飞项有话说:怎样利用团队协作软件告别低效办公?
很多团队管理者在职场中都会遇到这样的问题,在团队协作的任务中,对于任务的进度、清晰度难以把控,尤其现在团队协作工具繁多,不同的团队项目、需求用到不同的工具进行沟通协作,可见,不仅操作繁琐,而且信息将分散在各处,无异于会阻碍整个团队的协作效率。
那么,如何才能告别低效办公,提高团队协作效率呢?
我们都知道,提高团队效率,除了团队价值观与意识上的统一,选择一个适合的团队协作软件也至关重要。
所以,如果你也有以上的困扰,不如用飞项这款强大的事项协作软件,帮助你提高所管理团队的生产力和协作效率。
身为一款团队协作软件,自然要有设计简洁、操作简单、互通便捷的觉悟。飞项支持小程序、APP端,以及PC端,真正实现全平台同步,这意味着既能够满足个人任务管理,还有助于团队工作的实时沟通和交流可视化。
打开飞项,登录后就是日程安排总览。飞项(小程序/app)底部共有四个栏目,分别对应「事项」、「动态」、「笔记」、「我的」,而PC端目前只有两个栏目「日程」、「动态」,你所有已添加/派发的/需要协作同事完成的任务,都会在「事项」一栏清晰呈现。
以我们团队目前正在推进的“校园推广”事项为例吧。该事项的主要目的是宣传品牌产品,为产品拉取更多新的用户。
事项创建
我会在[日程]一栏,新增校园推广这个团队协作事项。可以看到,除了新建事项标题,还可以添加事项详情、附件、子事项、开始日期、截止日期,以及为该事项邀请协作人等。
事项拆解、派发
由于校园推广需要设计部、文案部同事的协助,所以我会将该团队协作事项进行拆解,把设计需求、文案需求分别派发给相应的同事负责。
这一操作,用飞项的添加子事项功能就可以实现,而且还可以单独为子事项设置相应的开始、截止时间,事项详情等。
在团队协作中,无论是派发事项,还是协助事项,都会以卡片的形式通知协作人参与到该事项中,待协作人接受该事项的邀请后,事项就会自动同步到协作人的日程中,并伴有事项提醒功能,这对于团队协作事项而言,解决团队成员遗忘任务的问题。
事项独立IM
在飞项团队协作软件中,每个团队协作事项都有独立IM,信息沟通互不干扰,这对于我来说,真的太实用了!
不知道你是否也和我一样,微信里有无数个微信群,像工作群、沟通群...这时候最烦的有两种情况。
第一种就是那种在工作群里,发一大段语音的[话痨],你得强迫自己一段一段听完,生怕哪段的中间就提到了自己,错过了要点;
第二种就是稍不留神,群里就发了无数条信息的,同样是得一条一条往上翻,为的就是找到重点。
心累,更心碎。
重点标记
而飞项的[重点戳]就很好的帮我解决了这些个大难题。
在团队协作过程中,我们就事论事,不提生活琐事,且可以随时对聊天记录作重点标记,这样就省去了一大段“爬楼”找重要信息的时间。
有意思的是,就算是刚加入事项的新成员,也可以翻看过往的聊天记录,以及重点信息和文件等。过往我们邀请新成员加入微信群,可没这么方便,得将过往的信息合并发送给新成员,而重要的内容,还得单独交代一遍。
协作小工具
作为一款团队协作软件,飞项的协作小工具让团队协作变得更省事、简单。当我们需要就“校园推广”一事进行开会讨论时,在该事项下,可以直接预约会议,会议信息即时通知参会人,免去逐一通知,让会议预约变得更高效。
会议结束后,对于会议明确要求了具体人员工作、部门分工等,我们可以通过飞项的创建待办功能分发给相应的协作人。
当然,飞项还有笔记关联事项,文件管理等功能,能够一定程度上沉淀团队知识,这里就不一一概述了。
因此,飞项是一款强大的团队协作管理软件,它可以帮助团队的工作更加高效,沟通更加便捷,流程更加简单、完善。
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