想达到高效项目管理?做好这5个阶段就够了
为什么需要项目管理?
无论是在日常生活中还是在职场中,所有需要去处理完成的任务和计划都可以被定义为项目。由此便可以看出,项目产生的过程是一个非常快速同时需求量大。当然,一个项目通常不会单独出现,它可以是有计划也可以是不按套路出牌的不速之客,每个项目之间可以是单独的个体也可以是有联系的环环相扣。
如果把每个项目单独看作一个个商品,那么项目管理很自然的相当于一个庞大的仓库系统。通过仓库系统将不同的商品进行归纳、整理、分类,在按照商品不同的特质属性进行货架的上新,调整。从而让每个商品都充分发挥出自己的价值,推动公司的项目的高效运作和最大限度的为公司获取最高的利益。
一、什么是项目管理?
在百度百科中,对项目管理(Project management)的解释为:运用各种相关技能、方法与工具,为满足或超越项目有关各方对项目的要求与期望,所开展的各种计划、组织、领导、控制等方面的活动。
里边阐述了“运用各种相关技能、方法与工具”,也就是说,作为一名在职场人,做好项目管理只有方法论还不行,还得使用高效的管理工具。
合适的管理工具不仅可以提高个人/团队的生产力和效率,还可以使组织为高影响力项目带来的变化做好准备。
因此,为了发挥最佳性能,我们需要充分利用项目管理的工具。
二、怎么做好项目管理?
一般而言,项目管理有五个常规流程:启动、计划、执行、监控和收尾。
1、项目管理之启动阶段
拿到一个新的项目,不要急着做任务分解,否则很容易导致需求不明确,及因为需求沟通不够而出现各种各样的问题,甚至是自己没有想到的一些情况。
拿到一个新项目,第一步是明确项目需求,紧接着确定项目目标,关于项目目标,必须满足SMART(目标管理)原则,即:
S:具体性(Specific)—— 目标应该明确具体,不能笼统
M:衡量性(Measurable)—— 可以通过定性或定量方式对目标进行衡量
A:可实现性(Attainable)——目标在付出努力的情况下是可以实现的
R:相关性(Relevant)——目标必须和其他目标具有相关性
T:时限性(Time-bound)——需在特定限期完成目标
明确了项目目标后,紧接着就要定义相关方的期望值,最后选择项目组成员。
2、项目管理之计划阶段
项目管理的计划阶段是项目实施过程中非常重要的一个阶段。
在这个阶段,为了能使项目团队的工作有序的开展,你需要完成的是分解工作任务、估算任务工期、安排时间进度、计划风险与沟通等工作内容。
首先,可以利用 飞项 创建一个项目。
然后,利用SMART原则的可实现性(Attainable),将整体项目分解为可消化的小任务,让协作人清晰过程里的实现路径。
紧接着,再结合SMART原则的时限性(Time-bound),为每个任务设置关键节点和截止日期,让每一个执行者都能按时保质保量在预算内完成任务。
最后,拆解完项目,下一步就是合理分配、落实到人。
我们需要做的,就是利用SMART原则的具体性(Specific),即把相关任务的具体指标、标准要求在分派事项的背景信息里交待清楚,使得任务更加清晰,然后在邀请协作人里通过微信好友、飞项协作人等为他人派发事项。
所派发的事项,会以卡片的形式发送到执行者的微信聊天窗口,即时实现事项的同步协作。
待协作被接受之后,事项就会自动进入对方的日程之中,每天通过日报提醒其该事项的进展和办理。
3、项目管理之执行阶段
项目的执行具体包括项目的前期工作、范围变更、记录项目信息、激励组员,强调项目范围及目标等。
在项目执行过程中,最重要的内容就是项目信息的有效沟通,以保证信息及时的传递。
在飞项上,无论是项目,还是细分的子任务,都有一个单独的IM,无需额外在微信上新建新的群聊,且各个任务之间信息互不干扰。
沟通过程中,我们可以对沟通内容的文字、文件等标记重点,且飞项对“重点”、“文件”会自动提炼,再也不用“爬楼”找干货,即便是新邀小伙伴也能快速了解事项的重点内容,省时又高效。
协作过程中,为了推动事项的进展,难免需要开个会议讨论,而会议结束后,也会产生相应的待办事项,以及发布即时公告等等。
所以,飞项除了有事项协作和日程管理外,还支持在对应的事项中发起会议预约、时间征集、待办创建和发布公告等促进协作行为的小工具。
4、项目管理之监控阶段
项目管理的监督阶段贯穿项目始终,是保证项目朝目标方向前进的重要过程,就是要及时发现偏差并采取纠正措施,使项目进展不偏离目标方向。
飞项的“事项脉络图”,一定程度上依据了SMART原则的相关性(Relevant),它可以让我们直观监控整个事项的进度情况、先后的主次、以及谁在负责什么都一目了然。
一旦发现问题,作为项目管理者必须要对计划内容和时间表进行调整,使得实际进展与计划保持一致,以保证项目能够顺利进行。
5、项目管理之收尾阶段
当项目进入总结与验收阶段时,项目就进入了收尾。传统的项目总结只是站在当前项目的角度思考,这对后续的工作几乎不起作用。
而加入知识管理的方法,面向未来思考,则可以在沉淀项目经验教训的基础上,有效提高组织未来相关类似项目的执行,同时避免重复犯错。
当项目进入收尾阶段,一方面飞项会自动储存并归类项目文档。
另一方面,飞项的笔记关联事项功能可以做复盘总结,这对于项目管理来说是相当有用的;即在飞项的笔记上,总结出未来同类项目可能犯的错误及可应用的优秀点,接着将该总结笔记关联相关事项,分享给协作成员。
如此一来,这些项目文档和总结的经验笔记,就会成为公司的知识信息,为后续员工所用。
三、写在最后
启动、计划、执行、监控、收尾,了解并把控好项目管理的这五个阶段,无论面对的是什么项目内容,不管是复杂的还是难度系数高的,都能够轻松从容的应对。
项目管理五个阶段是环环相扣的,任何一个环节的差池,都很有可能导致后面的阶段难以进行。此时,借助一个能落实到项目管理每个阶段,全面把控的项目管理工具就可以减少掉许多的风险,少走许多弯路。而【飞项】就是在这么一款项目管理工。
低成本高效的管理,针对性的深入到每个阶段细节,让你的办事效率高效快速起来。
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