选对项目管理工具，团队管理也可以很简单

 所有在日常生活或者是职场上所需要处理的待办事项都可以被称作项目。项目不分难度、简易、甚至不分领域，同时项目的产出无规律、无特定时间，通常就是突然出现且抱团而来，一个项目出现的同时也牵引出其他项目的产生。随着项目处理的常态化‘项目管理’一词也随之诞生了。 

在规定有限的时间和企业有限的资源下，从上级向下级准确无误的传达出项目要求内容，下级接收项目能清楚了解自己需在项目中担任的职责和事项；同级之间可以互相配合协同办公，最后下级能及时向上级对任务进行反馈的整个流程下来，对所涉及的全部工作进行有效的管理，便称作项目管理。因此看出项目管理并不是一件容易事，无规律的事项，环环相扣的流程，处理不当衍生出来的管理问题也会日益显著。

多个项目之间管理混乱或者串了味，线上沟通不仅耗时耗力还会造成有信息遗漏的风险，执行项目的过程中不能及时的沟通反馈等等。事实证明，利用合适的项目管理工具能够很好的解决上诉出现的问题，提高PM的项目管理效率，确保项目有序的进行。下面是一名拥有多年工作经验的PM总结出的项目管理中存在问题，以及项目管理工具【飞项】在项目管理中的运用，希望给正在经历项目管理难题的你们一些思考。

一、目标不明确，分工不清晰，责任不透明

对事的管理，本质上其实是对人的管理，而对人的管理却是所有管理难题里最难的一项，归其原因，还是因为工作分配不均，正所谓忙的忙死，闲的闲死，加之责任不透明，看似每个人都在做着分配给自己的任务，实则与整体计划脱轨。

这时候项目经理可能需要利用“趁手”的项目管理工具进行工作的合理分工，并且可以监控到每一位责任人的工作状态，从而确保项目顺利进行。

1、拆解项目合理分工，可最大程度提升工作质量

PM通过对项目的轻重缓急、难易程度、需要的技能和项目参与者的个人能力来分配工作，以此确保分工的合理性。

如果是简单小项目，我们可以通过【飞项】直接创建和拆解事项，最高可拆解为三层，设置待办事项，将不同的子事项分配给相关人员（每一层可设置20个子事项），这样做可确保分工合理，合理的分工将带来参与者在参与后技能水平、工作效率、工作质量等方面的提升，从而实现个人价值，带来工作质量的提升。

如果是周期长、规模大的大型项目，则可以借助【飞项】的项目板块来进行规范管理和执行。

2、责任透明化，可一定程度上强化成员责任感

拥有允许分配和跟踪责任的项目工具是促进问责制的关键。

通过【飞项】我们可以将项目成员放在一个共同目标的page里，共享彼此的事项和进展，让项目里的参与者明确自身和他人的目标和任务。通过对每位成员的动态的【追踪】以此来强化内部成员的责任感。如【排行榜】可看到每位项目成员活跃度，包括他们的事项量、完成率和延期率等。

【成员日程】可预览参与该项目的所有成员的任务分配情况、完成情况，轻松做好员工工作量管理。利用【飞项】实现内部责任的透明化，项目负责人和协同者各司其责，分工明确，可确保项目成员朝着既定目标执行。

二、事项项目整体进度难把控，项目外人员参与度低，项目延迟问题凸显

项目进度管理中最常见的问题即：整体进度无法掌控，项目延迟。项目管理人一旦管理不好手中的多个项目，将会出现管理混乱，项目延迟甚至项目被迫取消。把握项目进度是项目管理的重中之重。

1、项目概览，轻松管理项目

通过【飞项】的【项目概览】可直接获取项目的背景信息、动态、成员的情况，轻松掌握项目任务关键数据，如已延期数据、未完成数据等，所有进度一目了然，做到项目管理可视化。

在【事项列表】上，可以从不同维度可快速筛选出项目具体细节，通过这些来实时调整项目策略，做到项目管理在可控范围内。

2、项目干系人的有限参与，确保项目进度如期进行

由于中间需求不断变更，各类突发情况产生，导致项目进度滞后，这个时候我们就需要使项目干系人员参与进来。

在【飞项】，我们邀请项目外成员协作项目内事项，一方面他们可直接查看所在事项的进度和安排，避免因需求的变更和传递误差带来时间成本的浪费；另一方面，项目自身有【权限管理】，项目外成员无法查阅其他事项，可最大程度保证整个项目的信息安全，防止信息的泄露。

三、创建事项不合理，优先级别未设置

在项目管理过程中，经常会遇到这样的问题：子项目过多，导入、查找出现巨大困难，甚至出现误删文件情况。创建的事项一旦过多，难免会遗漏某些重要事项，从而导致整个项目出现问题甚至被推迟。

如何利用项目管理工具合理创建事项，对于项目经理来说是一门学问。我们可以利用【飞项】的导入事项功能和设置标签功能，进行事项的快速创建工作。

【飞项】可将某个事项设置多个【标签】。将事项的优先级别进行重点标记分类管理，且一个任务可设置多个标签，通过设置不同级别的的事项进行分类管理，再通过筛选可快速处理紧急程度较高的事项，这样做可使项目有条不紊进行下去。

 四、缺乏沟通，易形成“信息孤岛”

作为项目经理，需要明确团队成员和干系人员他们的角色和职责，使他们知道项目的细节和进展，其中不乏存在沟通问题。现如今，信息漏斗在项目沟通中问题中尤其明显。表现为：各个项目沟通缺乏桥梁，成为各自的孤岛，导致项目无法实时整合。

使用项目管理工具【飞项】可确保项目相关人员第一时间获取最新资讯，如利用其【实时提醒功能】，事项状态提醒可实时到位，过滤低价值操作信息，避免信息干扰。

团队成员和利益相关者可在【飞项】中针对某一项任务发起结果讨论和实时线上群聊，利用【飞项】聊天中【同步功能】可实现边沟通边发起任务，且任务支持同步到日程，这样能提高沟通效率，减少操作步骤，从而为项目管理节约更多的时间成本。

五、缺乏及时复盘，重复问题时常出现

复盘是一种有效的将工作的思考、总结、反思、提高整合于一身的工作方式，在项目管理中，项目复盘越来越成为项目经理的必修课！项目后期对项目进行回溯，总结经验，可在一定程度上避免重复错误的出现，由此找到项目中存在的问题和继续保持的优势。

在【飞项】，我们通过【今日看板】、【全量视图】等功能，迅速回顾协作过程，实时的数据情况来复盘每日情况。【晚总结】可实时查看每日项目团队完成情况.

与此同时，我们可以在【笔记】中记录与分享完成任务后的复盘和总结，且可以做到每日一总结，这对于梳理项目工作流程、完善项目执行的过程，并不断优化项目的各个方面很重要。

项目管理并不是一件难事，适当的运用合适的项目工具。【飞项】就是这么一款高效的项目管理工具。利用【飞项】进行项目管理不仅可以节约沟通成本，减少不必要消耗的时间；同时将每个项目都区分开在不同项目中只办该项目的事，促使项目管理更加有效的进行。