有条不紊做好日程管理,这款日程管理软件不可少
很多人在谈到日程管理的时候都会感到疑惑,为什么需要日程管理软件呢,接一件事就完成一件不就好了吗?就算事项多了用个小本本记起来就可以了。作为一名职场人,虽然不需要将一天二十四小时紧锣密鼓的安排上,但是利用一些日程管理软件做好日程工作安排,既能够让我们在工作中高效的完成任务,和同事们友好协作;又能够安排时间做自我学习提升,不断增加竞争力;还能够腾出时间跟朋友、家人联络感情。
那么,怎么做好日程管理,让自己的时间价值最大化呢?
这里引入两个理论:柳比歇夫时间记录法和GTD
1、柳比歇夫时间记录法:柳比歇夫工作法的核心,就是记录工作时间和分析时间,记录不是目的,记录只是为了分析提供数据支持;
2、GTD:这个相信很多关注时间管理的朋友们都耳熟能详了,是一种被很多人验证、被很多产品列为终极定义的方法,包含收集、厘清、组织、回顾、执行 5 个环节。
这两个方法都有各自的优缺点,如果照搬执行可能很难坚持或浪费时间,所以今天我们不强调这两个方法具体怎么做,而是要对时间管理要素的认知达成一致:
1、当不清楚自己的时间都花去哪儿了,究竟是因为不专注、顺序安排不合理、单一事项浪费时间,或是别的原因造成,我们就很难进行对症下药;
2、而将一个事情价值最大化的做法是从计划、分解、执行、总结整体闭环,让你不偏离目标、不偏离时间、还能复盘总结经验。
混迹职场9年,对于如何做好日程管理有3点经验分享,建议搭配飞项这款日程管理软件使用,相信可以循序渐进的达到较好的效果。
1、当你是一个职场新人/学生等角色使用飞项日程管理软件:
1.1 记录当日事项,或者未来3天可预见的需要做的事情
1)作为职场新人,除固定工作内容以外,会有较多被安排事项,所以这个时候的日程管理不能一下子做的太远,可以以当天为单位,向后滚动,每日更新,持续下去。如果有能力,也是可以把更往前的事情全部罗列出来。(图片要换)
2)每天早上8:30,根据飞项推送的当日计划做早会沟通,再根据领导的安排调增事项。(图片要换)
3)如果有新增可以直接创建事情,标记时间;创建后APP-push和微信都会通知(ps:微信要关注飞项公众号)
1.2 把临时加进来的事情,快速录入日程管理软件中
创建过程参考如上,如果这个阶段你不想用软件管理,也可以用比较原始的方式记录,比如笔记本、表格、电脑自带日历等。
以上事情重复进行1-3个月,每天复盘查看自己的时间浪费在哪些地方,再进行对症下药。
2、当你在职场上已有足够经验,或已成职场精英使用飞项日程管理软件:
2.1 提前1周/1月盘点下周/下月的计划,明确核心,并将计划拆解为主副任务
1)月度盘点看团队习惯,有些团队习惯用PPT、有的习惯用表格,还有的习惯用思维导图,根据管理范畴和板块内容做细致的模块拆解,在具体到目标和执行行动。
2)思考好要什么以后,就着手开始搬运工作,需要注意的是,不是全部复制,而是有挑选的进行:
A 具体执行+协作类
B 具体执行+明确时间
C 行为方向/研究类
如上,如果是事项相对较为复杂,可以利用飞项,将其拆分成不同的步骤/子行动。(图片要换)
2.2 根据经验判断事情的时间执行周期,并细化时间+提醒
创建任务时,可以判断是否有明确时间,如果有可以直接填上,如果没有也可以后续增加,所有有时间的事情会进入到时间阶段的日程,并且可通过微信公众号、短信、APP-push等方式收到新消息的通知。
2.3 将需要他人协作,受他人影响的任务/日程分享给相关人,有效协同
每一个主行动和子行动可以分配给不同的协作人进行,分派后可以通过微信/短信等方式通知对方,对方接受后,即可共享这个行程。
3、做好日程管理,提高任务协作过程的效率很重要
3.1 独立IM
飞项中,每个日程/事项协作都有独立IM,团队成员可以在这里沟通所负责事项的进展,无需再单独拉个微信群,省事又方便。
3.2 重点标识
沟通过程中,需要团队成员重点留意的信息,可以对其进行[划重点],而后会自动归类到项的[重点]一栏,就算是后续加入的成员也能秒懂本次协作的重点,迅速融入项目中。
3.3 协作小任务
飞项除了有事项协作和日程管理外,还支持在对应的事项中发起会议预约、时间征集、待办创建和发布公告等促进协作行为的小工具。
使用飞项管理日程,确实帮助了我更加高效地规划和记录工作、生活。
相信经过不断的训练和结合日程管理软件的使用,我们都能够从小白,逐渐蜕变成职场精英。
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