作成员可以是微信好友或飞项协作人。
飞项可以通过权限管理,让项目外的成员加入可协作项目事项内,但无法查阅项目内其他事项,以保证信息安全,例如需要公司外部人员配合等情况就可以用到权限管理功能。
第二,解决任务具体安排事宜
点开【事项】页面,点击【+】号就可以创建新的事项,在右上方可选择该事项所属项目,方便多项目同时进行管理。
创建新事项时可添加标签、协作人,以及添加完成时间和到时提醒,做到专人专责,时间明确,如果某事项不是一步就能完成,还可以在下方添加多个子事项。当事项小组需要沟通时,事项IM还能实现即时快速交流。
第三,解决任务进度检查
创建项目后,在【项目】页面可以查看对应项目的概览、事项列表和成员日程。
●项目概览→可以查看该项目的相关信息、完成时间、协作人员、项目动态、相关数据,其中的项目动态能看到协作人员都创建了什么事项,又有谁加入项目等。飞项还加入了排行榜的功能,可以看到项目成员参与的事项量、创建量、完成率和延期率。方便管理者了解每个员工的工作情况,以及统揽团队任务。
●事项列表→可以查看该项目下创建的所有事项任务,还可以根据时间、协作人、事项状态筛选出想要了解的内容,让管理者时刻掌握项目每一步的进行情况,发现子项目有延时或错误时,能第一时间解决问题,避免影响整体项目进程。
●成员日程→可以查看工作安排情况,如果发现有成员工作量过大,而有的成员事情很少或空闲,可以以此为依据重新合理分配工作,避免忙的忙死、闲的闲死的尴尬。
借助【飞项】团队任务管理软件,对团队任务的每个环节进行针对性的管理,不仅可以让每个员工都发挥出自己最大的能力,还减少了不必要的沟通时间成本。如此方便快捷的高效工具,团队管理者怎么能不爱呢?
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