部门工作管理中，如何利用团队任务管理工具提高工作效率？

在职场中，作为一名管理者，带好团队管理好团队任务非常重要，但是在日常的团队任务管理中，最让团队管理者头疼犯难的要数团队成员工作拖拉、推诿。因为这将影响整个团队的氛围、战斗力，导致工作大打折扣，丧失团队竞争力，最终被公司淘汰。那么，怎样可以提高整个团队的工作效率呢？

其实，团队任务管理中，一款好的团队任务管理软件，一个有效的团队任务管理方法，能直接提升团队80%的战斗力。一个完整的任务管理流程可分为三个部分：任务的沟通划分、任务的执行、任务完成情况的复盘。

1、任务的沟通

1.1任务沟通划分清晰明了

作为团队管理者在和员工做任务沟通时，要做到双向交流，要关注员工是否真正理解和接受了任务。有些领导在做工作部署时，自己都搞不清楚自己所说的话，员工听完之后自然也是云里雾里不知道该做什么。

飞项团队任务管理工具承载着完整的“事项流”，能够围绕过程中所有信息、流程、数据进行促进和转化！

使用飞项将整个项目任务进行宏观展示，再对子项目进行详细的说明，能够更快、更直观的让员工清楚自己的工作任务。

1.2划分任务的优先级

多个项目并行的时候，员工往往会手忙脚乱，不知道该先忙哪个才好。作为团队管理者应该给出决断，告诉员工哪个是非常紧急的，哪个可以稍微往后放一放，而对于团队中多项目多任务的优先级划分，可以直接通过团队任务管理工具进行设置。

在飞项上，每个事项都拥有独立的IM，沟通过程中可边聊边发起待办、标重点等。帮助员工明确不同工作的优先等级，让员工的工作重点更清晰明了，能够及时投入更多的精力。

同时在飞项上能够同步进展，事项动态、到时提醒实时到位，过滤低价值操作信息，避免信息干扰，让员工工作更高效。

1.3 让员工充分发挥优势

之前经常听见一个朋友吐槽自己早上刚坐到在工位上，同事就陆陆续续地找过来了。

“帮我调个格式，很快的......”

“耽误你两分钟，修改个小细节......”

“就简单搞一下就好了，这样...这样...再这样...”

坐了一整天，忙得跟个陀螺似的，到了下班的点看着同事们陆陆续续回家，才能真正地静下心来开始做今天原定的工作计划，搞得自己心力交瘁。陷在这样一个恶性循环中，不可避免的会带着情绪机械的完成属于自己的任务，可想而知这样的工作结果十有八九都是没法让人满意的。

所以在进行任务划分时，团队管理者应该让员工充分发挥自己的优势，避免一些不重要、琐碎且杂乱的工作影响了他的工作质量和工作效率。当员工提出某些工作内容比较困难、有挑战的话，应该及时给到回应，帮助其协调资源解决问题。

使用飞项团队任务管理工具，能够在日常工作中，更好的帮助员工自主管理好手上所有的事情，发挥专长。

【今日看板】集合今日日程、协作事项、自定义视图，工作生活一屏掌握。

【今日日程】概览当天所有安排，让你快速获取每个日程的时间安排、标签属性、是否延期等。

【协作事项】通过分类，可以查看关注/派发/接受的事项，无需进入详情即可聚焦重点日程。

2、任务的执行

2.1获得员工及时反馈

对于团队任务的管理，有效地掌握员工工作的进度，才能使得整个工作任务有条不紊的开展。团队领导者应该为每个工作任务设置「截止时间」，并且的时间节点查看其「阶段性成果」。

使用飞项自定义视图可以通过筛选事项的标签、人员、状态、时间和执行情况（最高可支持7级筛选条件），能够实时查看项目进度，把控团队成员的工作节奏、任务完成情况。

2.2帮助员工排除工作障碍，提供支持

帮助员工排除工作障碍，就是对员工的激励。相信每个打工人在日常的工作中都曾遇到过这种情况，正忙得起劲呢，隔壁部门的阿强过来加塞个工作，只能无助的看向领导。

这时候作为整个团队的领导，再清楚不过团队目前的工作重心和每个员工的工作量了，应该及时站出来帮助手下分担，排除掉一切不利的影响因素。

 使用飞项，一目了然的成员日程，能帮助管理者及时调整团队成员的工作安排。使得任务分配更合理、更公平，团队效能最大化。

3、任务完成情况的复盘

每一个项目结束后，都需要至少一次的大复盘，回顾整个团队在这个项目中的完成情况，看看和设想中存在的差距，各个阶段的都做了哪些工作，哪些部分做得好，哪些地方存在欠缺，哪些可以进一步优化等等。

3.1完整的过程回溯

其中过程回溯格外重要，因为项目忙忙碌碌，每个人都筋疲力尽，很多工作做完就忘了，无从复盘。

在飞项中全量视图功能，能够集合全部事项，可多维度筛选快速定位事项，回顾协作过程，帮助我们更加直观便捷的回溯工作。

点击【设置】按钮，可根据事项的时间、标签、协作人、创建人、责任人、协作过程、完成情况，以及是否有关注、要显示日程、存在项目中等，自定义列表显示内容，最多可显示4个表头。

其中，点击【协作过程】即可快速了解该事项的沟通情况、重点内容、文件信息、拆解的子事项进展、以及发布过的待办/会议等。

强大的全局搜索功能，支持关键词全局搜索，可匹配事项名称、聊天信息、文件名、小任务等。

结构化沉淀重要协作过程，让成员秒懂，让回顾简单，让沉淀有的放矢。

3.2系统分析、经验总结

俗话说好记性不如烂笔头，一个项目完成后，吸取其中的经验，将复盘中所有的思考与经验整理起来，做成有体系的笔记，并归纳存档，建立专属团队的知识资源库，对整个团队的成长和进步是非常有必要的。

使用飞项，可以在笔记中记录与分享完成任务后的复盘与总结，在文档中存放管理你所有重要文件，帮助你在沉淀信息的过程中，不断提升自我。

（1）笔记功能：记录个人感悟，总结笔记支持关联事项，留住真知

（2）飞项文档：按照日期有序分类，从而在海量文件中，可快速能找到你所需的文件

我们都知道“好的团队任务管理工具，能够帮助我们更高效更便捷的管理团队。”

那么，什么样的团队任务管理工具才能称之为“好”呢？

我个人认为，能让员工觉得好用，并且愿意主动去用的才能称为好用。

而飞项就很适合，首先它能够帮助管理个人的事项，每天要做什么在【今日看板】就能够一目了然；其次，也能够帮助管理团队协作的任务，比如可以给同事派发，在一个项目里进行沟通等等。

选择合适的团队任务管理工具，才能充分发挥团队中每个人的力量，从而使得团队走得更快、更远。