还在为项目管理头疼?可视化的项目进程了解一下
作为项目管理之所以难就难在这几个重点方面:项目成员对项目目标不了解,项目管理者无法得知项目每个环节的进度;不能很好的得到项目成员对项目的反馈信息;项目各自重要文件散落杂乱无章,难以查找和统计整合等等。
下面就以我们自己的团队为例,来展开说说我们在寻找高效的项目管理工具的心路历程和经历。
新的尝试,却也产生新的问题
这里先简单介绍一下我们团队,我们团队主要负责对接公司客户,并根据客户的要求服务好客户,比如输出新产品推广方案,或者节假日的一些推广方案。
日常接到客户项目后,我会需要团队不同角色的小伙伴一起配合,做好客户的项目配合和服务,包含:客户及产品需求管理、项目计划、项目进程管理及项目时间管理、客户方沟通、内部项目组协同管理。
初期,我们团队也试用过市面上比较常见的项目管理类软件,虽说能够帮助我们监测项目的进度,也能够给成员派发任务。
但是,这些软件在启动项目之前,都必须先进行企业的创建,再生成固定项目组,然后构建整体的项目规划、配置可视化方案,过程中的新增事项只能在项目成员里进行选择。
这种做法不仅创建过程复杂,限制协作群体和人数,也丢失了一款事项协作工具应该具备的协作灵活性和高效触达。对于我们团队根据客户项目不断变化组合的方式并不完全适用。
而且,能够基本满足我们需求的项目管理类的软件,价格都在600-700/人/年,而我们团队有13人,每年下来的成本还是蛮高的,毕竟我们还是一个初创团队,软件的价格也是我们较为看重的一个因素。
因此,如果有一款协作软件能够帮我们解决项目派发,以及项目过程管理问题,比如能够以单个项目创建工作小组,并针对项目进行项目跟踪及沟通,把控项目进度,然后价格低一点,那就超完美了。
飞项,让现有的难题迎刃而解
2020年,我们团队初次接触了飞项,这些功能让整个项目团队不断地提升工作效率,随着它的不断迭代,更是带来了更多的惊喜:
1、事项派发,不用催也能知进度
由于我的工作性质,平常多以出差为主,有时候每周都得出差,这时候最怕处理相关信息不顺畅,所以我比较常用手机解决工作上的事项,而飞项提供全平台支持,包括小程序、iOS、Android、Windows、Mac客户端。
因此,我平常多是用飞项的PC+APP/小程序,每周梳理工作时,会将项目分解后依次给项目成员指派任务,派发的任务会以卡片的形式,在push通知或微信通知团队小伙伴。
当小伙伴接受之后,事项就会自动进入他们的日程之中,微信公众号会按时提醒其完成事项,免去了派发的事项被遗漏,同时我也不用当个”催“命三郎了。
为了及时掌握和处理项目在开发阶段遇到的问题,每天跟踪进展是必做的事情,而飞项的每日日报就很好的解决了我的难题。
2、项目目标拆解,提高可执行性
对于任何一个项目来说,制定好项目目标并不代表就完事了,只有对目标进行拆解,才能保证目标能有效落地执行。
过往我拆解一个项目目标,多会用到WBS工作分解法,因为WBS的本质就是把项目分解为可被执行、可跟踪的工作单元。
一般我会在飞项上新建一个项目,然后利用其「子事项」功能,对项目目标进行拆解。以我们之前负责的一个项目为例:在七夕推广玛氏集团旗下的德芙巧克力,如何获得更多交易额,就是项目的终极目标。当然由于项目的保密性,这里就不再多描述交易额目标是多少了,具体拆解见下图:
把目标分解后,项目组的成员对各自的任务也就清晰明了了,同时,作为项目负责人,通过飞项的「脉络图」功能,就能够实时监控各环节的进度。
3、过程协作,让沟通更省事、方便
除了让成员知晓项目目标,并给成员派发任务,我们还需要对项目进行沟通,因为充分沟通会影响一个项目能否顺利完成,否则不仅会让项目延期,还会导致成员间互相甩锅。
过往,为了确保需求能被真正理解,我们会新建各种群进行沟通,比如海报对接群、文案对接群、产品群...
用了飞项后,就省了不少麻烦,还是以我们之前对接的项目举例,通过飞项以子事项的形式进行拆解,即把新项目拆解为市场现状分析、流量渠道、流量转化3个小组,每个子事项都有独立的IM。
这样一来,我们就不用额外在微信上新建新的群聊,还能对沟通内容的文字、文件等标记重点,且飞项对“重点”、“文件”会自动提炼,项目成员再也不用“爬楼”找干货。
4、协作小工具,提高了50%的效率
项目推进过程中,我们也经常需要开会,飞项的预约会议功能上线后,随之而来的附带效应让我们在这一环节收益良多。
比如我们当天要开一个流量获取渠道讨论会,我就会在产品这个子事项下,发起会议邀请,然后填写会议主题、时间、地点,最后再邀请相应的参会人。小组成员接受会议邀请后,会议就会自动进入他们的日程清单中,并到点提醒。
会议后一般会产生一些待办,是支持项目达成的;飞项也可以直接在事项中发起待办派发给事项相关的人员。
说在最后
【飞项】既能明确团队共同努力奋斗的目标,拢聚人心;也能针对团队不同的成员,专人专事的制定分配合理的项目。用起来十分的方便且得心应手。
如果你们个人或者团队,有出现过我们团队之前存在过的问题,或者是对笔者所介绍项目管理工具【飞项】的功能感兴趣的,不妨下载【飞项】去定制你们团队专属的项目管理方式,希望能给你们团队也带来一定的帮助。
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