如何做好任务管理？软件+方法+具体实操介绍

任务管理一直工作管理中的一个难题，任务没反馈、任务被延期、任务量大难管理等一直困扰着企业管理者。相信大家也看过很多管理理论，也使用过很多任务管理工具，但是问题依然存在。

“任务管理是企业的一个重要环节，一个任务计划好了，但是在执行过程中没有管理好，基本算是功亏一篑！”

今天我们就来聊聊，什么才是正确的任务管理姿势。

1、任务管理的四套方法论

我们都期待能做好任务管理，前提要了解清楚什么是任务管理。

任务管理的定义是，将所有我们要做的事情，看作是一个个的任务，对任务进行记录、整理并去完成任务的过程就是任务管理。

而做好任务管理，通常来说有四套常用的方法论，分别是：

1、GTD

GTD的英文全称是Getting Things Done ，即“把事情做成”。它是做任务管理的一套方法论。GTD总共有5个步骤：收集、厘清、整理、执行、回顾。

2、单核工作法

是以注意力为核心的管理方法，通过一次专注于一项工作，集中注意力，提高工作效率。

3、两列清单法

巴菲特的「两列清单法」，写下前25个目标，圈出最重要的前5项放在一列清单（to do list），后20个目标分在一列「尽可能避免去做」的清单（Avoid at all cost list）。

PS：两列清单法要求在完成前5项目标之前，不在后20项目标上花一秒钟时间。

4、四象限法则

即把你要做的事分为「重要并紧急」、「重要但不紧急」、「不重要但紧急」、「不重要而且不紧急」。

总结一下：

因为团队中除了日常工作事务，不免会有突发任务、临时性重要任务以及复杂项目。

显然，单核工作法一次只能专注一项工作，灵活性没那么高，不太适用于多任务并行的职场。

只有整合使用两列清单法的集中处理主要矛盾原理、四象限法则的优先级原理、以及GTD的“把事情做成”原理，才能让我们更轻松应对多项繁杂事务、管理工作流程的同时，并且能够专注于处理单个重点工作项目。

2、为什么你做不好团队任务管理？

很多人会说，为什么我按照理论来做团队任务管理，但还是没能提升团队整体效率呢？

出现这种现象，你的团队可能用错了团队任务管理工具：

1、手写录入事倍功半，少了提醒功能易delay

《Get Things Done》这本书介绍做任务管理就是用的纸和笔，但究其原因是那个时代的电子产品还没那么先进。

现在用纸笔做团队任务管理，明显不可行。

一方面团队任务太多，手写输入未免太费时间，且没有提醒功能容易遗忘；

另一方面处理复杂项目，还得先手画个思维导图分解成简单事项，接着在一旁写上协作人名字…

团队效率低下不说，随着工作任务的增加和加重，只会徒增无谓的焦虑感。

2、项目/任务进度不互通，反复跟进沟通效率低

我们都知道，有些事项需要上级成员完成了，负责下级任务的成员才能接着执行。

比如，要在多个媒体渠道宣发多篇产品文稿，需要A成员撰写完主稿，B成员才能就主稿进行拆稿，紧接着C成员就B成员提供的拆稿，在多个平台发布。

一般的协作软件，并不支持A完成事项后，就通知B开始执行事项，导致B要得知A成员的进度，只能花费更长的时间和更多的精力去口头反复询问。

一旦忘记了追问进度，还可能导致自己的任务往后推迟，从而导致整个团队项目进度被迫延期，相信这也是困扰许多管理者的头痛问题。

3、如何有效进行团队任务管理？

说了这么多，到底该怎么做团队任务管理？

GTD、四象限法则、两列清单法三套方法论，结合飞项事项协作工具，让你的效率翻十倍！

在团队日常工作中，需要处理的任务可以这样管理：

A：2分钟内能处理完的事情，比如预约客户来访，审批下属的年休假，直接在飞项上创建、执行即可。

B：需要一定的思考、协作、组织统筹的复杂事项，则需要将任务管理方法论结合飞项来处理。

以需要团队成员协助处理的【员工生日会】为例。

 

（1）事项思考过程=GTD整理、两列清单法、四象限法则

筹办一场员工生日会，前提得清楚需要达到什么样的效果？整个事项可以拆解成哪些子任务？

接着，可以使用两列清单法原理思考哪些事项必须由自己完成、哪些需要派发给团队成员负责；最后，再利用四象限法则区分每个拆解事项的优先级。

通常，我会用思维导图整理清楚整个事项的思路：

 

（2）创建一个复杂事项=GTD组织1.0

整理完思路后，将上诉大纲按照1-3级拆分成事项，复杂事项建议在飞项的PC端创建，屏幕够大、方便操作。

 

（3）多人分发=GTD组织2.0

复杂事项拆解完，下一步就是合理分配、落实到人。

我会把相关任务的具体指标、标准要求在分派事项的背景信息里交待清楚，使得任务更加清晰，然后在邀请协作人里通过微信好友、飞项协作人等为他人派发事项。

所派发的事项，会以卡片的形式发送到执行者的微信聊天窗口，即时实现事项的同步协作。

待协作被接受之后，事项就会自动进入对方的日程之中，每天通过日报提醒其该事项的进展和办理。

通过拆解复杂事项，飞项还提供了一个人性化的功能-“事项脉络”，事项相关人可以清晰的看到整个事项的进度计划，先后的主次、谁在负责什么都一目了然。

 

（4）事项执行=GTD执行

①专属事项空间，减少信息干扰

每个事项协作都有一个单独的IM，不被其他事项信息干扰，就事论事体现的淋漓尽致。

②重点、文件自动提炼，拒绝聊天瀑布“爬楼”

沟通过程中，我们可以对沟通内容的文字、文件等标记重点，且飞项对“重点”、“文件”会自动提炼，再也不用“爬楼”找干货，即便是新邀小伙伴也能快速了解事项的重点内容，省时又高效。

③事项小工具，让工作效率翻倍

协作过程中，为了推动事项的进展，难免需要开个会议讨论，而会议结束后，也会产生相应的待办事项，以及发布即时公告等等。

所以，飞项除了有事项协作和日程管理外，还支持在对应的事项中发起会议预约、时间征集、待办创建和发布公告等促进协作行为的小工具。

 

（5）事项回顾=GTD回顾

回顾阶段非常重要，我们需要每天查看哪些任务完成了？哪些任务因为什么原因延迟了？每项任务的进展如何......

通过定期回顾，可以优化我们的任务管理系统，进而提升工作效率。

①日程、早报，回顾事项超轻松

在飞项上，通过日程看板，以及每天早上9点准时推送的早报，就可以看到每项任务的完成情况。

②笔记、文件管理，让知识沉淀

在飞项上，你可以随时记录下对事项的思考，关联到相应的事项，当需要时可以在事项笔记及时提取。

当事项结束后，也可以将自己总结的方法论记录在飞项笔记，并且关联到该事项，方便日后回顾和复用。

在事项中上传过的文件，都自动保存到相对应的事项文件库，同时还会同步保存到飞项文档中，确保每一个知识的沉淀，为我们往后的工作所用。

小结

目前团队任务管理软件非常多，与其一味在追求功能强大的软件，不如选择一款适合团队，并且能够提高团队协作效益的软件。

如果你的团队也存在以下痛点：

1、管理者需要派发任务给成员；

2、其次需要及时收到协作成员的反馈；

3、并且要能够掌控派发任务的进度。

飞项事项协作工具，无疑可以完美满足这些需求。

如果你也喜欢飞项这款软件，不妨到飞项官网或搜[飞项]小程序体验一下。