如何解决团队协作的5大障碍?你需要一款团队协作软件
企业最根本的竞争优势既不是来自资本实力、发展战略、也不是来自技术,而是来自团队协作,因为团队协作能力是非常强大而且弥足珍贵的。——帕特里克·兰西奥尼
但是现在的打工主力军们不仅自我意识显著,同时也十分有界限感。他们的「打工理念」就是工作只是生活的一部分,不是生活的全部,不是自己的工作轻易不碰,免得锅从天来。
这就使得团队管理难上加难,打工人往往宁愿当一个自由自在的基层员工,而不愿意当一个上面顶着老板的压力,下面又招手下人嫌的晦气小领导。
这大半年一直在研究团队协作的障碍及解决方案,所以今天想引用著名的商业畅销书作家帕特里克·兰西奥尼的《团队协作的五大障碍》一书,结合这些年在职场混迹的经验以及各方工友、团队「领导者」的吐槽和分享,聊聊团队协作这个话题:
一、何为团队协作的五大障碍
人们常说“人心齐,泰山移”,团队协作的重要性是毋庸置疑的,但是如何在工作中做到有效协作,却是很多团队的痛点。帕特里克·兰西奥尼在书中总结了以下五大影响团队协作的障碍,五大障碍层层递进,连锁反应,最终给整个团队的发展带来巨大损害。
障碍1:缺乏信任
团队成员之间缺乏信任,根源是成员大多害怕成为别人攻击的对象,因此不愿意相互敞开心扉,承认自己的缺点和弱项,从而导致无法建立相互信任的基础。
障碍2:惧怕冲突
由于无法建立信任,导致成员之间惧怕发生冲突,进而无法产生直接而激烈的思想交锋,取而代之的是毫无针对性的讨论及无关痛痒的意见。
障碍3:欠缺投入
由于惧怕冲突,成员在集体讨论会议上不能切实投入,不会公开、热烈地表达自己的意见,这样很难形成真正的统一意见。
障碍4:逃避责任
由于欠缺投入,在计划或行动上并没有真正达成一致,团队成员就容易逃避责任,当发现同事的行为有损集体利益时,也会犹豫不决而不予指出,无法形成团队成员相互监督、负责的氛围。
障碍5:无视结果
由于无法形成团队成员相互监督、负责的氛围,团队成员就容易将个人的需要(如个人利益、发展前途、能力认可等)放在团队利益之上,进而导致成员无视团队结果。
二、如何克服团队协作五大障碍
如同《西游记》中唐僧师徒四人同去西天取经,四个在各方面都天差地别、十分不同的人,克服种种艰难险阻,最终实现了西天取经这样一件大事情。
真正的团队精神并不是要求团员牺牲自我,相反挥洒个性,将自己的特长发挥到最大值,才能促成整个团队在一切不利的条件下,战胜困难和妖魔,无往而不利。
如何克服团队协作的五大障碍,接下来我将结合个人看法和经验,以及结合我们团队在用的团队协作工具「飞项」,来给大家一些参考建议。
1、建立信任:成员之间相互信任
信任是团队战斗力的基础。缺乏信任的团队,无疑没有战斗力。首先团队的领导者必须对员工表现出忠诚。当员工遭到外界质疑时,领导者应该站在他们这边,为他们辩护、争取,给予他们百分百的信任与支持,展现一位领导者应有的担当与责任。待平息了外部的纷争后,再在团队内部复盘,分析此次事件,有错误要批评改正,无错误要安抚宽慰。
其次团员与团员之间也要相互信任,绝大部分的工作都是团队内所有成员共同分工完成的,环环相扣每一环都十分重要。这就要求每位团员在认真负责的完成本职工作的同时,能够多考虑到其它关联的工作,而不是事不关己高高挂起。
最后团员也要坚定的相信团队的领导者,对领导做的决定、下发的任务保持信任,相信能上下一心达成目标。
在「飞项」团队协作软件中,可以使用项目功能进行团队协作管理,建立信任和合作的基底,将团队成员的相关事项都放入一个公共项目空间,无需加入具体事项,也能统览全局,保证可视化的同时,避免信息干扰。
2、把握冲突:有不同的意见可直接表达
团队中存在不同的声音并不可怕,反而能激发大家的热情和参与感,避免团队陷入趋同思维的陷阱,驱使团队更好的成长和发展。真正可怕的是这些声音不是光明正大摆在桌面上的,而是在背地里/私下里讨论。所以作为团队的领导者应该多倾听团员们不同的声音,鼓励他们有问题、有意见第一时间向上反馈。
在「飞项」上,每个事项/项目都有专属的群聊,使用「飞项」实时聊天,在IM沟通过程中还可边聊边发起小任务(不限个数),比如,预约会议、创建待办等等,同时,小任务也支持同步到日程。
3、公开承诺:达成明确的决策并付诸行动
从决策开始,我们就应该将行动的承诺纳入决策中,否则便是纸上谈兵。一项决策如果没有列举一条一条的行动步骤,并指派为某人的工作和责任,那便不能算是一项决策,最多只是一种意愿而已。
在团队接到项目时,应该先做任务分析,再做拆解。按任务性质、紧急程度、处理频密度、对接难度系数、职级处理异常进行分析归类,再按人员编制进行合理的分配,让员工明确自己的工作内容和工作标准以及汇报周期。
使用「飞项」团队协作软件,可将事项进行母子孙事项三层拆解,每层拥有20个子事项,无限个待办,并支持母子孙事项三级脉络图查看。母子孙事项都可以派发给不同的协作群体,单事项协作人数最高可提至100人。事项支持派发给微信/飞项协作人,最多支持100人。在事项接受后自动同步双方日程,实时互动,无需跟催。
使用「飞项」成员日程,能够了解所有成员在项目中的日程安排,轻松做好成员工作量管理。必要时,可以在上面直接创建事项,合理调整分工。
4、共担责任:发现影响工作计划的行为就迅速地指出
在团队工作中最怕互相推诿,明明自己的工作按时按质的完成了,但队友却不给力,经常忘了做下发的工作,影响了整个工作计划。
使用「飞项」同步进展可以将事项状态、到时提醒实时到位,过滤低价值操作信息,避免信息干扰。
5、关注结果:人人关注集体总目标和总绩效的实现
结果决定一切,没有结果的努力,就是“瞎忙”。团队里每个人都看似努力,但最终的结果却不尽如人意,结果只是感动了自己。如果只关注过程,而不关注结果,那多半是难以成功的。
使用「飞项」在笔记中记录与分享完成任务后的复盘与总结,在文档中存放管理你所有重要文件,帮助你在沉淀信息的过程中,不断提升自我。
工欲善其事必先利其器,在工作中同样如此,一个方便、好用的团队协作软件能够帮助我们事半功倍,让我们的工作超简单,超自由,超高效。
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