部门工作管理中,如何利用团队任务管理工具提高工作效率?

在职场中,作为一名管理者,带好团队管理好团队任务非常重要,但是在日常的团队任务管理中最让团队管理者头疼犯难的要数团队成员工作拖拉、推诿。因为这将影响整个团队的氛围、战斗力,导致工作大打折扣,丧失团队竞争力,最终被公司淘汰。那么,怎样可以提高整个团队的工作效率呢?

其实,团队任务管理中,一款好的团队任务管理软件,一个有效的团队任务管理方法,能直接提升团队80%的战斗力。一个完整的任务管理流程可分为三个部分:任务的沟通划分、任务的执行、任务完成情况的复盘。

1、任务的沟通

1.1任务沟通划分清晰明了

作为团队管理者在和员工做任务沟通时,要做到双向交流,要关注员工是否真正理解和接受了任务。有些领导在做工作部署时,自己都搞不清楚自己所说的话,员工听完之后自然也是云里雾里不知道该做什么。

飞项团队任务管理工具承载着完整的“事项流”,能够围绕过程中所有信息、流程、数据进行促进和转化!

使用飞项将整个项目任务进行宏观展示,再对子项目进行详细的说明,能够更快、更直观的让员工清楚自己的工作任务。

1.2划分任务的优先级

多个项目并行的时候,员工往往会手忙脚乱,不知道该先忙哪个才好。作为团队管理者应该给出决断,告诉员工哪个是非常紧急的,哪个可以稍微往后放一放,而对于团队中多项目多任务的优先级划分,可以直接通过团队任务管理工具进行设置。

飞项上,每个事项都拥有独立的IM,沟通过程中可边聊边发起待办、标重点等。帮助员工明确不同工作的优先等级,让员工的工作重点更清晰明了,能够及时投入更多的精力。

同时在飞项上能够同步进展,事项动态、到时提醒实时到位,过滤低价值操作信息,避免信息干扰,让员工工作更高效。

1.3 让员工充分发挥优势

之前经常听见一个朋友吐槽自己早上刚坐到在工位上,同事就陆陆续续地找过来了。

“帮我调个格式,很快的......”

“耽误你两分钟,修改个小细节......”

“就简单搞一下就好了,这样...这样...再这样...”

坐了一整天,忙得跟个陀螺似的,到了下班的点看着同事们陆陆续续回家,才能真正地静下心来开始做今天原定的工作计划,搞得自己心力交瘁。陷在这样一个恶性循环中,不可避免的会带着情绪机械的完成属于自己的任务,可想而知这样的工作结果十有八九都是没法让人满意的。

所以在进行任务划分时,团队管理者应该让员工充分发挥自己的优势,避免一些不重要、琐碎且杂乱的工作影响了他的工作质量和工作效率。当员工提出某些工作内容比较困难、有挑战的话,应该及时给到回应,帮助其协调资源解决问题。

使用飞项团队任务管理工具,能够在日常工作中,更好的帮助员工自主管理好手上所有的事情,发挥专长。

【今日看板】集合今日日程、协作事项、自定义视图,工作生活一屏掌握。

【今日日程】概览当天所有安排,让你快速获取每个日程的时间安排、标签属性、是否延期等。

【协作事项】通过分类,可以查看关注/派发/接受的事项,无需进入详情即可聚焦重点日程。

2、任务的执行

2.1获得员工及时反馈

对于团队任务的管理,有效地掌握员工工作的进度,才能使得整个工作任务有条不紊的开展。团队领导者应该为每个工作任务设置「截止时间」,并且的时间节点查看其「阶段性成果」。

使用飞项自定义视图可以通过筛选事项的标签、人员、状态、时间和执行情况(最高可支持7级筛选条件),能够实时查看项目进度,把控团队成员的工作节奏、任务完成情况。

 

2.2帮助员工排除工作障碍,提供支持

帮助员工排除工作障碍,就是对员工的激励。相信每个打工人在日常的工作中都曾遇到过这种情况,正忙得起劲呢,隔壁部门的阿强过来加塞个工作,只能无助的看向领导。

这时候作为整个团队的领导,再清楚不过团队目前的工作重心和每个员工的工作量了,应该及时站出来帮助手下分担,排除掉一切不利的影响因素。

 使用飞项,一目了然的成员日程,能帮助管理者及时调整团队成员的工作安排。使得任务分配更合理、更公平,团队效能最大化。

 

3、任务完成情况的复盘

每一个项目结束后,都需要至少一次的大复盘,回顾整个团队在这个项目中的完成情况,看看和设想中存在的差距,各个阶段的都做了哪些工作,哪些部分做得好,哪些地方存在欠缺,哪些可以进一步优化等等。

3.1完整的过程回溯

其中过程回溯格外重要,因为项目忙忙碌碌,每个人都筋疲力尽,很多工作做完就忘了,无从复盘。

在飞项中全量视图功能,能够集合全部事项,可多维度筛选快速定位事项,回顾协作过程,帮助我们更加直观便捷的回溯工作。

点击【设置】按钮,可根据事项的时间、标签、协作人、创建人、责任人、协作过程、完成情况,以及是否有关注、要显示日程、存在项目中等,自定义列表显示内容,最多可显示4个表头。

其中,点击【协作过程】即可快速了解该事项的沟通情况、重点内容、文件信息、拆解的子事项进展、以及发布过的待办/会议等。

强大的全局搜索功能,支持关键词全局搜索,可匹配事项名称、聊天信息、文件名、小任务等。

结构化沉淀重要协作过程,让成员秒懂,让回顾简单,让沉淀有的放矢。

 

3.2系统分析、经验总结

俗话说好记性不如烂笔头,一个项目完成后,吸取其中的经验,将复盘中所有的思考与经验整理起来,做成有体系的笔记,并归纳存档,建立专属团队的知识资源库,对整个团队的成长和进步是非常有必要的。

使用飞项,可以在笔记中记录与分享完成任务后的复盘与总结,在文档中存放管理你所有重要文件,帮助你在沉淀信息的过程中,不断提升自我。

1)笔记功能:记录个人感悟,总结笔记支持关联事项,留住真知

 

2)飞项文档:按照日期有序分类,从而在海量文件中,可快速能找到你所需的文件

 

我们都知道“好的团队任务管理工具,能够帮助我们更高效更便捷的管理团队。”

那么,什么样的团队任务管理工具才能称之为“好”呢?

我个人认为,能让员工觉得好用,并且愿意主动去用的才能称为好用。

而飞项就很适合,首先它能够帮助管理个人的事项,每天要做什么在【今日看板】就能够一目了然;其次,也能够帮助管理团队协作的任务,比如可以给同事派发,在一个项目里进行沟通等等。

选择合适的团队任务管理工具,才能充分发挥团队中每个人的力量,从而使得团队走得更快、更远。

 

创建时间:2022-03-22 17:38
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