用好一个工作计划管理软件,轻松完成计划安排
很多人觉得计划管理软件在工作中的作用并不大,除了可以做一些清单规划之外并没有其他用处,其实这样的认知是有点偏差的。
回想一下,我们工作中会不会经常出现原本打算今天干些什么,但是忽然被其他同事交代的任务插入,导致自己的计划全盘错乱。
当然这种外部的因素我们很难控制,所以我们更要做好计划管理。
而这里的计划管理不是简单的的列出自己要做的事情,而是需要根据我们的目标+结合实际现状 → 待办清单/待办计划 → 执行+调整 → 最终完成和复盘。
一、明确核心目标
计划的第一步并不是想到什么写什么,这个不叫计划,叫清单。
有计划的做事情就首先要明白自己要达到的核心目标,这也便于自己的计划被挑战时用来做判断。
这里的目标可以包含生活和工作两个部分。网络上已经很多说目标管理的内容,我就不赘述了,定目标最重要的就是考虑对你本人的的价值,不管是生活还是工作。
二、做好目标分解
定好了目标就需要分解到可执行的活动了,这样才有可能被完成,这个分解过程其实就是计划管理的第一步。
这个时候可以结合工作计划管理软件-飞项做逻辑关系的分解,并且还可以为每个单独事项指定负责人和时间。
最重要的是,给每一个计划确定期限的时候,要考虑预多点时间。
笔者最开始做计划管理的时候,总是比较激进,每个事情的时间都卡的死死的,最后会发现一个事情延误,后面所有的事情都延误,这个时候就很容易产生放弃的想法。
因此,给每个事情留一点时间,反倒有助于整体计划达成。
三、执行前先商榷
如果是生活的事情,定好计划,最重要的就是执行,这个需要你给自己信念和要求。
如果是工作的事情,光要求自己还不行,还需要跟协作方达成一致。
1、如果你的事情需要部门同事协作,可以提前安排好计划,并且分发给对应的同事;这个时候就可以用上工作计划管理工具了。飞项可以将分派任务自动同步对方日程,同事们再安排自己的事情时就可以把你的事情优先考虑进去。
2、如果是你已经做好自己的计划,但是还需要协作别人的时候,你可以主动把自己的行程分享给小伙伴,这样大家就不至于随意把事情丢过来,而是多少会考虑一下你已有的行程。
四、需求进展及时反馈,过程任务及时关联,团队执行力蹭蹭提升
计划再完美,执行不好,也都百搭。而协作过程中最浪费时间,以及容易导致计划未按时完成的主要是以下几种情况:
1、信息没有及时互通。
当事情涉及到的相关方很多,信息发布在群里,有一些人总是错过,需要不断的的花时间解释,还老被人指责说没有及时共享信息。
用飞项动态沟通,文字、文件专事专议,关键信息标记重点,不需要爬楼也可以掌握。
2、协作过程事项过乱
过程中衍生的待办单独管理容易乱,关键环节遗漏一个点就会导致整体delay;用飞项小工具,过程延展不受限。
五、复盘总结要重视
每一次计划管理都是为了后续更好的做计划,所以每一次计划完成时的总结复盘才是让我们进步的源泉。在传统的方式中都是通过一个小本子做记录,但是放下就很难找到了,而在飞项工作计划管理工具中,可以通过笔记功能做好记录,还可以分享给同事或者关联计划事项,后续再查阅,前后逻辑很清晰。
综上,当你的计划管理既解决好自己的日程安排,也沟通好协作方的安排,躺赢又有何难呢?
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