高效必备！职场人都安利的团队管理方法和工具

一、团队效率低下，都怪员工执行力差？

许多团队管理者时常感叹：尽管看过不少团队管理的书籍，也尝试过很多奖励措施，每次都是前几天效果很好，但很快又会恢复原样，员工对待安排下去的工作不积极对待，布置下去的工作总是得不到预期的效果。

不少管理者往往把团队协作效率低下的锅抛给员工，责怪他们的执行力太差。

但在我看来，当团队协作效率出现问题时，应该先思考有没有给员工明确目标和计划。

毕竟，选择好方向，明确了路径，团队才会往良性的方向发展。

就如《小团队管理的7个方法》一书中说：“团队没有明确有效的目标，这意味着整个团队的工作没有方向，工作内容无法分配，工作质量无法衡量，团队成员也会变得得过且过。”

所以此篇文章讨论的重点在团队管理中如何设定有效的目标、将目标拆分成可行的计划，以及及时评估目标和任务的完成情况。

二、明确工作目标，提高团队工作效率

这里推荐大家使用OKR工作法，OKR(Objectives and Key Results) 全称「目标和关键成果」，是一套明确和跟踪目标及其完成情况的管理工具和方法。

1、利用SMART原则，设定有效的目标

有效的OKR制定一定是满足SMART原则的，关于SMART原则，主要用来评估我们一个目标是否合格的5个原则。

（1）目标是否明确（Specific）

在我们给团队成员下达任务的时候，目标应该得到明确，而不是模糊不定。

比如，我们通常会告知“这个月要提升阅读量”，很显然这个任务没有明确到具体要提升多少，这就很容易让员工心里没数，最终变得得过且过。

因此，在我们制定目标的过程中，一定要是具体的、明确的，要让团队成员很明晰要做哪些事，要做到什么程度。

所以，建议把“这个月要提升阅读量”，修改成“这个月各平台的阅读量要比上月提升1.5%、3%或者其他明确的指标。”

（图为 飞项 的事项创建-详情示意图）

（2）目标是否可以衡量（Measurable）

目标必须是可衡量的，衡量的指标是数量化或者行为化的。

举个例子：对于阅读量的要求，设定：

一个月内各平台的阅读量要提升3%

这里设定的目标是有具体数字的，只有达到这个数字指标才能说是完成任务。

（3）可否实现（Attainable）

提高各平台的阅读量这个目标必须具有适当的高度，即能够逐步实现，要使得负责各平台内容的同事能够看到切实可见的工作成效，有利于提高实现所有目标的信心。

切忌目标定得太高，完全超出合理的范围，不然热情还没点燃就先被畏惧给打消念头了。

（4）是否有关联（Relevant）

目标的相关性是指实现此目标与其他目标的关联情况。如果实现了这个目标，但对其他的目标完全不相关，或者相关度很低，那这个目标即使被达到了，意义也不是很大。

举个例子，在运营过程中，设定的“一个月内各平台的阅读量要提升3%”的阅读量指标，将与转化率目标具有强相关性，前一目标的实现是后一目标实现的基础之一。

（5）是否有时间限制（Time-bound）

一项工作目标的制定需要明确时间限度，以确定各项工作的轻重缓急。没有时间限制的目标是无法公正考核的。

比如，这次的阅读量考核是有时间限制的，需要让阅读量在一个月内提升3%，所以在这个时间内，必须要完成这个指标。

（图为 飞项 的事项创建-时间示意图）

总之，无论是制定团队的工作目标，还是员工的绩效目标，都必须符合上述原则，五个原则缺一不可。

2、学会工作拆解，合理分解目标

说完了OKR的Objectives（目标），我们接着来看Key Results（关键成果）。为了更好的运用这套方法，我把Key Results分成了两部分：工作拆解和工作复盘。

先说工作拆解，当我们设定了目标之后，为了保证完成目标，需要将目标分解成较小的、更易于管理的具体任务和具体行动。

举个例子，本月的阅读量考核指标是“较上月提高3%，即总体提升10w的阅读量”，那么，我们可以把这个指标分解到各个平台。比如，百度系要求增加3w阅读量，知乎增加4w阅读量，公众号增加1w阅读量，小红书增加2w阅读量。

紧接着，为了让目标任务顺利达成，我们得再进一步明确具体要发多少篇文章，以及在哪些用户高频阅读时间发文。

（图为 飞项 的事项拆解示意图）

最后，当任务和行动也有了各自相应的目标后，我们可以通过邀请协作人，把各个任务派发给相应的员工跟进。

所派发的事项，会以卡片的形式发送到执行者的微信聊天窗口，即时实现事项的同步协作。

待协作被接受之后，事项就会自动进入对方的日程之中，每天通过日报提醒其该事项的进展和办理。

（图为 飞项 的事项派发示意图）

3、做好工作复盘，提高未来工作质量

工作复盘是指既要回顾事情经过，分析成败得失，总结经验教训，也要改善优化行动，提炼固化规律，可以说是一个螺旋式上升的闭环。

如果只是一味安排工作，却不做工作的复盘，就不知道工作有没有偏离预期目标，也不知道下一步的努力方向。

因此，我们要定期复盘工作，通过不断优化，迭代前进，最大化提高工作效能。

（1）复盘第一步：回顾目标+评估结果

回顾当初制定的目标，通过对比目标，评估实际结果，才能够看到目标与结果之间的差别。

一般到了月末的时候，我会通过查看上述事项的脉络图，回顾当初制定的目标阅读量，再结合月末的实际完成阅读量，来进行分析原因。

（图为 飞项 的事项详情示意图）

（图为 飞项 的事项脉络示意图）

（2）复盘第二步：分析原因

当我们着手分析原因的时候，要多问几个为什么，找到事情的关键点，从主观和客观两方面分析。

（3）复盘第三步：反馈优化

通过分析得出原因后，就要设计新的行动计划并“及时反馈”，才能带来新的结果，不断优化。

还是以“各平台内容考核”为例，我会在各个子事项的独立IM空间引导他们，让团队成员进行自我评估。通常我会问3个问题：什么对你有用？你的困难在哪里？你下一个月会如何改进？

（图为 飞项 的独立IM示意图）

（4）复盘第四步：固化规律

最后，通过复盘形成一套方法论，指导团队成员以后的工作实践。

通常，我会在笔记上记录可以复用的方法论，并关联到相应的事项，当需要时可以在事项笔记及时提取。而笔记关联事项，也确保每一个知识的沉淀，为我们往后的工作所用。

（图为 飞项 的笔记关联事项示意图）

三、总结

没有目标的团队就没有存在的价值和意义，没有计划的团队就算再努力，也可能是在做无用功。

纸上学来终觉浅，绝知此事要躬行。

团队管理的每一个阶段都需要做很多的事情，只有脚踏实地的做好每一步，并借助合适的管理工具，才会有最终的成功。