想达到高效项目管理？做好这5个阶段就够了

为什么需要项目管理？

无论是在日常生活中还是在职场中，所有需要去处理完成的任务和计划都可以被定义为项目。由此便可以看出，项目产生的过程是一个非常快速同时需求量大。当然，一个项目通常不会单独出现，它可以是有计划也可以是不按套路出牌的不速之客，每个项目之间可以是单独的个体也可以是有联系的环环相扣。

 

如果把每个项目单独看作一个个商品，那么项目管理很自然的相当于一个庞大的仓库系统。通过仓库系统将不同的商品进行归纳、整理、分类，在按照商品不同的特质属性进行货架的上新，调整。从而让每个商品都充分发挥出自己的价值，推动公司的项目的高效运作和最大限度的为公司获取最高的利益。

一、什么是项目管理？

在百度百科中，对项目管理（Project management）的解释为：运用各种相关技能、方法与工具，为满足或超越项目有关各方对项目的要求与期望，所开展的各种计划、组织、领导、控制等方面的活动。

 

里边阐述了“运用各种相关技能、方法与工具”，也就是说，作为一名在职场人，做好项目管理只有方法论还不行，还得使用高效的管理工具。

 

合适的管理工具不仅可以提高个人/团队的生产力和效率，还可以使组织为高影响力项目带来的变化做好准备。

 

因此，为了发挥最佳性能，我们需要充分利用项目管理的工具。

 

二、怎么做好项目管理？

一般而言，项目管理有五个常规流程：启动、计划、执行、监控和收尾。

1、项目管理之启动阶段

拿到一个新的项目，不要急着做任务分解，否则很容易导致需求不明确，及因为需求沟通不够而出现各种各样的问题，甚至是自己没有想到的一些情况。

拿到一个新项目，第一步是明确项目需求，紧接着确定项目目标，关于项目目标，必须满足SMART（目标管理）原则，即：

S：具体性（Specific）—— 目标应该明确具体，不能笼统

M：衡量性（Measurable）—— 可以通过定性或定量方式对目标进行衡量

A：可实现性（Attainable）——目标在付出努力的情况下是可以实现的

R：相关性(Relevant)——目标必须和其他目标具有相关性

T：时限性（Time-bound）——需在特定限期完成目标

明确了项目目标后，紧接着就要定义相关方的期望值，最后选择项目组成员。

2、项目管理之计划阶段

项目管理的计划阶段是项目实施过程中非常重要的一个阶段。

在这个阶段，为了能使项目团队的工作有序的开展，你需要完成的是分解工作任务、估算任务工期、安排时间进度、计划风险与沟通等工作内容。

 

首先，可以利用 飞项 创建一个项目。

然后，利用SMART原则的可实现性（Attainable），将整体项目分解为可消化的小任务，让协作人清晰过程里的实现路径。

紧接着，再结合SMART原则的时限性（Time-bound），为每个任务设置关键节点和截止日期，让每一个执行者都能按时保质保量在预算内完成任务。

最后，拆解完项目，下一步就是合理分配、落实到人。

 

我们需要做的，就是利用SMART原则的具体性（Specific），即把相关任务的具体指标、标准要求在分派事项的背景信息里交待清楚，使得任务更加清晰，然后在邀请协作人里通过微信好友、飞项协作人等为他人派发事项。

 

所派发的事项，会以卡片的形式发送到执行者的微信聊天窗口，即时实现事项的同步协作。

 

待协作被接受之后，事项就会自动进入对方的日程之中，每天通过日报提醒其该事项的进展和办理。

3、项目管理之执行阶段

项目的执行具体包括项目的前期工作、范围变更、记录项目信息、激励组员，强调项目范围及目标等。

在项目执行过程中，最重要的内容就是项目信息的有效沟通，以保证信息及时的传递。

 

在飞项上，无论是项目，还是细分的子任务，都有一个单独的IM，无需额外在微信上新建新的群聊，且各个任务之间信息互不干扰。

沟通过程中，我们可以对沟通内容的文字、文件等标记重点，且飞项对“重点”、“文件”会自动提炼，再也不用“爬楼”找干货，即便是新邀小伙伴也能快速了解事项的重点内容，省时又高效。

协作过程中，为了推动事项的进展，难免需要开个会议讨论，而会议结束后，也会产生相应的待办事项，以及发布即时公告等等。

 

所以，飞项除了有事项协作和日程管理外，还支持在对应的事项中发起会议预约、时间征集、待办创建和发布公告等促进协作行为的小工具。

4、项目管理之监控阶段

项目管理的监督阶段贯穿项目始终，是保证项目朝目标方向前进的重要过程，就是要及时发现偏差并采取纠正措施，使项目进展不偏离目标方向。

 

飞项的“事项脉络图”，一定程度上依据了SMART原则的相关性(Relevant)，它可以让我们直观监控整个事项的进度情况、先后的主次、以及谁在负责什么都一目了然。

一旦发现问题，作为项目管理者必须要对计划内容和时间表进行调整，使得实际进展与计划保持一致，以保证项目能够顺利进行。

5、项目管理之收尾阶段

当项目进入总结与验收阶段时，项目就进入了收尾。传统的项目总结只是站在当前项目的角度思考，这对后续的工作几乎不起作用。

 

而加入知识管理的方法，面向未来思考，则可以在沉淀项目经验教训的基础上，有效提高组织未来相关类似项目的执行，同时避免重复犯错。

 

当项目进入收尾阶段，一方面飞项会自动储存并归类项目文档。

 

另一方面，飞项的笔记关联事项功能可以做复盘总结，这对于项目管理来说是相当有用的；即在飞项的笔记上，总结出未来同类项目可能犯的错误及可应用的优秀点，接着将该总结笔记关联相关事项，分享给协作成员。

如此一来，这些项目文档和总结的经验笔记，就会成为公司的知识信息，为后续员工所用。

三、写在最后

启动、计划、执行、监控、收尾，了解并把控好项目管理的这五个阶段，无论面对的是什么项目内容，不管是复杂的还是难度系数高的，都能够轻松从容的应对。

项目管理五个阶段是环环相扣的，任何一个环节的差池，都很有可能导致后面的阶段难以进行。此时，借助一个能落实到项目管理每个阶段，全面把控的项目管理工具就可以减少掉许多的风险，少走许多弯路。而【飞项】就是在这么一款项目管理工。

低成本高效的管理，针对性的深入到每个阶段细节，让你的办事效率高效快速起来。