使用飞项轻松打造一个高效的任务管理团队

在团队任务管理中，团队管理者常常担任着指挥和主持的作用。

而很多时候，团队管理者会同时掌管着多个任务，而每个任务又有可能由不同的成员组成，以及手头上的每个任务进展可能又不尽相同。

由此，也很容易导致一个任务的进度还没有弄明白，另一个任务又不知道如何开始进行......   

如何快速的开展团队任务，同时做到每个项目井水不犯河水的有条不紊的独立进行，成为了每个团队任务管理者最需要迫切解决的问题。

优秀的团队任务管理是要靠方法去进行的，下面我就以团队任务管理的四种方法步骤去分析如何做到高效的团队任务管理。

        1.分配任务应该落实到具体的某一个人

        这样做能避免工作出现错漏，员工间互相推卸责任。如果要分配给2~3人的小团队，则要确定谁来负责，并说明出现问题就由他/她来承担。

        2.要把完成时间具体到某天某时，而不是“尽快”、“越快越好”

        模糊的时间概念会让员工分不清轻重缓急，如果恰逢手头上也有紧急重要的事，很可能把刚布置的任务往后推，而领导所说的“尽快”可能是2小时内必须交付，到时交付不出，轻则影响项目进度，重则影响项目结果。

        3.布置完任务要询问员工是否理解任务意图和目标

        人与人之间存在理解偏差，为了消除差异，统一目标，较好的办法就是再次询问，看员工所理解的内容与自己的想法有无出入，同时对错的地方予以纠正。

        4.检查任务进度

        虽然做好任务分配后，每一个子项目都有专人负责，但作为任务派发的管理者必须统揽全局，为整个项目负责，所以定期询问项目进度，掌握项目完成率很有必要。

一般来说，周期长的项目可分多个节点了解项目进度，周期短的项目可居中了解一次。

        这套团队任务管理方法需要管理者做好子项目管理人、进度、汇报、紧急事项等的记录，常规的excel或者纸质笔记本要么缺乏协作，要么效率较低，如果管理者想提高效率，更好的办法是借助团队任务管理软件进行管理，比传统的记录方法效率高很多。

        比如使用专业的团队任务管理软件“飞项”进行管理，就可以把上述方法中的每一条都落到实处，并且一目了然。

        第一，解决项目创建，分配项目到某人

        找到飞项的【项目】页面就能进行项目创建，在项目概述栏可以直接拖拽文件进去，减少口述任务的理解偏差概率。

        项目概述下方可邀请协作成员，即该项目细分的子项目负责人。协作成员可以是微信好友或飞项协作人。

项可以通过权限管理，让项目外的成员加入可协作项目事项内，但无法查阅项目内其他事项，以保证信息安全，例如需要公司外部人员配合等情况就可以用到权限管理功能。

        第二，解决任务具体安排事宜

        点开【事项】页面，点击【+】号就可以创建新的事项，在右上方可选择该事项所属项目，方便多项目同时进行管理。

        创建新事项时可添加标签、协作人，以及添加完成时间和到时提醒，做到专人专责，时间明确，如果某事项不是一步就能完成，还可以在下方添加多个子事项。当事项小组需要沟通时，事项IM还能实现即时快速交流。

        第三，解决任务进度检查

        创建项目后，在【项目】页面可以查看对应项目的概览、事项列表和成员日程。

  ●项目概览→可以查看该项目的相关信息、完成时间、协作人员、项目动态、相关数据，其中的项目动态能看到协作人员都创建了什么事项，又有谁加入项目等。飞项还加入了排行榜的功能，可以看到项目成员参与的事项量、创建量、完成率和延期率。方便管理者了解每个员工的工作情况，以及统揽团队任务。

●事项列表→可以查看该项目下创建的所有事项任务，还可以根据时间、协作人、事项状态筛选出想要了解的内容，让管理者时刻掌握项目每一步的进行情况，发现子项目有延时或错误时，能第一时间解决问题，避免影响整体项目进程。

 ●成员日程→可以查看工作安排情况，如果发现有成员工作量过大，而有的成员事情很少或空闲，可以以此为依据重新合理分配工作，避免忙的忙死、闲的闲死的尴尬。

如何高效的进行团队任务管理？相信【飞项】已经给出了最优异的答卷。

团队任务管理单靠管理者一人的努力，不仅累且效率低。适当的借助一些工具不仅省时省力还达到事半功倍的效果。

希望这篇文章能给在为团队任务管理头疼的管理者带来一些帮助~