为管理混乱而烦恼协同办公工具替你排忧解难

疫情之下，协同办公也不是什么新鲜事儿了。

比起传统办公，协同办公算是较智能化的管理，但是协同办公同时也是一把双刃剑，协同办公处理不好，不仅沟通效率低，对于员工的管理更是不可控，增大了办公室效率低隐藏风险；处理得好，则增质提效。如何实现高效的协同办公，笔者也将以自身的角度出发，和大家谈谈。

一、小部门管理到多部门管理的痛苦与挣扎

1、协同办公难点1：人员从5到50人，管理精力严重不足

我自己接触协同办公企业也不久，最开始我的团队只有不到10人，内部沟通效率很高，需要协作的事情虽然很多，但是彼此就坐在旁边，说一声或者IM发个备忘就OK了；协同办公更多的出现就是HR需要收集一个资料、招聘面试流程需要跟HR协同等等。

再后来团队扩展到快50人，有了不同的部门，每个部门都至少有5个人，部门和部门之间也会有协作和沟通，我们发现好像只通过口口沟通和IM沟通，即时性是高了，但是工作总会被打断，明显感觉管理不过来。

一个人的管理宽度8-20人顶天了，当团队一下子扩张到50人，中层又不足的时候，就会遇到非常多人员的问题；之前团队经常出现遇到一个资源问题，没办法解决，不敢开口求助，一个人吭呲吭呲干了好几天被我发现，结果打个电话就解决了；问为什么不求助，表示怕表达不清楚，看我那么忙，担心打扰我的工作.

2、沉浸式岗位无法专注投入 ，总被打断

设计师总是跟我抱怨，设计有时候非常看思路，正在聚精会神的创作一个画面，运营忽然跑出来说要先做一个活动图，一下子思路可能就没有了；

3、团队之间的事项总是无法及时保证，感觉需求很乱

而运营也总是给我抱怨，需求每一次都提给了设计师，但是，最后给到的东西不是按照自己的时间来的，虽然的确有时候是临时的，但是也没有反馈和确认就延迟了，活动都是很难申请的，平台能够给到资源就感恩戴德了，没有及时给出素材导致活动没参加真的是很郁闷。

4、团队人员太多，如何保证每个人的工作关键行动被有效进行

人少的时候可以每周看到每个人的目标达成情况，但是人一多发现根本看不过来；同时，每个员工的职业习惯不一样，所以在需求沟通和反馈上的表现也不一样，但是每一个人的目标都关系到团队目标的达成，所以不能停留在每个人的电脑里。

在疫情之前，我们很少用到远程会议，也很少用到协同办公，也从来没有想过，通过一些互联网的工具，能够让协同变的如此高效。所以在我遇到这些管理中无法逾越的鸿沟，我在想是否有互联网工具能够帮助我解决呢，没想到真让我发现新大陆。

二、各部分间团队协作如何解决？管理精力如何被释放

1、有事儿派飞项，不打断不打扰，设计再也不担心创意灵感飞走啦：

----团队内零散事项协作，解决备忘+日程提醒

做团队管理的人都知道，一般大的流程企业都有系统支持，所以不会出岔子，好多时候出问题和占时间的都是日常琐碎的任务；因为每个人都有自己的主线工作，别人分派的任务一忙就容易忘记，我还见过那种微信几百条消息未读，不错过待办才怪呢。

通过飞项可以快速创建一个任务，通过微信或者飞项协作人（协作过一次事项后就自动成为联系人啦）；协作人同意后会自动进入其日程列表，互动协同。

同时，不管是事项的进展还是每日日报都能够及时通过公众号消息或者push通知接收到，不漏掉任何重要事项。

不只是对于设计这种岗位，包括管理等都是需要独有时间来思考，当我们不被无效大段时，专注自然而然，创意和灵感也喷涌而出。

2、活动计划管理提前做，时间可控、过程可控、需求不被遗忘

----计划分解+不同人员分工+过程沟通

团队内部有非常频繁的电商活动，每一次活动都涉及到根据平台规则、产品库存情况、毛利/销售额目标等进行一个活动的策划，并且分发给不同的店铺，要求每个店铺进行执行和过程反馈。

活动运营快到时间时，开始策划活动，策划好以后用飞项事项分解将活动的背景说明、各店铺的目标和激励手段分别分发给各个店铺。

各店铺在各自的子事项中可以单独进行沟通，互不干扰；对于重要信息可以直接划重点，同时还能发起过程小任务，推进事项发展

同时也可以通过事项脉络图查看整体事项的背景情况，了解前因后果

再也没有收到过运营投诉设计没有按需输出啦。

3、个人目标到关键行动到关键结果的管理和检查

个人目标的管理其实跟上面比较类似，不过这里更多的是放自己的关键行动；OAR想必大家都知道，可以通过目标拆解到关键行动，匹配关键结果；通过飞项派给自己，方便做日常的管理。

日程可以很直接的看到目标的完整合集，同时可以设定不同时间做单独管理；每完成一个任务就勾选一下，让成长每天都在。

4、释放管理精力；需要协助派事项，快速协助不怕打扰

团队大了以后总归是员工的性格也会差异很大，很多员工比较怕跟我交流，怕自己的表达不好留下不好印象，也怕贸然打断自己的工作，所以平常也会让员工把需要我协助的事情直接派给我。

当然，我收到任务以后如果比较简单能够直接看懂，也省去了许多沟通的时间，直接在进展回复处理即可。

5、我的会议安排，可以通过分享一天的日程，让员工见缝插针

大公司最让人讨厌的事情莫过于开不完的会，不过这是短时间你无法改变的。所以为了方便协作效率更高，我会每天一早分享我当天的事项给部门同事，大家有必须我参加的会议就可以及时的见缝插针安排上。

二、推荐协同办公的不同场景配合的工具建议

飞项现阶段主要是解决了团队中任务协作的主要场景，还有很多协作场景也需要通过一些别的工具配合，比如说在线文档协同我会配合石墨文档，在线文件协作我会用到坚果云等等。

协同办公的出现大大方便了人们的工作要求，但只有运用好高效的协同办公工具才能让协同办公真正发挥出它最大的作用和增加提质高效的可能性。我认为飞项这一高效协同办公工具，有效的管理，将办公时间每一分钟都充分利用起来，管理张弛有度、部门分工明确、任务删繁就简，让员工在繁重的工作中也能轻松应对。