还在做无用功?协同办公工具飞项保障你的工作效率

你是否有经历过在几百多个人的公司，就只有一个微信工作群，如果有什么事情询问，只能在群里艾特，既没有针对性也极其容易被无视忽略。

又或者是当策划重要活动时，老板只会从各个部门抽取几个人共同完成。各部门之间既不熟悉，也不清楚各自的分工和职位，工作间只能一点点不断地去询问，不仅浪费了不必要消耗的时间，降低了工作效率，工作质量也得不到保障和提高。

直到跳槽到了拥有协同办公系统的公司从第一次真正的感受到现代化办公的便利。

公司内部虽然也有几百个人，但是沟通毫无障碍，对于工作任务划分清晰，不会出现一个人就是一个团队的现象，专人专事。即使在跨部门合作，也可以进行实时沟通，跟进同事完成情况。我不得不感叹，协同办公真是现代化办公的必备神器！

所以拥有一个好的协同办公平台是非常重要的，而实现协同办公我们公司使用的是飞项这一款协同办公的工具。

一个使用便捷的办公软件背后将有着坚实的理论基础，飞项就符合协同四层次理论。

企业协同四层次理论即业务协同、个人协同、团组协同和管理协同，将成为指导企业协同应用的新标准。接下来就向大家介绍一下这些理论内容，帮助大家更好的理解。

 一、理论基础不能少：协同四层次理论

1、 协同四层次理论一：业务协同

如果把协同四层次理论比作一个金字塔，那么业务协同就是金字塔的最低端，支撑着理论的逻辑和运用。业务协同能够明确地将各种业务系统纳入到一个统一的平台，实现协同应用与业务的关联，从而避免了因为内部管理的信息化变革而对企业赖以生存的既有业务模型造成干扰，防止业务与内部管控可能出现断裂，从而确保企业业务的正常运营。

2、 协同四层次理论二：个人协同

业务协同的上一层就是个人协同，个人需要在企业内开展自己承担的工作，那就不可避免地会与平行岗位、上下级岗位发生工作联系。我们可以将其简单理解为个人的工作计划如何与既定事务、岗位相关联，个人如何有效协同沟通开展工作，个人如何通过协同化解工作冲突，对各类业务完整或残缺的信息如何进行有效的归类、整理，从而提升个人的工作效率。

3、 协同四层次理论三：团组协同

个人协同是个人与团体之间的关系，而团组协同则是团体与团体之间的关系。比如产品研发部门要开发一套新产品，需要抽调不同的人员组成一个项目小组。在这样的情况下，一个临时的项目小组开展工作需要有人负责，那么如何负责，如何发挥临时小组人员以最高的效率开展工作、强化执行力，如何对项目计划、目标、资源等进行精确、适时的管理，如何实现项目组内的即时交流沟通和经验分享，如何将项目进展状况及时自动传输到上层等都将通过团组协同予以解决。

4、 协同四层次理论四：管理协同

协同办公抵达的最高点就是管理协同，它所面向的群体大多也是企业管理者，进行经营要素、企业指标、风险控制、工作绩效等协同管理。管理者不需要专门向负责人询问，仅需坐在办公室就可以明白公司运行状况。

飞项作为一款协同办公软件，非常符合协同四层次理论。它不仅可以约束自身行为，也可以对公司人员进行管理，方便实时沟通。

接下来我就以飞项这款协同办公软件结合协同四层次理论，以及自身的真实使用体验分享给大家，希望大家都能顺利做到自己想做的事情，享受协同办公的优势。

二、贯彻实际应如何，看看飞项怎么做

1、整合工作任务，建立工作平台

飞项作为一个协同办公平台，为公司和个人提供了办公的平台和机会，在飞项里，将各类事情统一纳入，从而实现协同应用与业务的关联。因此当你想要进行协同办公时，只需要在飞项新建一个项目，就可以实现高效工作。

