高效的团队任务管理，管理者应该这样做

在职场中，团队任务管理是职场人成为团队领导者的必修课程。有效的团队任务管理可以：

1、让团队成员快速的了解项目内容和要求，快速进入工作状态

2、团队成员之间衔接工作顺利有效的进行

3、团队任务高效的完成

4、减少不必要因为沟通问题消耗的时间

如此看来，团队任务管理是在职场团队协作中不可或缺的一个最重要的环节。

团队任务管理工作没有新手想象中的那么简单，它不单单只是在任务分配完后等结果出来就行了。而是更像一个系统，系统中分为几个重点环节，同时每个环节之间环环相扣，息息相关。任何一个环节的缺失和小插曲都会导致后面的环节无法进行，甚至是所有的环节全线崩盘。

但团队任务管理也没有想象中的那么难，知己知彼，方能百战百胜。想要高效的做好团队任务管理首先的就要去了解团队任务管理系统管理中的四个环节，通过对每个环节的拆分和管理，团队任务管理不就变得高效容易起来了吗?

        1.分配任务应该落实到具体的某一个人

        这样做能避免工作出现错漏，员工间互相推卸责任。如果要分配给2~3人的小团队，则要确定谁来负责，并说明出现问题就由他/她来承担。

        2.要把完成时间具体到某天某时，而不是“尽快”、“越快越好”

        模糊的时间概念会让员工分不清轻重缓急，如果恰逢手头上也有紧急重要的事，很可能把刚布置的任务往后推，而领导所说的“尽快”可能是2小时内必须交付，到时交付不出，轻则影响项目进度，重则影响项目结果。

        3.布置完任务要询问员工是否理解任务意图和目标

        人与人之间存在理解偏差，为了消除差异，统一目标，较好的办法就是再次询问，看员工所理解的内容与自己的想法有无出入，同时对错的地方予以纠正。

        4.检查任务进度

        虽然做好任务分配后，每一个子项目都有专人负责，但作为任务派发的管理者必须统揽全局，为整个项目负责，所以定期询问项目进度，掌握项目完成率很有必要。

一般来说，周期长的项目可分多个节点了解项目进度，周期短的项目可居中了解一次。

        这套团队任务管理方法需要管理者做好子项目管理人、进度、汇报、紧急事项等的记录，常规的excel或者纸质笔记本要么缺乏协作，要么效率较低，如果管理者想提高效率，更好的办法是借助团队任务管理软件进行管理，比传统的记录方法效率高很多。

        比如使用专业的团队任务管理软件“飞项”进行管理，就可以把上述方法中的每一条都落到实处，并且一目了然。

        第一，解决项目创建，分配项目到某人

        找到飞项的【项目】页面就能进行项目创建，在项目概述栏可以直接拖拽文件进去，减少口述任务的理解偏差概率。

        项目概述下方可邀请协作成员，即该项目细分的子项目负责人。协作成员可以是微信好友或飞项协作人。

项可以通过权限管理，让项目外的成员加入可协作项目事项内，但无法查阅项目内其他事项，以保证信息安全，例如需要公司外部人员配合等情况就可以用到权限管理功能。

        第二，解决任务具体安排事宜

        点开【事项】页面，点击【+】号就可以创建新的事项，在右上方可选择该事项所属项目，方便多项目同时进行管理。

        创建新事项时可添加标签、协作人，以及添加完成时间和到时提醒，做到专人专责，时间明确，如果某事项不是一步就能完成，还可以在下方添加多个子事项。当事项小组需要沟通时，事项IM还能实现即时快速交流。

        第三，解决任务进度检查

        创建项目后，在【项目】页面可以查看对应项目的概览、事项列表和成员日程。

 ●项目概览→可以查看该项目的相关信息、完成时间、协作人员、项目动态、相关数据，其中的项目动态能看到协作人员都创建了什么事项，又有谁加入项目等。飞项还加入了排行榜的功能，可以看到项目成员参与的事项量、创建量、完成率和延期率。方便管理者了解每个员工的工作情况，以及统揽团队任务。

●事项列表→可以查看该项目下创建的所有事项任务，还可以根据时间、协作人、事项状态筛选出想要了解的内容，让管理者时刻掌握项目每一步的进行情况，发现子项目有延时或错误时，能第一时间解决问题，避免影响整体项目进程。

●成员日程→可以查看工作安排情况，如果发现有成员工作量过大，而有的成员事情很少或空闲，可以以此为依据重新合理分配工作，避免忙的忙死、闲的闲死的尴尬。

通过上述团队任务管理的四节环节代入到【飞项】这个团队任务管理工具里面，发现【飞项】都有完善的功能体系与每个环节相对应。

由此看来，【飞项】这款团队任务管理工具确实能给职场团队带来很大的帮助和便利，使用起来快速便捷，却清晰易操作。如此一来，便可以解决了管理者在团队任务管理中面对的大部分难以解决的问题。