部门工作管理中,如何利用团队任务管理工具提高工作效率?
在职场中,作为一名管理者,带好团队管理好团队任务非常重要,但是在日常的团队任务管理中,最让团队管理者头疼犯难的要数团队成员工作拖拉、推诿。因为这将影响整个团队的氛围、战斗力,导致工作大打折扣,丧失团队竞争力,最终被公司淘汰。那么,怎样可以提高整个团队的工作效率呢?
其实,团队任务管理中,一款好的团队任务管理软件,一个有效的团队任务管理方法,能直接提升团队80%的战斗力。一个完整的任务管理流程可分为三个部分:任务的沟通划分、任务的执行、任务完成情况的复盘。
1、任务的沟通
1.1任务沟通划分清晰明了
作为团队管理者在和员工做任务沟通时,要做到双向交流,要关注员工是否真正理解和接受了任务。有些领导在做工作部署时,自己都搞不清楚自己所说的话,员工听完之后自然也是云里雾里不知道该做什么。
飞项团队任务管理工具承载着完整的“事项流”,能够围绕过程中所有信息、流程、数据进行促进和转化!
使用飞项将整个项目任务进行宏观展示,再对子项目进行详细的说明,能够更快、更直观的让员工清楚自己的工作任务。
1.2划分任务的优先级
多个项目并行的时候,员工往往会手忙脚乱,不知道该先忙哪个才好。作为团队管理者应该给出决断,告诉员工哪个是非常紧急的,哪个可以稍微往后放一放,而对于团队中多项目多任务的优先级划分,可以直接通过团队任务管理工具进行设置。
在飞项上,每个事项都拥有独立的IM,沟通过程中可边聊边发起待办、标重点等。帮助员工明确不同工作的优先等级,让员工的工作重点更清晰明了,能够及时投入更多的精力。
同时在飞项上能够同步进展,事项动态、到时提醒实时到位,过滤低价值操作信息,避免信息干扰,让员工工作更高效。
1.3 让员工充分发挥优势
之前经常听见一个朋友吐槽自己早上刚坐到在工位上,同事就陆陆续续地找过来了。
“帮我调个格式,很快的......”
“耽误你两分钟,修改个小细节......”
“就简单搞一下就好了,这样...这样...再这样...”
坐了一整天,忙得跟个陀螺似的,到了下班的点看着同事们陆陆续续回家,才能真正地静下心来开始做今天原定的工作计划,搞得自己心力交瘁。陷在这样一个恶性循环中,不可避免的会带着情绪机械的完成属于自己的任务,可想而知这样的工作结果十有八九都是没法让人满意的。
所以在进行任务划分时,团队管理者应该让员工充分发挥自己的优势,避免一些不重要、琐碎且杂乱的工作影响了他的工作质量和工作效率。当员工提出某些工作内容比较困难、有挑战的话,应该及时给到回应,帮助其协调资源解决问题。
使用飞项团队任务管理工具,能够在日常工作中,更好的帮助员工自主管理好手上所有的事情,发挥专长。
【今日看板】集合今日日程、协作事项、自定义视图,工作生活一屏掌握。
【今日日程】概览当天所有安排,让你快速获取每个日程的时间安排、标签属性、是否延期等。
【协作事项】通过分类,可以查看关注/派发/接受的事项,无需进入详情即可聚焦重点日程。
2、任务的执行
2.1获得员工及时反馈
对于团队任务的管理,有效地掌握员工工作的进度,才能使得整个工作任务有条不紊的开展。团队领导者应该为每个工作任务设置「截止时间」,并且的时间节点查看其「阶段性成果」。
使用飞项自定义视图可以通过筛选事项的标签、人员、状态、时间和执行情况(最高可支持7级筛选条件),能够实时查看项目进度,把控团队成员的工作节奏、任务完成情况。
2.2帮助员工排除工作障碍,提供支持
帮助员工排除工作障碍,就是对员工的激励。相信每个打工人在日常的工作中都曾遇到过这种情况,正忙得起劲呢,隔壁部门的阿强过来加塞个工作,只能无助的看向领导。
这时候作为整个团队的领导,再清楚不过团队目前的工作重心和每个员工的工作量了,应该及时站出来帮助手下分担,排除掉一切不利的影响因素。
使用飞项,一目了然的成员日程,能帮助管理者及时调整团队成员的工作安排。使得任务分配更合理、更公平,团队效能最大化。
3、任务完成情况的复盘
每一个项目结束后,都需要至少一次的大复盘,回顾整个团队在这个项目中的完成情况,看看和设想中存在的差距,各个阶段的都做了哪些工作,哪些部分做得好,哪些地方存在欠缺,哪些可以进一步优化等等。
3.1完整的过程回溯
其中过程回溯格外重要,因为项目忙忙碌碌,每个人都筋疲力尽,很多工作做完就忘了,无从复盘。
在飞项中全量视图功能,能够集合全部事项,可多维度筛选快速定位事项,回顾协作过程,帮助我们更加直观便捷的回溯工作。
点击【设置】按钮,可根据事项的时间、标签、协作人、创建人、责任人、协作过程、完成情况,以及是否有关注、要显示日程、存在项目中等,自定义列表显示内容,最多可显示4个表头。
其中,点击【协作过程】即可快速了解该事项的沟通情况、重点内容、文件信息、拆解的子事项进展、以及发布过的待办/会议等。
强大的全局搜索功能,支持关键词全局搜索,可匹配事项名称、聊天信息、文件名、小任务等。
结构化沉淀重要协作过程,让成员秒懂,让回顾简单,让沉淀有的放矢。
3.2系统分析、经验总结
俗话说好记性不如烂笔头,一个项目完成后,吸取其中的经验,将复盘中所有的思考与经验整理起来,做成有体系的笔记,并归纳存档,建立专属团队的知识资源库,对整个团队的成长和进步是非常有必要的。
使用飞项,可以在笔记中记录与分享完成任务后的复盘与总结,在文档中存放管理你所有重要文件,帮助你在沉淀信息的过程中,不断提升自我。
(1)笔记功能:记录个人感悟,总结笔记支持关联事项,留住真知
(2)飞项文档:按照日期有序分类,从而在海量文件中,可快速能找到你所需的文件
我们都知道“好的团队任务管理工具,能够帮助我们更高效更便捷的管理团队。”
那么,什么样的团队任务管理工具才能称之为“好”呢?
我个人认为,能让员工觉得好用,并且愿意主动去用的才能称为好用。
而飞项就很适合,首先它能够帮助管理个人的事项,每天要做什么在【今日看板】就能够一目了然;其次,也能够帮助管理团队协作的任务,比如可以给同事派发,在一个项目里进行沟通等等。
选择合适的团队任务管理工具,才能充分发挥团队中每个人的力量,从而使得团队走得更快、更远。
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