我们团队经常使用飞项的项目功能，将团队成员的相关事项都放在一个公共项目空间，这样不仅自己可以看到，同事也可以看到。而且每个项目都有管理权限，项目外成员可协作项目内事项，但无法查阅项目内其他事项，保证公司机密不被外泄，操作方便而快捷，保证可视化的同时，避免信息干扰。

2、联系个人团体，提高工作效率

在职场中，你不仅需要和其他人沟通交流，更重要的是你如何在团体内和另一个团体做到有效碰撞，面对双方的沟通壁垒，要尝试运用协同办公软件消除阻碍。

在面对需要协作的工作，飞项支持对事项进行拆解，就像跑马拉松一样，在起点处为自己设置途中每一个节点，当完成一个又一个任务时，我们就成功来到终点。对事项进行有效拆解后，飞项支持一键派发给协作人，并且支持母子孙事项派发给协作人，协作人可以是微信好友/飞项协作人，并且支持单次事项的协作人免费升级至100个人。

飞项还拥有事项脉络，可以掌握整体布局以及查看各部分的相关信息、实时跟进完成情况。因此当你想看看同事有没有完成工作，方便任务进一步推进时，不必一个又一个人询问，只需要查看脉络图就可以清晰掌握工作进程，减少无意义消耗。

3、快速协同工作，降低沟通成本

虽说每个人独立的个体，但在团体工作中，每个人不是如同孤岛般存在，是得和这个团体的参与者，如同事、上级发生工作联系，进行协同的。为了减少精力损耗，双方的沟通一定要畅通无阻，才能更好完成工作。

在工作过程中，我们团队经常使用事项/项目IM，方便实时沟通，不仅能直接创建会议，还可以发布公告，创建待办、事项，进行高效工作。

飞项还可以进行重点标记，将重要内容标记出来，这样未及时查看消息的协作人也能快速了解本次事项的重点，从而有效开展工作。

这样几乎所有的工作沟通都可以在飞项这个平台上完成，不必切换多个平台，增加不必要的环节，让工作更加高效。

4、掌握局部整体，进行合理分工

协同工作最为重要的功能就是帮助团队掌握全局，实时了解工作进程，让团队的信息更为透明化、流动化，并由此帮助团队成员进行合理分工，让每一个成员都能发挥到最大化。

因此当你成为某一项目的成员时，无论你是从建立初期，或是后来才加入的，都可以直接查看该项目下所创建的所有事项，不需要有人专门从头为你讲解一番，并且你也可以根据事项的时间、协作人、状态自定义事项列表显示内容，轻松掌握项目的各个方面。

在掌握工作任务后，团队工作更需要合理的分工，才能调动成员的积极性。在飞项，我们团队经常使用成员日程，可以了解所有成员在项目中的日程安排及完成情况，避免出现分工不均，导致有的人任务重、有的人任务轻。

5、工作不再忘记，复盘不用担心

飞项还有一处功能非常棒！因为我是一个经常性拖延的人，记性还特别差，有时工作太忙就忘记处理事情。于是我就使用飞项的进展提醒功能，实时帮助我不要错过工作任务。

还有飞项的笔记功能，我平时最头疼的就是写复盘总结，在举办活动时脑海中闪过无数个可以改进的地方，但是当真正开始写总结时，才发现内心空空如也，丝毫想不起来一点。

自从我使用了笔记功能，每当想起一个很好的创意点时就会主动记下，这样写复盘总结时简直下笔如有神。而且你建立的笔记是可以来回翻看的，这样当下次再举办活动时，可以拿出来看看，总结经验，减少失误。

 如今协同办公已经成为企业未来必不可少的组成部分，借助飞项这样的协同办公的工具能帮助我们更好地完成协同办公，它既针对性的专人专事的布置和下达任务，同时即使在跨部门间也可以做到工作内容流程清晰透明，实现无障碍的沟通交流。

解决了让员工的精力放在如何解决工作难题，而不是如何跨越同事、上司的沟通壁垒，陷入无意义的精神内耗。最大限度的提高的工作质量和工作效率，从而构建透明、共享、扁平、协作的工作生态环境。